4 principais estratégias de implementação do ERP

A transição para um novo sistema ERP é uma grande tarefa para qualquer organização. Estudos de caso de diversas empresas(opens in a new tab) mostram que, como em qualquer projeto importante, escolher a estratégia de implementação correta aumentará muito as chances de sucesso.

Um sistema ERP é um conjunto integrado de software que abrange vários setores da sua organização, desde a contabilidade até a produção, estoque, distribuição e vendas. Como o sistema impacta diversas áreas da empresa, é crucial que sua implementação seja planejada com cuidado, desde a análise inicial e o desenvolvimento até o suporte pós-implementação.

Com relação à fase crítica de implementação, há várias estratégias possíveis, cada uma com diferentes benefícios e riscos potenciais.

Estágios de implementação do ERP

A implementação do ERP normalmente é dividida em seis estágios principais,(opens in a new tab) ou fases, distribuídos ao longo de meses ou, em alguns casos, anos. O processo precisa começar bem antes de você tomar uma decisão sobre qual produto comprar, e continua após a implementação inicial do sistema selecionado.

Essas fases podem se sobrepor e variar de uma organização para outra. Mas, em geral, as empresas seguirão este caminho.

1. Descoberta e planejamento. A organização reúne uma equipe de projeto multifuncional(opens in a new tab), que coleta informações sobre os requisitos de diferentes grupos de negócios e os problemas que o sistema ERP precisa resolver. A equipe deve criar uma lista concisa de fornecedores, enviar pedidos de propostas, selecionar o sistema ERP adequado, gerenciar todo o processo de implementação e garantir que o sistema atenda às necessidades de diferentes grupos e seja amplamente adotado. Um plano de implementação de ERP bem definido(opens in a new tab) talvez seja o fator de sucesso mais importante, portanto, prepare o seu com cuidado.

2. Projeto. Aqui, a equipe analisa os fluxos de trabalho existentes e determina como eles podem mudar com o novo sistema. A flexibilidade é fundamental, pois os administradores e proprietários de processos de negócios responsáveis pelas operações diárias precisam colaborar para ajustar a forma como as tarefas são executadas.

   Com esse fluxo de trabalho, a equipe determina exatamente quais recursos de ERP são essenciais para a empresa, como personalizar o software ou adicionar módulos para atender às necessidades(opens in a new tab) de cada grupo de negócios e quais dados migrar para o novo sistema.

3. Desenvolvimento. O fornecedor ou parceiro de integração trabalha com a equipe para configurar o software de acordo com os requisitos comerciais e também executa outras atividades para se preparar para a implementação, como providenciar a documentação e os materiais de treinamento e iniciar a importação de dados. Se você estiver usando um sistema ERP on-premises em vez de um ERP SaaS baseado em nuvem(opens in a new tab), precisará decidir como lidar com o hardware, a conectividade, a implementação para os clientes e a manutenção e segurança de longo prazo. Um sistema ERP híbrido(opens in a new tab) requer as mesmas considerações.
4. Teste. Antes de entrar em operação, teste o sistema(opens in a new tab). Isso deve incluir avaliações que abrangem todas as formas pelas quais os funcionários usarão o sistema. Talvez seja necessário fazer ajustes finos para corrigir problemas encontrados durante os testes, mas isso é melhor do que um funcionário descobrir o problema depois que o sistema estiver em funcionamento.
5. Implementação. Depois de concluir a configuração, a migração de dados e os testes, é hora de entrar em operação. Mas não comemore ainda: a menos que sua equipe use o sistema ao máximo em suas tarefas diárias, a empresa não obterá retorno sobre o investimento total. Priorize o treinamento e considere a seleção de "entusiastas" em cada departamento. Usuários avançados são recursos valiosos para seus colegas.
6. Suporte. A equipe do projeto garante que os usuários tenham o suporte necessário e continua a atualizar o sistema e corrigir problemas conforme necessário. Se você optou por um sistema ERP on-premises, precisará de recursos de TI dedicados à segurança, aplicação de patches, manutenção e solução de problemas.

5 etapas para a equipe de implementação de ERP perfeita

Garanta o patrocínio executivo. Quem eliminará a burocracia, garantirá o orçamento e mobilizará a organização para atualizar os processos?

Incorpore pessoas de diferentes departamentos. Embora equipes grandes possam ser difíceis de gerenciar, existem diferentes maneiras de lidar com isso. É um erro pensar que a TI pode dizer ao departamento financeiro, e a outros departamentos, qual sistema de ERP devem usar.

Associe integrantes a prioridades. Lembre-se de que esta equipe precisa trazer insights profundos sobre os padrões do usuário e os processos de negócios alinhados ao seu processo de descoberta, para que possam avaliar corretamente as opções.

Faça do planejamento uma prioridade. Esse projeto ocupará uma parte significativa do tempo de alguns funcionários. Quanto maior a equipe, maior o escopo do trabalho. Ainda assim, algumas funções podem precisar ser reatribuídas.

Concentre-se nas habilidades, não no cargo. Escolha os membros da equipe com base em sua experiência e iniciativa. Você já tem um patrocinador executivo. Escolha membros da equipe com conjuntos de habilidades para fazer contribuições significativas.

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4 estratégias de implementação do ERP

Existem várias estratégias comprovadas para a transição para um novo sistema ERP, cada uma com vantagens e desvantagens. A implementação de uma solução de ERP(opens in a new tab) envolve todas as partes interessadas que trabalham juntas em prol de um único objetivo: o sucesso dos negócios.

Conheça as quatro abordagens mais comuns.

1. Big bang

   Também conhecida como “abordagem de etapa única”, essa abordagem move todos os usuários para o novo sistema ao mesmo tempo. Todas as configurações, testes e treinamentos do novo sistema devem ser concluídos até a data da ativação.

   A vantagem aqui é que você começa a perceber rapidamente os benefícios do ERP, como maior produtividade, melhores insights e custos operacionais mais baixos. No entanto, depois que um sistema é implementado, é difícil revertê-lo, por isso é importante fazer tudo corretamente. Qualquer erro ou falha, mesmo que seja relativamente pequena, pode afetar funcionários, parceiros de negócios e clientes. Também pode haver uma queda temporária na produtividade à medida que os funcionários se acostumam com o novo sistema.

2. Implementação em fases

   Em uma abordagem em fases, a implementação de recursos, ferramentas e componentes é feita durante um longo período, que pode abranger semanas ou meses. Essa abordagem mais ponderada pode ser menos arriscada que a estratégia big bang. Isso também permite que a empresa se concentre primeiro nos “ganhos rápidos” (as funções que proporcionam os benefícios mais imediatos) e aplique os aprendizados das fases iniciais de implementação para aprimorar o processo nas fases subsequentes.

   Mas há desvantagens: leva mais tempo para obter todos os benefícios do novo ERP, e sua empresa precisará oferecer suporte e pagar por dois sistemas ao mesmo tempo.

   Existem três abordagens principais. As organizações podem ativar um módulo de ERP,(opens in a new tab) eliminar bugs e processar desafios e, em seguida, passar para outra fase. A maioria das organizações começa com funções básicas e se expande a partir disso. Outra possibilidade é implementar por unidade de negócios, como RH, finanças ou logística, e depois avançar com base nas necessidades e hierarquias.

   A terceira abordagem é a implementação gradual por região geográfica. As empresas podem testar e aperfeiçoar o sistema em um local antes de implementá-lo em outros escritórios, fábricas ou instalações.

3. Adoção paralela

   Com essa estratégia, a organização continua usando seus sistemas legados em paralelo com o novo ERP por um período específico. Geralmente, essa é considerada a abordagem menos arriscada, pois é possível reverter para o sistema existente se ocorrer um problema. Por causa dessa camada de segurança, algumas organizações utilizam essa estratégia para funções críticas que devem sempre continuar operando.

   Essa abordagem também pode tornar mais fácil para alguns usuários se ajustarem gradualmente ao novo sistema. No entanto, a adoção paralela pode ser uma abordagem cara, pois exige mais tempo e recursos da equipe para manter dois sistemas em execução ao mesmo tempo. Além disso, a adoção paralela pode apresentar seus próprios riscos. Por exemplo, inserir dados duas vezes em dois sistemas diferentes, duplica a chance de erros.

   Ainda assim, essa pode ser a melhor aposta para as empresas que usam uma arquitetura de ERP de duas camadas,(opens in a new tab) uma configuração frequentemente encontrada em empresas que se expandem organicamente ou passam por fusões e aquisições.

4. Híbrido

   Como o nome indica, essa abordagem combina elementos das estratégias mencionadas. Por exemplo, uma organização pode ativar os principais módulos de ERP usando uma estratégia big bang e, em seguida, implementar gradualmente outros módulos em locais ou departamentos específicos.

Como selecionar uma estratégia de implementação de ERP

Nenhuma estratégia de implementação de ERP funciona para todas as empresas e todas as situações. Sua escolha de estratégia de implementação depende de vários fatores. Incluindo:

• Tamanho da organização. A estratégia do big bang geralmente funciona melhor para empresas de pequeno e médio porte, onde pode ser mais fácil gerenciar o processo de transição de toda a organização de uma só vez, pois há menos funcionários e instalações. Empresas maiores, principalmente aquelas com estruturas organizacionais complexas, podem achar essa abordagem muito arriscada.
• Tolerância ao risco. Se você encontrar grandes problemas quando os funcionários começarem a usar o novo sistema ERP, como isso afetaria seus negócios? Uma empresa que depende totalmente de sistemas que operam 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode estar menos inclinada a assumir os riscos associados a uma abordagem big bang, e talvez opte por uma adoção paralela, pelo menos para os módulos mais críticos.
• Ritmo desejado do retorno sobre investimento (ROI). Com uma implementação em fases, é possível implementar módulos de ERP que solucionem gargalos comerciais específicos, gerando ROI de forma relativamente rápida. O big bang, é claro, conclui rapidamente toda a transição para o ERP, com o potencial de um ROI ainda maior, porque a organização logo começa a perceber os benefícios que se acumulam quando todos estão usando o mesmo sistema integrado.
• Custo. Se o custo geral do projeto for uma preocupação primordial, uma estratégia big bang pode ser atraente, pois elimina o custo da operação simultânea de sistemas novos e antigos.

Etapas de implementação do ERP

Seja qual for a estratégia de implementação escolhida por uma organização, a maioria das etapas reais é a mesma. Ao implementar novas funções para os usuários, a organização configura o software; realiza etapas preparatórias, como treinamento, migração de dados e testes extensivos. Em seguida, implementa o software para os usuários e fornece treinamento e suporte.

Com uma estratégia de big bang, a equipe do projeto concentra seus esforços em cada uma dessas etapas consecutivamente. Após a data da ativação, ela pode se concentrar apenas no suporte e nas melhorias necessárias.

Com uma abordagem em fases, a equipe pode trabalhar em várias etapas simultaneamente relativas a diferentes funções ou partes da organização. Por exemplo, a equipe pode estar no estágio de implementação dos principais módulos financeiros enquanto ainda trabalha no projeto e no desenvolvimento da função de CRM.

Dicas de implementação do ERP

A transição para o ERP representa uma mudança significativa na forma como a organização opera, e qualquer mudança traz riscos. Essas dicas ajudarão a facilitar sua jornada para o sucesso.

• Obtenha o apoio da alta gestão. Sem o apoio da alta gestão de vários departamentos, a implementação do ERP provavelmente falhará. Outra prática recomendada é obter o apoio total da diretoria.
• Gerencie as expectativas. Projetos desse escopo certamente enfrentarão desafios. É fundamental que os funcionários tenham expectativas realistas sobre a transição. Isso requer a comunicação da equipe de projeto durante todo o processo de implementação.
• Considere o impacto da personalização. A maioria das organizações e vários departamentos solicitarão alguma personalização para oferecer suporte aos processos de negócios. No entanto, ao usar software ERP on-premises, a personalização extensiva pode dificultar a atualização para novas versões e impedir que você aproveite os novos recursos desejáveis. Para o ERP SaaS, a TI ou um parceiro de integração podem fazer customizações, mas isso gera custos adicionais. Antes de adicionar códigos customizados, observe atentamente se os processos podem ser ajustados. Com resultado, você pode encontrar maneiras mais eficientes de fazer o seu trabalho.
• Use os KPIs certos. Seu sistema ERP pode ajudar a rastrear indicadores-chave de desempenho (KPIs) (opens in a new tab) que permitem à organização medir o progresso e os resultados. Porém, é importante se concentrar nas métricas mais significativas para suas metas de negócios, quer isso signifique acompanhar o crescimento das vendas ou a eficiência operacional.