O que é ERP? Um guia completo!

Geralmente, as empresas em crescimento acabam chegando a um ponto em que as planilhas eletrônicas não são mais suficientes. É aí que entra o software de planejamento de recursos empresariais: os sistemas ERP coletam e organizam as principais informações comerciais e ajudam as organizações a executar operações enxutas e eficientes, mesmo quando estão se expandindo. A maioria dos profissionais de negócios já ouviu o termo "ERP", mas talvez não saiba exatamente o que um ERP (Enterprise Resource Planning) - os sistemas de planejamento de recursos empresariais - podem fazer por suas equipes.

O que é ERP (Enterprise Resource Planning)?

O ERP é uma categoria de software de negócios que automatiza os processos e fornece insights e controles internos, com base em um banco de dados central que coleta informações de departamentos como contabilidade, produção, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas, marketing e recursos humanos (RH).

Toda empresa tem várias partes interessadas colaborando para que as coisas funcionem. No entanto, isso se torna um desafio quando as informações essenciais estão espalhadas por sistemas desconectados. Por exemplo, as equipes de contabilidade e FP&A (planejamento e análise financeira) podem ter planilhas diferentes com valores diferentes para o controle de despesas.

Os sistemas ERP centralizam os dados, proporcionam visibilidade entre departamentos, permitem análises eficientes, resolvem conflitos de informações e promovem melhorias nos processos. Isso se traduz em economia de custos e maior produtividade, pois as pessoas passam menos tempo procurando os documentos necessários.

Vídeo: O que é ERP?

Principais conclusões

• ERP é um software empresarial essencial que coleta informações de vários departamentos em um banco de dados comum, permitindo que os líderes monitorem o andamento de uma empresa usando uma visão unificada da realidade.
• Os sistemas ERP centralizam as funções empresariais mais importantes, como finanças, produção, gerenciamento de estoque e pedidos, comunicação com o cliente, vendas e marketing, gerenciamento de projetos e recursos humanos. Um recurso fundamental é a análise e os relatórios detalhados de cada departamento.
• ERP pode gerar grandes economias financeiras e de tempo, fornecendo maior visibilidade de toda a organização, o que desprioriza processos manuais ineficientes e gera oportunidades de crescimento.
• Há vários modelos de implantação de software de ERP, inclusive nas instalações da empresa, na nuvem e de forma híbrida. Embora o ERP em nuvem tenha se tornado extremamente popular nos últimos anos, a melhor abordagem para uma determinada empresa depende de suas necessidades.
• As empresas devem se certificar de que compreendem os recursos, os modelos de implementação, os requisitos de integração e o custo total de aquisição de uma pequena lista de fornecedores de software antes de escolher um fornecedor.

Explicando o ERP

Enterprise Resource Planning (ou planejamento de recursos empresariais), um apelido criado pelo Gartner em 1990 - pode ser confuso porque o ERP não é um aplicativo autônomo. O ERP é uma categoria de software de negócios e os sistemas ERP compreendem vários módulos - cada um deles atende a um requisito comercial específico.

Por exemplo, as empresas baseadas em produtos, normalmente têm módulos para contabilidade, gerenciamento de estoque e de pedidos, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e, caso produzam ou montem produtos, manufatura. As empresas de serviços podem recorrer a módulos de contabilidade, gerenciamento de projetos, automação de serviços profissionais e CRM.

Por que o ERP é importante para as empresas?

Os sistemas ERP tornaram-se uma referência para as empresas que buscam usar os recursos de forma inteligente. Eles podem ajudar os líderes a realocar o capital humano e financeiro ou a criar processos de negócios centralizados mais eficientes que economizam dinheiro sem prejudicar a qualidade ou o desempenho.

Um ERP também é um diferencial quando se trata de planejamento e coordenação. Os funcionários podem ver o estoque atual e os pedidos dos clientes em detalhes, comparar os pedidos de compra dos fornecedores e prever a demanda futura. Se necessário, eles podem fazer ajustes para evitar possíveis problemas. O software ERP também melhora a comunicação e a colaboração, uma vez que os funcionários podem verificar o status de outros departamentos para orientar suas próprias decisões.

Com uma fonte de dados abrangente, um sistema ERP também fornece relatórios e análises que podem fazer a diferença para a empresa. Converter um grande volume de informações em tabelas e gráficos que ilustram claramente as necessidades e ajudam a modelar possíveis resultados é um recurso do ERP que os executivos consideram indispensável.

13 componentes de um sistema ERP

Um ERP compreende vários módulos - pacotes de recursos adaptados a vários setores da empresa, incluindo funções de back-office e front-office. Isso vai além das funções financeiras e fundamentais, como gerenciamento da cadeia de suprimentos e comunicação com o cliente.

Embora a maioria das empresas considere que os ERPs modernos dão suporte aos seus negócios “prontos para uso”, algumas empresas precisam adicionar à extensa funcionalidade integrada. Se você tiver muitos processos especializados, procure um sistema extensível que permita que o integrador ou a equipe de TI escreva códigos que adicionem os recursos necessários, ou que possam ser integrados às soluções desenvolvidas internamente ou preexistentes.

No entanto, antes de optar pela solução personalizada, examine atentamente seus processos - a funcionalidade e as configurações pré-configuradas suportadas pelas soluções modernas de ERP, pois geralmente elas se baseiam nas práticas recomendadas, reunidas por milhares de empresas. Ou seja, é recomendado minimizar as personalizações.

Principais módulos de ERP

1. Gestão financeira: Um módulo financeiro, a base de todo sistema ERP, gerencia o livro-razão e todos os dados financeiros. Ele rastreia todas as transações, incluindo contas a pagar (CP) e contas a receber (CR), e lida com reconciliações e relatórios financeiros.

2. Gestão de recursos humanos (RH): Um módulo de gestão de recursos humanos (RH) ou de gestão do capital humano é como um módulo de gerenciamento da força de trabalho. Ele mantém os registros dos funcionários com informações detalhadas, como o tempo de trabalho disponível e as avaliações de desempenho, e pode detectar tendências da força de trabalho em vários departamentos ou dados demográficos.

3. Gestão da cadeia de suprimentos: Os módulos de gestão da cadeia de suprimentos permitem que as empresas supervisionem o fluxo de mercadorias dos fornecedores, passando pela fabricação e chegando às mãos dos clientes. Com isso, é possível manter a produção funcionando sem problemas, garantindo que todos os materiais estejam disponíveis e nos locais corretos, além de programar com precisão os recursos de maquinário e mão de obra.

4. Gestão de relacionamento com o cliente (CRM): O CRM é um módulo popular para empresas de vários setores. Ele rastreia todas as comunicações com os clientes, auxilia no gerenciamento de leads e pode aprimorar o atendimento ao consumidor, impulsionando as vendas.

Módulos adicionais de ERP

1. Manufatura: A manufatura pode ser complicada, e esse módulo ajuda as empresas a coordenar todas as etapas da fabricação de produtos. Ademais, o módulo pode garantir que a produção atenda à demanda e monitorar o número de itens em andamento e acabados.

2. Gestão de estoque: Um módulo de gestão de estoque mostra os níveis atuais de estoque até o nível da unidade de manutenção e atualiza esses números em tempo real. Ele também mede as principais métricas relacionadas ao inventário. Qualquer empresa baseada em produtos precisa desse módulo para otimizar o estoque disponível com base na demanda atual e prevista.

3. Gestão de projetos: As empresas de serviços geralmente utilizam um módulo de automação de serviços profissionais ou de gerenciamento de projetos para planejar e acompanhar projetos, inclusive o tempo e os recursos gastos neles. Isso pode simplificar o faturamento do cliente e incentivar a colaboração entre os membros da equipe que trabalham em um projeto.

4. Comércio eletrônico (E-commerce): Um módulo de comércio eletrônico permite que os varejistas e as marcas gerenciem os back e front-ends de suas lojas on-line. Com esse aplicativo, eles podem alterar a interface do site, além de adicionar e atualizar páginas de produtos.

5. Automação de marketing: Esse módulo gerencia os esforços de marketing em todos os canais digitais - e-mail, Web e redes sociais - e permite que as organizações otimizem e personalizem suas mensagens. Uma ferramenta de automação de marketing pode aumentar os leads, as vendas e a fidelidade do cliente.

6. Aquisição: O módulo de compras gerencia as aquisições de matérias-primas ou produtos acabados. Ele pode automatizar solicitações de cotações e pedidos de compras e minimizar o excesso e/ou a falta de compras, quando vinculado ao planejamento da demanda.

7. Gestão de pedidos: Esse aplicativo monitora e prioriza os pedidos dos clientes de todos os canais à medida que eles chegam. Ademais, acompanha seu progresso até a entrega. Um módulo de gestão de pedidos pode acelerar o atendimento e os prazos de entrega e melhorar a experiência do cliente.

8. Gestão de armazém: Um módulo de gestão de armazém direciona atividades como recebimento, separação, embalagem e expedição. Ele pode economizar tempo e custos de armazenamento ao identificar maneiras mais eficientes de executar essas tarefas.

9. Gestão da força de trabalho: Um módulo de gestão da força de trabalho mantém o controle da frequência e das horas trabalhadas; alguns também podem gerenciar a folha de pagamento. Essa ferramenta pode registrar o absenteísmo e a produtividade por departamento, equipe e funcionários individuais.

Um sistema unificado pode organizar suas operações e melhorar os processos para reduzir os entraves. O excesso de dependência de e-mails e planilhas para reunir e compartilhar informações essenciais indica que você precisa de um ERP. As planilhas requerem atualizações manuais frequentes, o que significa que muitas vezes estão desatualizadas. O compartilhamento de dados confidenciais por e-mail apresenta riscos reais de segurança e pode dificultar a localização do que você precisa. A falta de integração entre os sistemas indica que você está pronto para o ERP - e ter todos os módulos em um só lugar simplifica seus negócios. Outro ponto importante é que o sistema pode eliminar transferências manuais de dados e conexões inconstantes, reunindo informações de todas as principais funções de negócios em um único lugar.

Integração de ERP e compartilhamento de dados

Praticamente todas as organizações que estão considerando a implementação de um ERP têm sistemas em funcionamento que poderiam ser substituídos por módulos do ERP. Dessa forma, parte da adoção de um sistema ERP envolve a determinação de quais sistemas existentes serão substituídos, quais devem ser integrados e quais serão mantidos de forma independente.

Lembre-se de que quanto mais informações forem inseridas no ERP, mais valor você aproveitará do seu investimento, portanto, evite deixar os sistemas separados do ERP. Decidir quando integrar os sistemas existentes ao seu ERP e quando substituir esses sistemas por módulos do seu fornecedor de ERP se resume a três considerações:

1. O sistema vigente está fazendo o trabalho que você precisa que ele faça?

   Se não, então há um bom argumento para usar o módulo relevante de ERP.

2. Se o sistema existente for um armazenador, existe um conector disponível do fornecedor do ERP, do fornecedor do sistema existente ou de um terceiro para fazer com que os dados fluam entre o ERP e o sistema atual? E, em caso afirmativo, qual é a sua qualidade?

   A migração de dados é complexa. Esses conectores podem fazer um bom trabalho de integração de sistemas de diferentes fornecedores, mas a qualidade e o compromisso com as atualizações podem variar. Lembre-se: As atualizações do ERP ou do sistema autônomo podem quebrar os conectores ou exigir retrabalho. Na pior das hipóteses, a falta de um novo conector pode inviabilizar completamente os planos de atualização.

3. Caso exista um conector, ele opera em tempo real e mantém todos os dados necessários fluindo de e para cada sistema?

   Alguns conectores operam em tempo real e outros sincronizam os sistemas diariamente ou semanalmente. Alguns movem um conjunto limitado de dados entre sistemas e outros trabalham em apenas uma direção - de um sistema de gerenciamento de estoque para o ERP. Se a sua equipe tiver feito configurações personalizadas extensas, o conector poderá não conhecer alguns tipos de dados.

Essas possíveis complicações destacam a vantagem de usar módulos de um único fornecedor para gerenciar diferentes funções administrativas. É importante usar um único fornecedor para atender às suas necessidades sempre que possível, pois isso evita todo o problema de gerenciamento de dados. Um sistema de ERP unificado não apenas previne problemas, mas também pode incentivar a adaptação ao achatar a curva de aprendizado.

Se você decidir manter os melhores sistemas e integrá-los ao ERP escolhido, saiba que a verificação do funcionamento correto dos conectores se tornará parte de cada ciclo de atualização e que personalizações extensas podem causar problemas. Se o seu objetivo é automatizar as funções de back-office com atualizações em tempo real, a operação bidirecional é importante. Certifique-se de que você tenha o conhecimento especializado, seja internamente ou por meio de um parceiro ou fornecedor, para manter o fluxo de dados.

12 benefícios da implementação de sistemas ERP

As soluções de ERP atuais têm conjuntos avançados de recursos que trazem inúmeros benefícios para as empresas. Esse software foi adotado universalmente por quase todas as empresas de um determinado porte porque promove melhorias reais. Embora cada empresa considere que o maior valor dessa tecnologia pode variar, aqui estão as principais vantagens universais que o ERP oferece:

1. Economia de recursos

A maior proposta de valor dos sistemas ERP é que eles podem economizar o dinheiro de sua organização de várias maneiras. Ao automatizar muitas tarefas simples e repetitivas, você minimiza os erros e a necessidade de adicionar funcionários no mesmo ritmo do crescimento dos negócios. A visibilidade entre as empresas facilita a identificação de ineficiências que aumentam os custos e leva a uma melhor distribuição de todos os recursos, desde a mão de obra até o estoque e os equipamentos. E com o ERP em nuvem, as empresas podem ver rapidamente o valor agregado do software, além do que estão gastando.

2. Visibilidade do fluxo de trabalho

Com todos os fluxos de trabalho e informações em um único local, os funcionários com acesso ao sistema podem ver o status dos projetos e o desempenho de diferentes funções de negócios relevantes para seus trabalhos. Essa visibilidade pode ser particularmente valiosa para gerentes e líderes, e é muito mais rápida e fácil do que procurar os documentos certos e pedir constantemente atualizações aos colegas.

3. Relatórios e análises

Os dados só são úteis se as empresas puderem analisá-los e entendê-los, e um ERP ajuda neste sentido. As principais soluções têm ferramentas impressionantes de relatórios e análises que permitem aos usuários rastrear KPIs e exibir quaisquer métricas ou comparações que possam imaginar. Como um ERP é muito versátil, ele pode ajudar uma empresa a entender como uma mudança ou um problema com um processo em um departamento afeta o restante da empresa.

4. Dados centralizados

Como os ERPs podem acessar dados em tempo real de toda a empresa, esses sistemas podem revelar tendências impactantes e fornecer amplas percepções de negócios. Isso leva a uma melhor tomada de decisões por parte dos líderes organizacionais, que agora têm acesso fácil a todos os dados relevantes.

5. Conformidade regulatória

Os padrões de relatórios financeiros e as normas de segurança de dados governamentais e específicas do setor mudam com frequência, e um ERP pode ajudar sua empresa a se manter segura e em conformidade. Um ERP fornece uma trilha de auditoria ao rastrear o ciclo de vida de cada transação, incluindo a adesão aos fluxos de trabalho de aprovação necessários. As empresas também podem reduzir a chance de erros e problemas de conformidade relacionados com a automação. O software ERP fornece relatórios financeiros que estão em conformidade com as normas e os regulamentos, e os aplicativos SaaS estão bem equipados para ajudar as empresas com a conformidade com o PCI-DSS (Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento).

6. Gerenciamento de riscos por meio da mobilidade

A tecnologia ERP reduz o risco de algumas maneiras. O controle de acesso granular e os fluxos de trabalho de aprovação definidos podem fortalecer os controles financeiros e reduzir as fraudes. Além disso, dados mais precisos evitam erros que podem levar à redução de vendas ou multas. E, por fim, a capacidade de visualizar o status de toda a operação permite que os funcionários lidem rapidamente com os riscos decorrentes de gargalos nos negócios.

7. Segurança dos dados

Os fornecedores de ERP entendem que seu sistema armazena dados críticos e confidenciais e tomam as medidas necessárias para garantir a segurança desses dados. Essa diligência é mais importante do que nunca, à medida que o volume e a escala dos ataques cibernéticos aumentam. O software ERP em nuvem administrado pelo provedor, em especial, usa protocolos de segurança de ponta para garantir que sua empresa não seja vítima de um ataque nocivo.

8. Aumento da produtividade

Os funcionários são mais eficazes quando trabalham juntos. As soluções de ERP facilitam o compartilhamento de informações - como pedidos de compra, contratos e registros de suporte ao cliente - entre as equipes. Isso elimina as barreiras entre os departamentos, oferecendo aos funcionários acesso adequado a dados em tempo real sobre funções corporativas relevantes.

9. Escalabilidade

O sistema ERP certo será escalável e flexível o suficiente para atender às necessidades de sua empresa hoje e no futuro próximo. Os sistemas em nuvem se adaptam a pequenas e grandes mudanças operacionais, mesmo quando a quantidade de dados capturados pela organização e a demanda por acesso aumentam.

10. Flexibilidade

Embora o software ERP ajude as empresas a seguir as práticas recomendadas, ele também oferece a flexibilidade necessária para dar suporte a processos e objetivos exclusivos. O sistema permite que os administradores desenvolvam fluxos de trabalho específicos para a empresa e criem relatórios automáticos importantes para diferentes departamentos e executivos. Um ERP aprimora a inovação e a criatividade de sua organização.

11. Atendimento ao cliente e gerenciamento de parceiros

Um ERP pode fortalecer os relacionamentos com parceiros e clientes de uma empresa. Ele pode fornecer insights sobre fornecedores, transportadoras e prestadores de serviços com a nuvem, permitindo uma troca de informações ainda melhor e mais eficiente. Em relação aos clientes, a solução pode rastrear respostas de pesquisas, tickets de suporte, devoluções e muito mais, para que a organização possa se concentrar na satisfação do cliente.

12. Previsão

Os departamentos financeiro e de FP&A são pressionados a desenvolver previsões precisas em resposta às condições em evolução. Essa previsão financeira dinâmica permite que as organizações ajustem rapidamente os planos com base em dados em tempo real e novas percepções. A sincronização perfeita entre o seu ERP e os sistemas de planejamento e orçamento permite que as equipes financeiras semeiem facilmente os dados reais e as informações no planejamento e nas previsões diárias, eliminando a necessidade de os departamentos se coordenarem e se consolidarem offline.

Analise regularmente sua tecnologia atual e pergunte: Nossa tecnologia está nos ajudando ou atrapalhando? Quando sistemas desatualizados ou inadequados introduzem ineficiências, distorcem os dados ou não suportam as mudanças que a empresa deseja fazer, é hora de procurar uma nova solução. A imprecisão dos dados é outro sinal de que é hora de usar seu primeiro ou novo sistema ERP. Se os seus dados não forem confiáveis, você não poderá confiar nos relatórios e nas percepções que eles produzem - e isso é um grande problema.

Este guia o ajudará a decidir quais módulos devem ser incluídos em seu plano de implementação.

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6 Desafios da implementação do ERP

Apesar de todo o valor que o ERP traz, as empresas podem se deparar com desafios na construção do caso de negócios para um software ou na sua implementação. É importante estar ciente desses possíveis obstáculos antes de adotar um sistema, para que você possa se preparar adequadamente e atenuar as dúvidas das partes interessadas. Ao mesmo tempo, saiba que muitos deles podem ser evitados com a criação de um plano detalhado e a seleção do provedor de ERP ideal.

Ao se preparar para um projeto de ERP, tenha em mente essas preocupações:

1. Considerações orçamentárias

Por serem custosos em relação a compra, implementação e manutenção, os primeiros sistemas de ERP eram acessíveis apenas a grandes empresas. Entretanto, esse não é o caso há mais de duas décadas. Embora os ERPs ainda exijam tempo e investimento financeiro, a tecnologia se tornou muito mais acessível graças aos sistemas SaaS, que cobram uma taxa recorrente, e a mais soluções projetadas para pequenas e médias empresas que estão entrando no mercado. Por exemplo, as organizações podem usar ferramentas para calcular a economia estimada após um e três anos para determinar quando os retornos superarão os custos.

2. Treinamento de funcionários

Como qualquer nova tecnologia, o ERP tem uma curva de aprendizado. Qualquer pessoa que for usar o software - de preferência, a maioria ou todos os seus funcionários - precisa de algum treinamento. Embora possa haver dificuldade no início, isso deve desaparecer à medida que as pessoas perceberem o quanto a tecnologia as ajudará. Os sistemas mais novos que recebem atualizações frequentes são mais intuitivos e fáceis de usar, reduzindo os requisitos de treinamento e aumentando a adoção.

3. Conversão de dados e desafios de migração

Ao migrar para um novo ERP, talvez seja necessário converter alguns dados em um formato compatível com a nova plataforma. Isso pode gerar custos e atrasos inesperados, portanto, analise seus bancos de dados e trabalhe com sua equipe de TI ou com um parceiro de integração para identificar possíveis problemas de compatibilidade de dados desde o início. Em seguida, você pode incluir os esforços de fusão no plano de implementação do ERP.

4. Resistência à mudança

Um sistema ERP é repleto de recursos que podem ser desafiadores para uma equipe de trabalho. No entanto, o software disponível atualmente é muito mais fácil de se usar do que os sistemas mais antigos. Isso porque os fornecedores se concentraram em melhorar a experiência do usuário. Além disso, os funcionários precisam acessar apenas os módulos e painéis necessários para suas funções, o que pode torná-los mais práticos. Um treinamento completo deve amenizar preocupações com a complexidade.

5. Recursos de TI dedicados

No passado, a manutenção era uma grande despesa que impedia as empresas de baixa renda de adotar o ERP. A empresa não só precisava de uma equipe de TI para lidar com as correções, a segurança e as atualizações necessárias do sistema, como também tinha que pagar ao provedor ou a um prestador de serviços terceirizado por sua experiência. Isso é menos preocupante em um sistema SaaS, pois o provedor cuida de toda a manutenção e transfere regularmente todos os clientes para a versão mais recente - e tudo isso está incluído no preço da assinatura. As empresas preocupadas com a manutenção devem examinar minuciosamente um fornecedor em potencial para garantir que ele ofereça um verdadeiro sistema SaaS gerenciado pelo fornecedor.

6. Não resolve problemas de processos e políticas

Se você tiver processos propensos a erros ou ineficientes, um ERP não necessariamente os corrigirá, embora possa aumentar a precisão. No entanto, ele pode revelar problemas em suas operações e ajudá-lo a pensar em maneiras melhores de fazer negócios. O mesmo vale para as políticas que impedem a organização - cabe a você ajustá-las e configurar o sistema para dar suporte a melhores formas de fazer a gestão.

Para as unidades de negócios, o software ERP pode automatizar muitas tarefas propensas a erros, como reconciliações de contas, faturamento de clientes e processamento de pedidos, além de fornecer as informações de que as equipes precisam para operar com mais eficiência.

Mas a verdadeira beleza do ERP é que ele pode oferecer uma visão de 3km de dados relacionados à integridade e saúde da empresa, além de insights detalhados sobre um processo ou KPI específico. Ou seja, o ERP atua de forma não apenas armazenando e organizando dados, mas também identificando padrões e sinalizando anomalias que exigem investigação. Agora pense em uma planilha.

Opções de implantação de ERP

Vários modelos de implementação de ERP atendem às necessidades de diferentes organizações, e é importante entender as características exclusivas de cada um para que você possa identificar a melhor opção para a sua organização. Há algumas nuances aqui, como várias versões de implementação em nuvem - não se trata apenas de instalação no local ou na nuvem.

ERP on-premises

Com um sistema on-premises, a empresa executa o software em seus servidores e é responsável pela segurança, manutenção, atualizações e outras correções. A manutenção geralmente requer uma equipe interna de TI com os conhecimentos necessários. Por muitos anos, o ERP on-premises foi a única opção. Ainda assim, a popularidade desse modelo de implementação diminuiu rapidamente nos últimos anos, e o IDC, que observa o mercado, prevê um declínio contínuo.

ERP hospedado na nuvem

O ERP armazenado na nuvem é executado em servidores remotos gerenciados por terceiros. Os usuários normalmente acessam um ERP em nuvem por meio de um navegador da Web, o que lhes dá maior flexibilidade - eles podem pesquisar informações e relatórios de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Há várias opções de implementação para o ERP em nuvem, incluindo a nuvem hospedada e a nuvem real.

Solução de nuvem hospedada

Uma empresa adquire uma licença, mas a executa em servidores remotos gerenciados por terceiros. Os servidores e outros hardwares geralmente são alugados pela empresa de hospedagem. Seus dados são armazenados em uma nuvem privada como uma única cópia do ERP usada por apenas uma empresa. Sua infraestrutura não é compartilhada com outras organizações, por isso às vezes é chamada de locatário único. Essa configuração pode proporcionar ao cliente maior controle sobre o software e permitir mais personalizações, mas também gera mais trabalho para a empresa. Pense nisso como um meio-termo entre o software local e o verdadeiro software em nuvem.

Solução verdadeiramente na nuvem

Uma verdadeira implementação na nuvem permite que as empresas paguem uma taxa pelo acesso a servidores e software que não precisam gerenciar. As soluções de ERP SaaS são uma versão popular de uma verdadeira solução em nuvem, pois o fornecedor cuida de tudo no back-end, incluindo correções e atualizações. A verdadeira nuvem também é conhecida como multilocatário porque várias empresas usam a mesma instância de software e o mesmo hardware. Isso reduz a necessidade de uma equipe interna de TI e garante que a empresa sempre tenha a versão mais atualizada e segura do software.

ERP híbrido

O ERP híbrido combina elementos de implantações on-premises e na nuvem. Uma abordagem híbrida é o ERP de duas camadas, em que uma empresa mantém seu ERP on-premises na sede, mas emprega sistemas em nuvem para subsidiárias ou determinados escritórios regionais. Essas soluções em nuvem são então integradas ao sistema local. Outras empresas podem usar soluções em nuvem para determinadas necessidades comerciais, enquanto usam seus sistemas on-premises para outras funções. De qualquer forma, os sistemas em nuvem devem ser vinculados à plataforma local para garantir um fluxo constante de informações, o que geralmente é mais fácil de dizer do que fazer.

ERP de código aberto

Como outros aplicativos de código aberto, o ERP de código aberto é uma alternativa barata, às vezes gratuita, adequada para algumas empresas. Muitos fornecedores de ERP de código aberto permitem que as empresas baixem seu software gratuitamente e cobram apenas uma taxa anual baixa se o cliente quiser acesso à nuvem. Essas soluções melhoraram, e hoje contam com interfaces mais modernas, baseadas na Web e em um número crescente de módulos, mas as empresas precisam entender o que estão assumindo com um ERP de código aberto: o suporte do provedor será mínimo, e as configurações e melhorias do sistema tendem a recair sobre o cliente. Isso significa que você precisa de uma equipe técnica com profundo conhecimento de desenvolvimento e configuração do software.

Desde então, o ERP em nuvem decolou e impulsionou grande parte da inovação nas últimas duas décadas. Esse modelo de computação permitiu que as empresas colaborassem melhor entre os departamentos internos e com parceiros externos, gerando novos insights que economizam tempo e dinheiro, impulsionando, cada vez mais, os negócios.

O futuro do ERP

Agora que as empresas entendem os enormes benefícios de um ERP, elas estão procurando maneiras de melhorar o cenário. Tecnologias como Inteligência Artificial (IA), Blockchain, Realidade Aumentada (AR) e Internet das Coisas (IoT) estão moldando as tendências atuais de ERP. Muitas dessas tecnologias já estão incorporadas nas soluções de ERP líderes do setor.

Inteligência artificial e aprendizado de máquina no ERP

A IA e o aprendizado de máquinas, por exemplo, podem automatizar as reconciliações de contas e sinalizar transações que exigem uma análise mais detalhada. Isso economiza o tempo da equipe de contabilidade e alivia uma tarefa que a maioria não espera. A tecnologia de aprendizado de máquina melhora à medida que processa mais transações e pode ajudar a desenvolver estimativas mais precisas.

Blockchain para gerenciamento da cadeia de suprimentos

O Blockchain empacota dados com segurança e pode aumentar a transparência entre as empresas em uma cadeia de suprimentos. Especificamente, ele pode mostrar o status de produtos em detalhes e criar uma trilha de auditoria aprofundada da jornada de um item, desde a matéria-prima até os produtos acabados. Isso também fornece informações das quais o ERP pode extrair insights.

Realidade Aumentada para ERP

A realidade aumentada ganhou espaço no varejo, permitindo que os consumidores coloquem virtualmente um tapete ou uma imagem 3D de um móvel em suas salas de estar para ter uma ideia de como ficaria antes de comprar. O ERP pode armazenar todos os pontos de dados e imagens necessários para que essa tecnologia funcione de forma eficaz.

Integrações com a Internet das Coisas (IoT)

Por fim, cada vez mais empresas reconhecem o valor dos dispositivos de IoT, como sensores, scanners e câmeras, que podem alimentar o ERP com informações. Por exemplo, um sensor que monitora o desempenho de um equipamento de automação de armazém pode alertar um gerente quando o maquinário começa a operar mais lentamente. Isso pode ser um sinal de que o equipamento precisa de reparos, e a empresa pode intervir antes que ele quebre e interrompa as operações. Um rastreador de IoT em um caminhão de entrega pode mostrar aos motoristas que estão fazendo rotas ineficientes e sugerir que eles sempre usem o GPS.

Sistema ERP unificado

Além dessas tecnologias em alta, mais empresas querem consolidar todos os seus aplicativos em uma única plataforma. Uma pesquisa recente do Gartner revela que 40% das empresas de serviços unificarão os processos principais, como finanças, RH, pedidos para pagamento, compras e operações em um único pacote até 2026. À medida que os fornecedores de software expandirem suas ofertas e mais empresas perceberem o valor de um sistema ERP unificado, isso se tornará cada vez mais comum.

Como selecionar o sistema ERP ideal

O NetSuite oferece um sistema de ERP unificado e verdadeiramente em nuvem para ajudar as empresas a administrar todos os seus negócios em um só lugar. Entre suas soluções estão aplicativos para finanças, gerenciamento de estoque e pedidos, RH, automação de serviços profissionais, comércio omnichannel e análises avançadas. Todos esses aplicativos são integrados de forma nativa, o que significa que não há conexões a serem gerenciadas e os usuários desfrutam de uma interface comum à medida que transitam entre os módulos.

O NetSuite nasceu na nuvem e tem mais de clientes, desde startups até empresas multinacionais. Além disso, ele tem recursos robustos de geração de relatórios para fornecer insights sobre sua empresa e permissões baseadas em funções, para que os funcionários tenham acesso apenas às informações necessárias para seu respectivo trabalho.

1. Faça uma avaliação das necessidades

O sistema ERP ideal para a sua empresa é aquele que atende às suas necessidades atuais e é escalável o suficiente para crescer com a sua empresa, com módulos e recursos que geram economia e ajudam a explorar as oportunidades. Essa é uma decisão importante, portanto reserve um tempo para avaliar todas as opções cuidadosamente.

A compra e a implementação de uma plataforma de ERP costumavam ser intimidadoras e até mesmo assustadoras. Mas as soluções disponíveis atualmente permitem que as empresas deem um passo de cada vez e adicionem o que precisam e quando precisam. Nunca antes esse software esteve ao alcance de tantas organizações, e os líderes precisam tirar muito proveito disso. Um ERP tornou-se uma aposta para qualquer empresa que queira ter a visibilidade e os insights necessários para competir e ter sucesso.

2. Avalie os fornecedores

Um ERP é um sistema de negócios essencial que deve se adequar à forma como cada empresa opera, portanto, não existe, necessariamente, uma "melhor" plataforma. Os recursos necessários, o modelo de implementação preferido e o tamanho da empresa afetarão sua decisão ao adquirir um sistema ERP. Procure fornecedores estabelecidos com registros comprovados de sucesso trabalhando com empresas do seu setor. Sempre peça referências de clientes e verifique seus cases de sucesso. As empresas também devem considerar o roadmap do fornecedor de software para tecnologias emergentes, como IoT e Blockchain.

3. Avalie a personalização e a escalabilidade

Comece com os módulos fundamentais para sua empresa e desenvolva a partir daí. As empresas geralmente começam com um módulo financeiro para automatizar as tarefas básicas de contabilidade e permitir que os líderes visualizem facilmente o capital disponível e o fluxo de recursos que entram e saem da organização. As empresas baseadas em produtos geralmente querem digitalizar imediatamente o registro de estoque e o gerenciamento de pedidos, pois isso pode gerar economias rápidas e significativas em termos de aquisição, armazenamento e envio. Um aplicativo de e-commerce que se conecte ao ERP é uma prioridade para os vendedores que dependem desse canal de vendas. Por outro lado, as organizações de serviços podem começar com um aplicativo de PSA (automação de serviços profissionais) para simplificar o tempo dos funcionários, o rastreamento de recursos e o faturamento de projetos.

Depois disso, um módulo de CRM é um investimento inteligente, pois pode melhorar a comunicação com o cliente, enquanto os módulos de gestão da cadeia de suprimentos para manufatura, compras e/ou gerenciamento de armazém podem alinhar melhor as compras e a produção à demanda. Uma solução de automação de marketing integrada ao ERP para atrair e reter clientes por meio de técnicas criativas pode ser outro acréscimo lógico.

As empresas com muitos funcionários devem adicionar sistemas de gestão de recursos humanos e gestão de capital humano o quanto antes para melhorar a experiência dos funcionários e conquistar a reputação de um excelente local de trabalho.

4. Faça uma análise do Custo Total de Propriedade (TCO)

O custo de um projeto de ERP varia muito, dependendo do fornecedor, dos módulos e do modelo de implementação. Os sistemas de ERP são precificados tendo em mente as necessidades do público-alvo, de modo que aqueles desenvolvidos para empresas emergentes e de alto crescimento serão mais acessíveis do que os usados pelas empresas da Fortune 500.

O ERP baseado em nuvem e, especificamente, as opções de SaaS, geralmente têm custos iniciais mais baixos do que o software on-premises, pois não há hardware a ser comprado e nem especialistas em sistemas a serem contratados. Com o software local, as empresas compram uma licença perpétua que é mais cara, mas é uma despesa única. Um modelo híbrido pode ser ainda mais caro, pois requer muitos recursos para dar suporte ao ERP on-premises e às taxas de assinatura dos aplicativos em nuvem.

Sendo assim, os custos do ERP vão além do licenciamento. Ao calcular o TCO de várias soluções de ERP, considere as despesas operacionais e de implementação relacionadas à personalização, manutenção, treinamento, atualizações e suporte.

Estudos de caso de ERP

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• Importante ONG brasileira consolida seu trabalho no NetSuite para o máximo impacto

  A Gerando Falcões, ONG de referência em atuação social, iniciou seu trabalho há 10 anos em escolas carentes da periferia de São Paulo.

  Gerando Falcões rodava anteriormente com um sistema voltado para ONGs, mas teve problemas para sustentar suas operações mais robustas com softwares obsoletos e demais aplicativos: os documentos não eram organizados e as equipes precisavam encontrar informações em várias planilhas diferentes. A ONG então reconheceu que a falta de um sistema central de negócios ameaçava seus objetivos de expansão. Com novas parcerias estabelecidas e investimentos garantidos, buscou um sistema que permitisse escalar seus processos financeiros.

Obtenha o controle dos recursos de sua empresa com o NetSuite ERP

O sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) da NetSuite se destaca como a escolha perfeita para empresas que buscam melhorias imediatas de desempenho e crescimento contínuo. Ao contrário de muitos sistemas tradicionais, NetSuite foi meticulosamente projetado para ser baseado na nuvem, oferecendo flexibilidade e escalabilidade inigualáveis. Essa adaptabilidade permite que as empresas se ajustem perfeitamente às condições variáveis e atendam às necessidades comerciais em constante evolução. Com os dados em tempo real e os painéis de controle específicos para cada função do NetSuite, a tomada de decisões se torna mais rápida e mais informada em todos os níveis da organização. É um divisor de águas para as empresas que buscam se manter ágeis e competitivas no cenário dinâmico de hoje.

Perguntas Frequentes sobre ERP (FAQs)

O que significa ERP?

ERP significa Entreprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), um termo que a empresa de pesquisa Gartner cunhou em 1990 para se referir às plataformas de gerenciamento de negócios que as empresas posteriormente começaram a usar.

O que é ERP, de forma resumida?

ERP é um software no qual as empresas confiam para executar e monitorar o desempenho comercial de suas operações diárias. Ele armazena dados de toda a empresa. De finanças à cadeia de suprimentos e recursos humanos, em um repositório central, o qual é possível gerar e analisar relatórios sobre todas essas informações para obtenção de insights valiosos.

Como funciona o ERP?

Um ERP é um aplicativo que utiliza um banco de dados central que recebe informações de vários departamentos de uma empresa. O ERP inclui módulos integrados dedicados a funções como contabilidade, gerenciamento de estoque e CRM. Além disso, um ERP oferece às empresas um único local para armazenar, visualizar, gerenciar e interpretar dados.

O que é um sistema ERP?

O sistema ERP é composto por módulos que se concentram em determinados processos de negócios, como contabilidade, manufatura e CRM. Esses módulos funcionam usando um banco de dados central, permitindo o acesso a dados em tempo real. Com isso, é possível ter visibilidade do desempenho da empresa em todos esses departamentos, minimizando a duplicação de dados. Um sistema ERP completo ajudará as organizações a orçar, planejar e gerar relatórios sobre os resultados financeiros.

Por que o ERP é usado?

As empresas usam sistemas ERP para conectar dados de várias funções de negócios em um sistema centralizado, usando os mesmos dados para manter uma "fonte única de informação". Isso permite que diferentes departamentos operem com os mesmos resultados. As empresas também economizam tempo e dinheiro ao automatizar processos manuais e reduzir as possibilidades de erros.

O ERP é apenas para finanças e contabilidade?

Embora o gerenciamento financeiro e a contabilidade sejam funções essenciais do ERP, os recursos do sistema vão muito além desse departamento. Ele pode automatizar e gerenciar melhor as tarefas relacionadas a compras, gerenciamento de estoque e pedidos, fabricação, gerenciamento de projetos, gerenciamento da força de trabalho, vendas e marketing e muito mais.

Por que as empresas usam o ERP?

O software ERP tornou-se uma ferramenta inestimável para as empresas porque gera uma grande economia de tempo e de custos. Além de automatizar tarefas, um ERP oferece visibilidade e relatórios para toda a empresa, informando aos executivos e gerentes onde as equipes devem concentrar seu tempo e atenção, o que pode significar a resolução de problemas mais urgentes.

Qual é a diferença entre ERP e MRP?

Um sistema MRP, ou Planejamento de Recursos Materiais, foi um precursor do ERP, usado pelos fabricantes para se prepararem melhor para as execuções de produção. As tarefas relacionadas à fabricação realizadas pelos sistemas MRP, como aquisição e controle de estoque, são apenas um componente dos sistemas ERP atuais.

O que é ERP de duas camadas?

O ERP de duas camadas é uma abordagem que ganhou força entre as grandes empresas com subsidiárias, unidades de negócios distintas ou escritórios regionais. Em vez de forçar essas unidades de negócios ou escritórios a usar o ERP já existente, eles usam um ERP que consome menos recursos - geralmente uma solução SaaS - e que é integrado ao sistema de Nível 1.

Quais são as vantagens do ERP baseado em nuvem?

Muitas das vantagens do ERP em nuvem se enquadram em custos mais baixos e menos dores de cabeça. Uma solução em nuvem geralmente é mais barata e rápida de implementar, e as despesas pós-implementação podem ser menores porque o fornecedor cuida de toda a manutenção e atualizações. Um sistema baseado na nuvem também pode dar suporte contínuo ao seu crescimento, pois o fornecedor gerencia todo o hardware, evitando custos adicionais com a manutenção e/ou contratação de equipes de apoio.