O ERP na nuvem é um sistema de planejamento de recursos empresariais (ou simplesmente ERP) executado na plataforma de nuvem de um fornecedor, em vez de uma rede on-premises (local), permitindo que as organizações tenham acesso pela internet.

O software ERP integra e automatiza funções essenciais de negócios financeiros e operacionais e fornece uma única fonte de dados, incluindo gerenciamento de estoque, pedidos e cadeia de suprimentos, além de ajudar na aquisição, produção, distribuição e atendimento.

As organizações acessam o software pela internet, portanto, tudo o que precisa é de uma conexão e um navegador.

O que é o software de ERP na nuvem?

Como é hospedado pelo fornecedor de ERP e fornecido como um serviço para empresas, o software de ERP em nuvem oferece suporte à mesma funcionalidade, ou até melhor, que a de sistemas on-premises sem a maioria das desvantagens, como taxas de licenciamento iniciais.

Segundo relatório da IDC: "a demanda por sistemas ERP baseados em nuvem continua crescendo por causa de sua capacidade de acessar e analisar grandes quantidades de dados em tempo real".

Isso significa insights de estoque em tempo real para as equipes de vendas e mais tempo para as equipes de finanças acompanharem de perto o fluxo de caixa e responderem rápido a auditorias ou outras solicitações de dados de desempenho.

Vídeo: O que é ERP na nuvem?

Como o ERP na nuvem funciona?

Os sistemas ERP em nuvem funcionam com uma combinação de tecnologias conectadas por redes de internet de alta velocidade. O ERP em nuvem está sempre online e as atualizações de segurança são gerenciadas pelo provedor de ERP.

A equipe só precisa se preocupar em fazer login e usar o ERP e seus dados subjacentes. Isso pode levar a um custo de propriedade mais baixo do que os sistemas ERP mais antigos, hospedados em servidores de propriedade da empresa - os quais chamamos de “on-premises”.

Em muitos casos, os ERPs na nuvem são acessíveis aos usuários em dispositivos móveis ou computadores desktop.

Eles incluem uma ampla gama de aplicações de negócios para manter sua empresa funcionando de forma eficiente, com foco em uma experiência do cliente positiva e resultados comerciais lucrativos.

Os ERPs baseados em nuvem oferecem uma capacidade quase infinita de escalonamento e capacitam a sua equipe a acessar todas as informações de que precisam, independentemente de onde estiverem, desde reuniões de vendas com clientes a locais de trabalho remotos ou home office.

A capacidade de fazer login com segurança de qualquer lugar não pode ser subestimada no ambiente de negócios pós-COVID, no qual mais funcionários estão trabalhando em casa e em outros locais remotos.

Os principais recursos incluem a capacidade de acessar informações do cliente, históricos de vendas, dados financeiros, ferramentas de gerenciamento de recursos humanos, métricas operacionais em tempo real, status da cadeia de suprimentos e muito mais.

Um ERP em nuvem pode unir praticamente qualquer sistema de computador que sua empresa exige.

Dependendo das suas necessidades comerciais, você pode escolher entre vários modelos de implementação com módulos e configurações otimizados para o seu tipo de empresa. Isso pode manter sua equipe focada nas métricas e no fluxo de trabalho certos para alcançar as metas da sua empresa.

Componentes do software ERP na nuvem

Todos os softwares ERP baseados em nuvem oferecem funcionalidades financeiras e contábeis essenciais. A partir daí, os tipos de módulos ou aplicações que uma organização escolhe implementar dependem do setor e das necessidades comerciais específicas.

Os módulos ERP disponíveis na nuvem incluem:

  • Finanças e contabilidade;
  • Gestão de capital humano e/ou software de gestão de recursos humanos;
  • Gestão de relacionamento com o cliente (CRM);
  • Gestão de estoque;
  • Gestão de pedidos;
  • Compras;
  • Gestão da cadeia de suprimentos;
  • Gestão de projetos;
  • Planejamento de necessidade de materiais (MRP);

Conceitos de ERP na Nuvem

É importante entender alguns conceitos básicos associados ao ERP na nuvem à medida que nos aprofundamos no assunto:

  1. Estratégia de implantação: o software ERP pode ser implantado em servidores privados hospedados/on-premises ou adquirido em um modelo "as a service". A funcionalidade do ERP na nuvem geralmente pode ser entregue mais rápido, embora em ambos os casos as empresas precisem dedicar tempo para o planejamento, migração de dados, personalização e configuração e treinamento da equipe.
  2. ERP baseado em nuvem: software de planejamento de recursos corporativos hospedado externamente, nos servidores do fornecedor de ERP e fornecido como serviço, acessado por meio de um navegador da Web.
  3. ERP on-premises: software de planejamento de recursos corporativos instalado localmente, nos computadores e servidores de uma empresa e gerenciado por uma equipe de TI interna ou contratada. O software e sua infraestrutura de suporte são gerenciados, armazenados e mantidos internamente.
  4. ERP hospedado: uma empresa ou um provedor de hospedagem gerencia a implantação do software ERP, bem como a infraestrutura associada. Os modelos de implantação hospedados são frequentemente utilizados quando as empresas buscam terceirizar as operações de TI. Embora essa configuração forneça alguns benefícios da nuvem, não é um verdadeiro modelo "as a service".
  5. Segurança de ponta a ponta: uma conexão segura e criptografada entre um fornecedor de ERP baseado em nuvem e seus clientes.
  6. Licenciamento por assinatura: a empresa paga uma taxa de assinatura fixa em intervalos específicos (anual ou mensal) para usar o software. Essa taxa normalmente inclui toda a manutenção e atualizações de software e pode ser cobrada por usuário ou por organização.

ERP na nuvem x ERP on-premises

Essa análise provavelmente leva à pergunta: se os sistemas ERP baseados na nuvem e o ERP on-premises oferecem funcionalidade semelhante, por que escolher a nuvem?

O ERP on-premises é um software instalado e gerenciado pela equipe de TI de uma empresa ou por um provedor de serviços gerenciados.

A empresa licencia a plataforma de software principal antecipadamente e, em seguida, compra ou aluga servidores, redes e armazenamento de nível empresarial para executar e armazenar fisicamente o software e os dados associados.

As empresas que usam ERP on-premises incorrem em custos adicionais de manutenção, solução de problemas, software complementar, atualizações e personalizações.

Por outro lado, o ERP baseado em nuvem é hospedado e gerenciado pelo fornecedor, que oferece o software em um modelo "como serviço" por meio da nuvem.

O fornecedor é responsável pela aplicação, pelo armazenamento de dados, pelo sistema operacional subjacente, pelos servidores, pela infraestrutura física do data center e pela instalação de atualizações de segurança e upgrades de recursos.

Embora a diferença mais óbvia entre o ERP on-premises e na nuvem seja o local onde o software é executado e quem o gerencia, há outras distinções importantes.

Tipos de software ERP na nuvem

Para começar, nem todas as nuvens são iguais. Alguns fornecedores de ERP legados adaptaram seus softwares para serem executados em seus próprios data centers conectados à internet.

As empresas que implementam esses sistemas podem perder todos os benefícios do ERP baseado em nuvem, como atualizações simplificadas e a força do modelo de data center na nuvem, em que um grande pool de recursos oferece suporte a aplicações em vez de dedicar infraestrutura a componentes de software individuais.

Também existem vários tipos de software ERP na nuvem:

  • SaaS multitenant: uma única versão do software ERP e sua infraestrutura associada atende a várias organizações. No entanto, embora cada organização use o mesmo software e esteja hospedada nos mesmos servidores, os dados de uma empresa permanecem inacessíveis para as outras. Um verdadeiro sistema ERP na nuvem geralmente é um SaaS multitenant.
  • SaaS single-tenant: uma única versão do software ERP e sua infraestrutura associada atende a apenas uma organização. Em outras palavras, os dados de uma organização são hospedados em servidores privados que executam uma instância de software exclusiva. Alguns fornecedores de ERP na nuvem oferecem aos clientes a opção de executar uma instância privada ou compartilhada.
  • Nuvem pública: de propriedade do provedor de serviços, várias organizações compartilham serviços de computação em nuvem. No entanto, os dados e as aplicações de cada organização são inacessíveis a outras pessoas. Exemplos de nuvem pública incluem Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure e Oracle Cloud.
  • Nuvem privada: um serviço que não é compartilhado com nenhuma outra organização.
  • ERP híbrido: como pode-se deduzir, uma abordagem híbrida de ERP combina software on-premises com uma nuvem privada ou pública para computação, armazenamento e serviços.

8 benefícios do software ERP na nuvem

  1. Custos iniciais de infraestrutura e operação.

    Um dos maiores benefícios de uma solução de ERP baseada em nuvem é a redução geral dos custos, que começa na implementação. Com o ERP on-premises, uma empresa incorrerá em custos iniciais na compra de servidores, criação de banco de dados, implementação inicial, consultores, equipe de TI, segurança e backup.

    As empresas com um sistema ERP on-premises terão custos adicionais de manutenção, recursos internos especializados ou de plantão, upgrades e atualizações, bem como servidores adicionais à medida que a empresa expande.

    O ERP na nuvem geralmente custa cerca de 30% menos do que o ERP on-premises.

    Como o fornecedor de ERP em nuvem hospeda e gerencia o software em seus próprios servidores, as empresas evitam custos iniciais de infraestrutura, além de custos adicionais para a equipe de TI, manutenção, segurança e atualizações. O fornecedor oferece suporte de TI contínuo.

  2. Velocidade de implementação.

    Um dos maiores obstáculos de qualquer nova solução de ERP é o tempo de implementação, que pode afetar diretamente o tempo de inatividade dos negócios e o tempo de valorização.

    Em um estudo, cerca de metade das empresas afirmou que suas implementações foram concluídas dentro do prazo estipulado. Normalmente, uma empresa pode começar a operar mais rapidamente em um sistema ERP em nuvem do que o on-premises, pois não é necessário selecionar e configurar o hardware ou contratar e treinar a equipe de TI.

  3. Acessibilidade

    Os usuários de ERP baseados em nuvem podem acessar informações de negócios em tempo real, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Isso garante que os funcionários de toda a organização estejam trabalhando com os mesmos dados, independentemente da unidade de negócios ou do local, e possam tomar decisões com mais rapidez e confiança.

  4. Escalabilidade

    Sem os desafios de adicionar mais servidores para mais usuários, locais ou subsidiárias, as soluções de ERP baseadas na nuvem facilitam o dimensionamento de uma empresa. À medida que a empresa expande, o ERP na nuvem também cresce.

    Uma organização pode começar com a funcionalidade básica e essencial e ampliar conforme necessário, sem adicionar mais hardware.

    Nenhum servidor local é necessário, portanto, à medida que uma empresa cresce por meio de fusão ou aquisição, novas unidades podem ser colocadas online rapidamente.

    Os fornecedores de nuvem normalmente possuem data centers no mundo todo e mantêm os dados de cada cliente em vários locais, fornecendo um serviço melhor e mais confiável do que a maioria das empresas poderia gerenciar por conta própria.

    Os fornecedores de software na nuvem normalmente se esforçam para obter 99,999% de disponibilidade, o que significa que os clientes têm menos de oito minutos de tempo de inatividade não planejado por ano.

  5. Personalizações e agilidade

    Assim como o ERP baseado na nuvem pode ser dimensionado com uma organização, ele também pode ser personalizado com mais facilidade para atender às necessidades comerciais, desde o início ou ao longo do tempo, à medida que uma empresa cresce e evolui.

    Embora o software ERP on-premises possa ser personalizado, essas personalizações são vinculadas ao software atual e podem ser difíceis de implementar novamente em versões futuras, principalmente se as integrações tiverem sido desenvolvidas internamente.

    Essa é uma das principais razões pelas quais algumas empresas evitam atualizar os sistemas ERP on-premises e continuam executando tecnologias desatualizadas.

    Além disso, os sistemas de ERP em nuvem tendem a se integrar bem com outros produtos baseados em nuvem, e novos módulos podem ser adicionados sem tempo de inatividade ou hardware adicional.

    Esse tipo de agilidade permite que uma empresa permaneça proativa em vez de reativa, ajustando-se mais rapidamente às mudanças do setor, às tendências do consumidor, às circunstâncias imprevistas e muito mais.

  6. Upgrades

    A atualização ou upgrade do software ERP on-premises exige mais tempo e pode até envolver a contratação de prestadores de serviços para gerenciar o processo.

    Com o ERP em nuvem, as atualizações podem levar apenas 30 minutos e geralmente ocorrem fora do horário comercial para evitar interrupções nos negócios.

  7. Segurança, conformidade e recuperação de desastres

    Confiar em um fornecedor externo para armazenar com segurança os dados comerciais de uma empresa é uma preocupação compreensível para muitas organizações.

    No entanto, os provedores de ERP baseados em nuvem podem oferecer maior segurança e conformidade do que se as empresas tivessem que pagar de outra forma.

    Além disso, uma empresa pode ter certeza de que seus dados estão sempre em backup e o fornecedor possui procedimentos de recuperação de desastres planejados e praticados.

    A menos que as organizações tenham um plano de recuperação de desastres e continuidade dos negócios, as soluções de ERP on-premises apresentam o risco de perda catastrófica de dados em caso de falha de hardware ou software, desastre natural, incêndio ou invasão.

    Os provedores de nuvem geralmente oferecem segurança de nível empresarial e criptografia de ponta a ponta dos dados entre o fornecedor e a organização.

    Observe que as empresas são responsáveis pelo gerenciamento de identidade e acesso de usuários do ERP em nuvem e pela proteção de dispositivos, como PCs ou smartphones.

  8. Resiliência e acesso ao armazenamento

    Se o hardware on-premises falhar, uma empresa poderá gastar uma quantidade considerável de tempo e dinheiro transferindo dados para um novo sistema de armazenamento.

    Com o ERP baseado em nuvem, os dados são armazenados nos data centers do provedor, geralmente de forma redundante e geograficamente dispersa.

    Isso também é benéfico em termos de fornecer acesso a informações e dados comerciais pela internet, uma consideração importante à medida que mais empregos e operações são transferidos para o ambiente online e as empresas buscam automatizar e otimizar os processos de negócios.

Desafios do ERP na nuvem

Embora a tendência esteja claramente voltada para o uso da nuvem, existem alguns desafios que as organizações podem enfrentar:

  • Sistemas legados

    Se uma empresa de grande porte que usa um sistema ERP on-premises há muitos anos quiser mudar para um ERP baseado em nuvem, a migração poderá ser desafiadora e exigir tempo e experiência significativos.

  • Resistência à mudança

    As empresas maiores, com grandes equipes administrativas e de TI, podem sofrer resistência por parte dos principais interessados.

    Mover o software ERP para fora do local faz com que os administradores percam algum controle sobre os processos que se tornam automatizados e, com o fornecedor gerenciando toda a manutenção e infraestrutura, as equipes de TI perdem o controle sobre alguns dos processos operacionais.

  • Conformidade regulatória

    As empresas com políticas de segurança cibernética particularmente rígidas, restrições relacionadas à hospedagem de informações de clientes na nuvem e com problemas de conformidade regulatória podem não usufruir de todos os benefícios de uma solução de ERP baseada na nuvem.

    Ainda assim, os principais provedores de software como serviço fizeram progressos no cumprimento de regulamentos como a LGPD e geralmente podem acomodar mandatos relacionados à soberania e localidade de dados, portanto, não presuma que você está restrito ao ERP on-premises.

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Perguntas frequentes sobre o ERP na nuvem

Por que o ERP em nuvem é melhor?

Os sistemas de ERP em nuvem são superiores aos ERPs on-premises por vários motivos importantes. Os sistemas de ERP em nuvem podem ser acessados de qualquer lugar, estão quase sempre online e não exigem os mesmos recursos de TI da empresa para manutenção e upgrades.

Em longo prazo, as soluções de ERP em nuvem podem oferecer economia de custos e melhor desempenho. Os sistemas de ERP em nuvem são, sem dúvida, a solução mais segura e eficiente para permitir que sua equipe acesse dados e sistemas críticos da empresa para concluir o trabalho de um jeito ainda melhor.

Qual é a diferença entre ERP e computação em nuvem?

Um ERP na nuvem utiliza muitos dos mesmos recursos digitais que a computação em nuvem. No entanto, a computação em nuvem está principalmente focada em lidar com cálculos complexos, enquanto os sistemas de ERP na nuvem oferecem um conjunto de aplicativos para gerenciar seu negócio.

Quantas empresas usam o ERP em nuvem?

Uma pesquisa recente revelou que 21% das empresas utilizam sistemas de ERP na nuvem, ou aproximadamente uma em cada cinco corporações. 15% das empresas que usam SaaS hospedam localmente, enquanto a grande maioria prefere serviços baseados em nuvem.