Il vous faut de plus en plus de temps pour ajuster les états financiers à la fin du mois. Vos prévisions de ventes reposent davantage sur des hypothèses que sur des chiffres solides. Votre entreprise a du mal à suivre le volume des commandes et vos clients sont de moins en moins satisfaits. Vous n’avez aucune idée des stocks disponibles dans vos entrepôts, et il est difficile de le savoir. Si ces problèmes vous sont familiers, il est peut-être temps d’envisager un système ERP.
Parce que chaque entreprise est unique, il n’y a aucun signe évident qui dise : « Vous avez besoin d’un ERP maintenant ! » Les entreprises qui auraient le plus besoin d’un ERP sont souvent confrontées à des problèmes et à des frustrations similaires. Votre entreprise rencontre-t-elle certains de ces problèmes ? Lisez la suite pour découvrir les cinq signes qui montrent que votre entreprise est prête à adopter un ERP.
1. Vous possédez de nombreux logiciels différents pour gérer différents processus
Réfléchissez quelques minutes à la façon dont vos collaborateurs enregistrent, suivent et traitent les informations. Le service comptable utilise-t-il un système pour les créances et les dettes, et le service des ventes en utilise-t-il un autre pour saisir les commandes des clients ? Les opérations de saisie et d’exécution des commandes se font-elle manuellement et prennent-elles trop de temps ? Les collaborateurs de votre entrepôt utilisent-ils une solution complètement différente pour suivre l’expédition et la réception ?
Si différents systèmes de front et back-office fonctionnent séparément, cela peut sévèrement entraver les processus destinés à assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Vous manquez de données précises concernant les ventes ? La gestion de vos stocks peut en souffrir. Vous n’avez pas accès aux dernières données de comptabilité ? Toutes vos activités, des budgets marketing à la paie, peuvent s’en trouver affectées.
Les logiciels ERP intègrent tous ces systèmes afin que chaque fonction métier puisse s’appuyer sur une seule base de données. Comme elles regroupent dans une seule source des données précises en temps réel, les solutions ERP éliminent les blocages, aident vos collaborateurs à prendre de meilleures décisions plus rapidement et leur donnent la liberté de travailler sur des activités à plus haute valeur ajoutée, comme aider l’entreprise à croître encore plus rapidement.
2. Les informations de votre entreprise sont difficilement accessibles
Si quelqu’un vous demande quelles sont vos marges en moyenne, combien de temps cela vous prendra-t-il pour le savoir ? Et qu’en est-il des autres indicateurs de performance clés, comme le nombre de commandes par jour ou les ventes à ce jour ? Si votre entreprise fonctionne avec des systèmes cloisonnés et des tableurs qui doivent être constamment mis à jour et ajustés manuellement, vous risquez de devoir attendre longtemps.
Aujourd’hui, tout va plus vite. Vos collaborateurs ont donc besoin d’accéder immédiatement aux données clés. Avec une solution ERP, les cadres peuvent obtenir à tout moment une vision globale des opérations commerciales. Quant aux autres collaborateurs, ils peuvent obtenir les informations dont ils ont besoin pour travailler plus efficacement. Par exemple, les représentants commerciaux devraient pouvoir consulter l’historique complet des transactions d’un client et améliorer de manière proactive les taux de renouvellement tout en augmentant les opportunités de ventes incitatives et de ventes croisées.
3. La comptabilité prend plus de temps et s’avère plus compliquée
Souvent, votre service comptable est le premier à vous montrer que votre entreprise a besoin d’un logiciel ERP. Si celui-ci doit traiter des factures et des commandes sur papier et passe chaque semaine des heures à les saisir manuellement dans différents systèmes de comptabilité et de vente, imaginez le temps qu’un logiciel ERP peut vous faire gagner. Il peut gérer tout cela en un instant !
Il en va de même pour les rapports financiers : s’il faut beaucoup de temps pour consolider ou ajuster les informations financières dans l’ensemble des systèmes et sur d’innombrables tableurs, alors une solution ERP peut vous aider. Toutes les données financières étant regroupées dans une seule base de données, votre service comptable n’aura pas à passer des heures à transposer des informations, à ressaisir les chiffres ou à rapprocher les données manuellement. Il sera plus productif et pourra vous livrer des rapports importants sans délai ni frustration.
4. Les ventes s’épuisent, les clients sont moins satisfaits
À mesure que les entreprises se développent, l'un de leurs plus grands défis est souvent la gestion des stocks. Veiller à ce que la bonne quantité de produits soit disponible au bon endroit et au bon moment est un élément essentiel de leurs opérations commerciales.
Lorsque les données sur les ventes, les stocks et les clients sont gérées séparément, cela peut engendrer de graves problèmes. Si vous manquez d'un produit populaire, par exemple, ses ventes seront interrompues jusqu’à la prochaine livraison. Pendant ce temps, si un client vous appelle pour consulter le statut d’une commande et que vos collaborateurs ne peuvent pas la suivre pour voir si elle a été expédiée (ou si elle est en stock), votre entreprise commencera à acquérir une mauvaise réputation.
Avec un système ERP, en revanche, le personnel de chaque service aura accès aux mêmes informations actualisées. Les commerciaux en contact avec les clients devraient être en mesure de répondre aux questions de ces derniers concernant le statut de la commande, de l’expédition et du paiement, les problèmes de service, etc., sans avoir à raccrocher et à vérifier auprès d’un autre service. Mieux encore, les clients devraient pouvoir accéder à un compte en ligne et consulter ces informations en toute simplicité. Pendant ce temps, le responsable de l’entrepôt peut voir que le stock diminue et passer une nouvelle commande.
5. Votre système informatique est trop complexe et vous fait perdre du temps
L’un des principaux inconvénients, quand plusieurs systèmes se côtoient dans une même entreprise, c’est que la gestion informatique peut devenir un cauchemar. La personnalisation de ces systèmes, leur intégration et leur maintenance avec des correctifs et des mises à niveau peuvent être complexes et coûteuses. Elles risquent de vous faire perdre du temps et de mobiliser des ressources essentielles.
Si votre patchwork de systèmes comprend des logiciels d’entreprise hérités sur site, les mises à niveau peuvent être tellement problématiques qu’elles n’en valent plus la peine. Non seulement ces mises à jour sont coûteuses et prennent du temps, mais elles peuvent également annuler toutes les personnalisations mises en œuvre par votre service informatique. Il n’est donc pas surprenant que les deux tiers des sociétés de taille moyenne utilisent des versions obsolètes de leurs logiciels d’entreprise.1
Plutôt que d’ajouter davantage de logiciels et de complexité à un système déjà inefficace, la technologie ERP vous donne l'agilité nécessaire pour répondre rapidement à l’évolution de vos besoins. C’est pourquoi il est si important de choisir un fournisseur ERP basé sur le Cloud, comme NetSuite. Avec NetSuite, les mises à jour du système ne sont plus un problème et les nouvelles fonctions sont faciles à ajouter à mesure que votre entreprise se développe et évolue.
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1 "Why Cloud Computing Matters to Finance," Ron Gill, CMA, CFM: Strategic Finance, January 2011.