Introduction
Toutes les entreprises à forte croissance vous le diront : il n’est pas évident de choisir le meilleur système d’entreprise pour gérer l’expansion des opérations. On néglige souvent la planification d’un système logiciel de gestion d’entreprise intégré au profit de l’augmentation des revenus à court terme. Le résultat ? Diverses applications disparates sont installées à différents moments dans différents secteurs, ce qui entraîne des inefficacités dans les processus métier et des problèmes d’intégration. Mais comment ces problèmes surviennent-ils, et comment les éviter ?
Architecture d’un système d'entreprise cloisonné
Les entreprises à forte croissance peuvent rapidement se trouver empêtrées dans un système d’applications complexe. Les entreprises installent d’abord des logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks, pour gérer cet aspect de leur activité.
Pour acquérir davantage de clients, elles mettent ensuite en place un système de gestion des opportunités autonome, ainsi que des systèmes distincts pour résoudre les problèmes d’assistance client. Les systèmes de gestion des stocks, de gestion des commandes et d’exécution sont traités avec divers logiciels et tableurs.
Pour augmenter davantage le chiffre d’affaires, de nombreuses entreprises vont ouvrir de nouveaux bureaux et adopter des canaux de vente supplémentaires. L’intégration du commerce électronique, de la facturation récurrente, ou encore de la consolidation financière va alors devenir de plus en plus complexe. Des logiciels sont alors ajoutés pour prendre en charge ces processus : il peut s’agir d’applications autonomes de différents fournisseurs, d’applications locales ou de différents types de tableurs.
Les entreprises qui font ainsi évoluer leurs systèmes au fil du temps peuvent se retrouver avec une architecture mal planifiée, pensée pour gérer les besoins tactiques à court terme de manière peu optimale, et qui au final empêche l’entreprise d’évoluer efficacement sur le long terme. Ce réseau enchevêtré de logiciels d’entreprise cloisonnés forme une pelote inextricable qui entrave la flexibilité et la productivité et, en fin de compte, ralentit la capacité de croissance de votre entreprise.
Pourquoi les systèmes logiciels cloisonnés nuisent à vos activités
Les entreprises en pleine expansion dont les applications sont cloisonnées doivent faire face à de nombreuses difficultés. Ces difficultés sont parfois si graves qu’elles peuvent paralyser la croissance. Voici un aperçu des cinq principaux problèmes qui peuvent entraver votre croissance si votre entreprise est équipée de logiciels disparates :
Vos collaborateurs sont moins productifs : Lorsque votre entreprise est en pleine croissance, chaque collaborateur doit offrir une productivité optimale. Quand vos collaborateurs sont ralentis par des processus inefficaces et disparates, ils commettent plus d’erreurs et perdent du temps au détriment des tâches les plus importantes. Les processus essentiels, tels que le traitement des commandes, la facturation, l’approbation des dépenses et l’exécution (pour n'en nommer que quelques-uns) vont alors prendre beaucoup plus de temps et seront souvent truffés d’erreurs. Il se peut, par exemple, que certains collaborateurs passent des heures à saisir manuellement les données de commande dans le système de comptabilité et de facturation, tandis que d’autres vont extraire ces mêmes informations du système CRM pour exécuter les commandes et calculer les commissions. Si des commandes sont annulées entre-temps, vos collaborateurs devront parcourir des montagnes de données pour réajuster ces informations. Ces tâches manuelles et laborieuses réduisent l’agilité dont votre entreprise a besoin pour se développer.
Vous manquez de visibilité en temps réel : Lorsque les systèmes logiciels ne sont pas intégrés, plusieurs bases de données se chevauchent. Il est alors difficile d’obtenir une vue d’ensemble des performances de l’entreprise en temps réel. Pour obtenir une vue d’ensemble de vos opérations, il est essentiel de disposer de rapports indiquant les performances des différents départements : services financiers, ventes, marketing, services et exécution. La plupart des entreprises renoncent simplement à obtenir ces informations régulièrement, en raison du temps qu’il faut pour rechercher, extraire et analyser ces données. Quant à celles qui le font, elles passent souvent d'innombrables heures à essayer de relier des informations déconnectées, truffées d’erreurs ou obsolètes. Ces entreprises mettent trop de temps à prendre des décisions stratégiques, sur la base d’informations inexactes, ou au contraire elles prennent des décisions hâtives et risquées, en se fiant simplement à leur intuition.
Des systèmes complexes, une intégration coûteuse : Avec autant d'applications disparates, vos services informatiques perdent énormément de temps et d’argent pour intégrer, maintenir et acquérir de nouvelles versions de ces applications. Une fois ces nouvelles versions achetées, une intégration et une maintenance supplémentaires sont souvent nécessaires pour que les différentes versions du logiciel puissent fonctionner ensemble. Ce temps est précieux et pourrait être utilisé pour rendre l’entreprise plus productive. Mais avec ce gaspillage, les coûts de maintenance montent en flèche.
Vos clients vous délaissent plus rapidement : L’acquisition de clients et la croissance des revenus sont les principaux piliers du succès à long terme de votre entreprise. Dans un environnement ultra-concurrentiel, il est capital d’offrir une expérience client exceptionnelle. Autrement, vos clients risquent de vous délaisser. Si vos clients ne sont pas en mesure de consulter rapidement le statut de leur commande, si leurs problèmes ne sont pas résolus au plus vite ou si les ruptures de stock sont fréquentes, ils seront moins satisfaits et moins susceptibles de vous faire confiance à nouveau. Avec un progiciel de gestion intégré, vos clients accèdent aux bonnes informations et sont satisfaits de leur expérience. Vos collaborateurs, de leur côté, peuvent accéder instantanément à toutes les données dont ils ont besoin pour assister vos clients et leur vendre des produits ou des services.
Avantages des applications logicielles intégrées
Vous prévoyez une croissance exponentielle de votre entreprise. Pour ce faire, il faut que vos applications logicielles soient intégrées autour d’une base de code, d’une base de données et d'un processus métier uniques. Lorsque vos systèmes s’articulent de cette manière, vous réalisez des économies substantielles et améliorez votre productivité :
Des processus plus efficaces dans toute l’entreprise : Gestion des commandes, exécution, facturation, collecte de fonds, approbation des dépenses, ou encore consolidation financière : chaque jour, vos activités passent par des processus essentiels. En automatisant ces processus, vous évitez de devoir embaucher de nouveaux collaborateurs, ce qui serait autrement nécessaire pour gérer ces processus. Vous pouvez ainsi redéployer votre personnel vers des activités à plus haute valeur ajoutée pour aider votre entreprise à innover et à croître. Le cabinet d’audit indépendant Nucleus Research a consacré une étude au retour sur investissement en interrogeant des clients de NetSuite, la première suite commerciale Cloud intégrée au monde. Cette étude a révélé qu’avec une suite intégrée, les entreprises accélèrent jusqu’à 50 % leurs périodes de clôture financière, augmentent la productivité des ventes de 12,5 %, et la rotation des stocks de 50 %. Ce ne sont que quelques améliorations parmi d’autres. Dans la même étude, un autre client, Advantage Sign Supply, affirme avoir réduit de 66 % le temps de traitement des commandes.
Une bien meilleure visibilité : Disposer d’une visibilité en temps réel permet de prendre des décisions éclairées au bon moment. Lorsqu’ils peuvent accéder instantanément aux informations où qu’ils se trouvent, sans gaspiller des ressources pour l’extraction des données et en recoupant les données de différentes sources, vos collaborateurs sont mieux informés et peuvent prendre des décisions plus précises et plus rapides. L’entreprise König Wheels, par exemple, a pu surveiller la charge de travail de ses fournisseurs en temps réel et doubler son activité en quatre ans tout en économisant 120 000 $ par an, parce que toutes ses données commerciales étaient disponibles en temps réel.
Un gain de temps et une réduction des coûts au niveau des services informatiques : L’IT n'ayant plus à se procurer, installer et entretenir plusieurs systèmes et à assurer leur intégration, vous pouvez alors réduire significativement vos coûts opérationnels. Vos services informatiques peuvent ainsi consacrer davantage de temps à l'amélioration des opérations commerciales.
Une accélération de la croissance : Avec un système de gestion intégré, les processus ainsi que les données concernant la gestion comptable et les commandes sont désormais unifiés. Vous pouvez ainsi étendre votre entreprise sur plusieurs sites et canaux de vente beaucoup plus rapidement. Et comme vous profitez d’une meilleure visibilité, vous pouvez organiser des ventes incitatives et des ventes croisées bien plus efficacement auprès de vos clients existants. Beyond the Rack, une entreprise fondée en 2009, a pu se développer rapidement et servir 4 millions de clients en déployant le système intégré NetSuite OneWorld.
Une innovation centrée sur l’utilisateur : Les changements de processus pouvant être mis en œuvre rapidement, les utilisateurs professionnels peuvent faire valoir leur expertise pour adapter les processus et les applications de manière à améliorer vos performances. Pendant ce temps, vos services informatiques peuvent se focaliser sur des projets stratégiques qui améliorent vos résultats nets en créant des solutions innovantes à haute valeur ajoutée.
Conclusion
Aujourd'hui, les entreprises de tous les secteurs ou presque utilisent des logiciels d’entreprise sophistiqués pour accompagner leur croissance. Mais nombre d'entre elles ont encore du mal à tenir le rythme et à gérer leurs coûts efficacement, car elles sont embourbées dans une myriade de systèmes fonctionnels déconnectés, ce qui provoque des ralentissements et des problèmes de productivité. Les suites logicielles intégrées transforment le fonctionnement des entreprises et les aident à surmonter les difficultés qui les empêchaient auparavant de franchir un palier et d’assurer une croissance rentable.