O que é um Lançamento Contábil? Guia Completo

A razão de ser da contabilidade é apresentar uma narrativa concisa, oportuna e precisa da situação fiscal de uma organização. Líderes empresariais recorrem às suas equipes financeiras para fazerem uma análise da realidade: temos condições de contratar um novo engenheiro? Temos recursos disponíveis? Estamos gastando muito com despesas operacionais?

Os lançamentos são os blocos de construção fundamentais que fornecem as respostas para essas e outras perguntas. Eles listam dados vitais, como quanto foi creditado e debitado, quando e de quais contas. Cada lançamento contábil corresponde a uma transação de negócios específica e, eventualmente, é registrado no livro razão.

A validade de todos os relatórios financeiros é afetada pela precisão, ou imprecisão, das informações inseridas neste nível.

O que é um Lançamento Contábil?

Cada lançamento contém os dados relevantes para uma única transação comercial, incluindo a data, o valor a ser creditado e debitado, uma breve descrição da transação e as contas afetadas. Dependendo da empresa, ele pode listar subsidiárias, detalhes fiscais e outras informações.

É crucial inserir os dados completos do lançamento contábil de forma precisa, para que o livro razão e os relatórios financeiros baseados nessas informações também sejam precisos e completos. Com softwares de contabilidade modernos, lançamentos contábeis recorrentes podem ser modelados e executados automaticamente, minimizando o potencial de erro.

Os lançamentos são feitos em ordem cronológica e seguem o sistema de contabilidade de entrada dupla(opens in a new tab), o que significa que cada um terá uma coluna de crédito e uma de débito. Mesmo quando débitos e créditos estão vinculados a várias contas, os valores em ambas as colunas devem ser iguais. Por exemplo, digamos que uma empresa gaste R$ 277,50 em almoços para os funcionários. A conta de despesas aumenta nesse valor, enquanto a conta de caixa (opens in a new tab), que é um ativo, diminui em R$ 277,50 porque esse dinheiro agora foi gasto.

Principais Conclusões

• Um livro diário é um registro conciso de todas as transações realizadas por uma empresa; os lançamentos contábeis detalham como as transações afetam as contas e os saldos.
• Todos os relatórios financeiros são baseados nos dados contidos nos lançamentos contábeis e existem vários tipos para atender às necessidades da empresa.
• Ajustes de lançamentos contábeis(opens in a new tab), por exemplo, são usados para acumular ou diferir receitas e despesas, alterar ou corrigir lançamentos anteriores ou estimar transações não monetárias, como provisões para dívidas que foram liquidadas.

O que são Débitos e Créditos?

Débitos aumentam despesas e ativos, mas reduzem passivos, receitas e patrimônio líquido. Créditos fazem o oposto: reduzem despesas e ativos, enquanto aumentam passivos, receitas e patrimônio líquido.

Na contabilidade, o princípio básico é o mesmo: um lançamento de ajuste para contabilizar os juros acumulados em um empréstimo bancário debitará na conta de Despesas com Juros e creditará na conta de Juros a Pagar Acumulados..

Qual é o Propósito de um Lançamento Contábil?

O objetivo de um lançamento contábil é registrar física ou digitalmente todas as transações comerciais de forma adequada e precisa. Se uma transação afetar várias contas, o lançamento contábil também detalhará essas informações.

Por exemplo, digamos que nossa compra de serviço de buffet incorra em impostos estaduais e municipais. Esse lançamento contábil composto pode ter a seguinte aparência:

Dessa forma, o diário permite que o fornecedor contabilize com precisão os impostos devidos a diversas jurisdições.

Os lançamentos contábeis são a base de uma gestão de registros eficaz. Os dados financeiros são classificados em planos de contas, revisados para garantir precisão e registrados no livro razão(opens in a new tab), que consolida essas informações. Esse processo alimenta os relatórios financeiros utilizados pelos tomadores de decisão para análises e estratégias corporativas.

Livros precisos e completos também são essenciais no processo de auditoria, pois os lançamentos contábeis fornecem informações detalhadas de cada transação. Os auditores, tanto internos quanto externos, procurarão por entradas ou ajustes que não tenham documentação, explicações ou aprovações adequadas ou que estejam fora da norma do negócio.

O que Está Incluído em um Lançamento Contábil?

Os lançamentos podem conter vários pontos de dados, mas geralmente incluem:

• Um cabeçalho, que é um descritor do tipo de lançamento, e a data registrada no livro;
• Um identificador numérico ou número de referência;
• Uma ou mais contas e valores que serão debitados pela transação e a(s) data(s) em que esses débitos serão feitos;
• Uma ou mais contas e valores que a transação irá creditar e a(s) data(s) em que esses créditos serão feitos; e
• Uma breve descrição da transação.

Os lançamentos contábeis também podem incluir dados específicos da empresa, como as subsidiárias envolvidas na transação e as moedas utilizadas.

Como Registrar um Lançamento Contábil

A MyToys Manufacturing Co. comprou R$ 600.000 em matéria-prima. Ela pagou R$ 60.000 em dinheiro e usou crédito para o saldo. A empresa registraria um débito, ou aumento, de R$ 600.000 em matéria-prima. A conta Caixa mostraria um crédito, ou redução, de R$ 60.000 porque esse foi o valor pago na transação. As Contas a Pagar mostrariam um aumento, ou crédito, de R$ 540.000, pois agora esse valor é devido a um fornecedor em uma data ou datas futuras.

À medida que a MyToys faz pagamentos ao longo do tempo desta compra, a Conta de Caixa mostrará um crédito correspondente (menos dinheiro disponível) e as Contas a Pagar(opens in a new tab) um débito correspondente, pois menos dinheiro é devido pela empresa.

Além disso, conforme as matérias-primas são usadas na produção — brinquedos, neste caso —, um crédito é aplicado à conta Matérias-Primas para refletir um declínio no valor à medida que os materiais são consumidos, e a conta Produtos Acabados é debitada para refletir um aumento na quantidade de estoque disponível.

6 Tipos de Lançamentos

Existem seis tipos de lançamentos, ou sete se você contar as obsoletas entradas únicas. Esse tipo de lançamento não é usado na contabilidade padrão, que é baseada em entradas duplas. É mais adequado para balanceamento de cheques do que para contabilidade empresarial, que envolve muitas contas.

Cada um dos seis tipos principais de lançamento tem uma função específica na contabilidade. Juntos, eles apresentam uma declaração equilibrada, precisa e objetiva da situação financeira da empresa.

São eles:

1. Lançamentos iniciais

   Esses lançamentos transferem o saldo final do período contábil anterior como o saldo inicial do atual. Por exemplo: O saldo final da conta Caixa no balanço patrimonial do período contábil anterior era de R$ 66.000 depois que todos os passivos foram pagos no período. Esse saldo de R$ 66.000 é agora o lançamento inicial para o período contábil atual.

2. Lançamentos de transferência

   Os lançamentos de transferência movem ou alocam uma despesa ou receita de uma conta para outra. Por exemplo, a MyToys Manufacturing transfere dinheiro de sua conta principal para uma subsidiária. Nenhum terceiro está envolvido nesses lançamentos, e as transferências devem sempre ter resultado zero.

3. Lançamentos de fechamento

   Esses lançamentos marcam o fim de um período contábil em um saldo que pode então ser transferido de uma conta temporária para uma permanente, ou de um período para o próximo. No caso de contas temporárias, o lançamento de fechamento zera a conta, e qualquer saldo acima disso é transferido para outra conta mais permanente. A conta temporária é então fechada.

   Exemplos de contas temporárias incluem despesas e perdas; receitas, rendimentos e ganhos; resumo de rendimentos; e dividendos ou saques. No caso de períodos contábeis, o lançamento de fechamento reflete o saldo final daquela conta no fim do período contábil. Esse valor é então transferido como lançamento inicial para o próximo período contábil. Neste caso, é o período dessa conta que é encerrado.

4. Lançamentos de ajuste

   Lançamentos de ajuste registram alterações em contas que não são contabilizadas no livro, em conformidade com o método contábil de competência. Esses lançamentos são inseridos no livro razão no final de um período contábil, de acordo com os princípios de correspondência e reconhecimento de receita. Exemplos comuns são provisões, diferimentos e estimativas.

   Um acréscimo de despesas refere-se a uma despesa relatada em um período contábil antes de ser efetivamente paga. Um exemplo é a eletricidade usada por uma fábrica no mês anterior à emissão da fatura pela concessionária.

   Um acúmulo de receita se refere ao trabalho que foi executado ou aos produtos que foram entregues, mas pelos quais o cliente não foi faturado.

   Um diferimento de despesas ocorre quando um pagamento é feito em um período contábil antes de a despesa ser realmente incorrida. Um exemplo é um pagamento feito agora para um seguro que cobre o período de seis meses seguinte. A receita diferida se aplica quando uma empresa recebe pagamentos adiantados por serviços ou produtos que serão entregues no futuro.

5. Lançamentos compostos

   Esses lançamentos registram mais de uma conta a ser debitada ou mais de uma conta a ser creditada. A regra de lançamento contábil(opens in a new tab) exige que o total de débitos e créditos seja igual, mas o número não precisa ser igual. Por exemplo, pode haver um débito, mas dois ou mais créditos, ou um crédito e dois ou mais débitos, ou mesmo dois ou mais créditos e débitos. Por exemplo, a folha de pagamento pode envolver um grande número de lançamentos contábeis, que podem ser simplificados em formato composto como um resumo.

6. Lançamentos de estorno

   Os lançamentos de estorno são feitos no início de um novo período contábil e servem para reverter, ou desfazer, um lançamento de ajuste feito no final do período anterior. Esta opção proporciona uma redução significativa nos erros contábeis devido à contagem dupla de despesas ou receitas e aumenta a eficiência no processamento de faturas reais no novo período. Em outras palavras, eles são usados para simplificar a contabilidade. Por exemplo, uma despesa acumulada relatada no período contábil anterior pode ser revertida para que a despesa possa ser contabilizada no período em que foi paga, sem a preocupação de relatar a despesa duas vezes.

Como Preparar os Lançamentos Contábeis para a Sua Empresa

É importante preparar os lançamentos contábeis adequadamente para garantir que as transações sejam registradas com precisão. Comece decidindo qual transação deve ser inserida e onde. "Ao utilizar um software de contabilidade, a necessidade de fazer lançamentos manuais será reduzida, pois a automação incorporada ao software(opens in a new tab) direcionará automaticamente os dados relevantes para as contas e relatórios apropriados."

Se você estiver fazendo a contabilidade manualmente, para registrar uma transação corretamente, precisará descobrir tudo o que a transação afeta nos livros da empresa.

Identifique as contas que serão afetadas:

O primeiro passo é identificar as contas que a transação afeta. Isso pode ser um pouco confuso se você não estiver familiarizado com termos e princípios contábeis. Mas, em geral, você está procurando áreas de impacto da transação: quais contas ganharão algo e quais perderão nesta transação?

Classifique as transações primeiro:

Classificar as transações por tipo — despesas, depósitos bancários, impostos trimestrais — colocará você no caminho certo para registrá-las corretamente.

Siga o dinheiro:

Agora que a transação está organizada, pense em como ela afeta os valores, em termos de débitos e créditos, nas contas relacionadas. Pergunte a si mesmo: de onde veio o dinheiro e para onde foi? O que a transação acrescentou ao negócio e o que ela retirou? O ditado da física de que “para cada ação, há uma reação igual e oposta” também é válido na contabilidade. Certifique-se de identificar todas as ações e reações causadas pela transação.

Determine o tipo de conta:

Algumas transações são fáceis de mapear em termos de créditos e débitos em diversas contas afetadas. Outras podem ser um pouco mais complicadas. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a descobri-las.

• Familiarize-se com os tipos básicos de contas: Todos os lançamentos contábeis se enquadram em um dos tipos básicos de contas: Ativos, Passivos, Despesas, Receitas e Patrimônio Líquido. Depois de reconhecer cada um desses tipos, será mais fácil entender o que cada um envolve, como eles se relacionam com outras contas e como diferentes tipos de transações os afetam.

• Use regras contábeis padrão para direcionar onde aplicar créditos e débitos: Regras contábeis(opens in a new tab) existem por boas razões, uma das quais é padronizar o que vai onde nos relatórios financeiros e lançamentos contábeis. Consulte as regras contábeis para encontrar a palavra que define onde aplicar débitos e créditos para qualquer lançamento.

Prepare seu lançamento contábil:

Agora que você identificou o tipo de transação e as contas afetadas, você já pode fazer seu lançamento contábil.

• Insira a data correta: cada lançamento deve ser datado para garantir que os dados contidos nele sejam aplicados ao período contábil correto.

• Atribua o nome da conta e o código: anote o nome da conta e o código exclusivo de identificação do livro razão. As transações são codificadas para contas específicas para fins de relatórios. Os saldos das contas alimentam os vários itens de linha nas demonstrações financeiras.

• Insira os valores: de débito e crédito: se você estiver usando um software de contabilidade, é provável que alguns dos créditos e débitos em um lançamento sejam pelo menos parcialmente automatizados. Se você estiver mantendo os livros contábeis da empresa manualmente, precisará verificar duas vezes para garantir que inseriu todos os créditos e débitos corretamente.

Exemplos de Livros Razão Comuns em Contabilidade

A prática padrão e aceita é utilizar um sistema de contabilidade de entrada dupla, que geralmente envolve o uso de um livro razão e um livro diário. Também pode incluir o uso de diários especiais para transações frequentes dentro de uma categoria específica.

Livro diário

Um livro diário é um registro das transações comerciais realizadas, registradas em ordem cronológica por data. É o primeiro lugar onde uma transação é registrada. Os valores são então lançados nos locais apropriados, como contas a receber(opens in a new tab), contas de caixa ou contas de ativos.

Livro especial

Livros especiais ou especializados contêm transações frequentes dentro de uma determinada categoria e normalmente são usados na contabilidade manual para facilitar que as empresas encontrem instâncias de tipos específicos de transações. Exemplos incluem livros que agrupam vendas para vários clientes ou compras de fornecedores em um só lugar. O software de contabilidade moderno elimina a necessidade de livros especiais, facilitando a classificação de transações e a busca por detalhes granulares.

Como Rastrear Lançamentos

Acompanhar os lançamentos contábeis da sua empresa pode ser o fator diferenciador quando se trata de manter a integridade financeira. O rastreamento de lançamentos contábeis garante que todas as atividades financeiras sejam refletidas com precisão nos livros da sua empresa. Para rastrear seus lançamentos, implemente um processo padronizado e práticas recomendadas como estas:

1. Estabeleça um procedimento padronizado para registrar lançamentos contábeis.
2. Invista em software de contabilidade moderno.
3. Registre entradas em ordem cronológica.
4. Certifique-se de que as entradas incluam todos os pontos de dados necessários.
5. Reconcilie seus livros regularmente.
6. Mantenha um registro de quem fez cada lançamento e quando.
7. Implemente uma segurança de dados rigorosa para evitar acesso não autorizado a lançamentos contábeis.

Exemplos de Lançamentos

As contas T são uma representação visual das contas do livro razão. Aqui estão alguns exemplos, bem como tipos adicionais de lançamentos contábeis.

Duas contas T: caixa e notas a pagar

*Receita de juros acumulada no mês anterior, recebida no mês atual

*Receita de juros acumulada, mas não recebida

Diário Geral

Usando Software de Contabilidade para Rastrear Lançamentos Contábeis

À medida que a contabilidade se torna mais complexa e os lançamentos aumentam em número, o rastreamento se torna mais difícil, especialmente em sistemas de entrada manual. O software de contabilidade é uma solução melhor para a maioria das empresas porque grande parte do esforço em torno do rastreamento de lançamentos contábeis, extração e alocação para contas pode ser automatizado.

A automação proporciona maior eficiência e menores taxas de erro(opens in a new tab). Além disso, o software de contabilidade moderno facilitará muito o processo de auditoria.

Os lançamentos contábeis são a espinha dorsal de todos os relatórios financeiros. Dessa forma, as transações devem ser verificadas e os lançamentos contábeis correspondentes devem ser verificados quanto à precisão. Não importa se os livros são preenchidos manual ou digitalmente, os créditos e os débitos nas contas afetadas devem ser alocados de acordo com as regras contábeis padrão.

A partir dessas medidas simplificadas, mas rigorosas, uma empresa pode saber onde está financeiramente e até onde pode ir com seus planos futuros.