9 Principais Benefícios do Software de Gestão de Despesas

Todas as empresas precisam monitorar o custo dos negócios, e parte disso inclui a gestão de despesas. Os colaboradores devem enviar relatórios de despesas(opens in a new tab) para serem reembolsados por compras feitas com os próprios recursos. Os gerentes precisam aprovar essas despesas para reembolso, monitorar os gastos da empresa e manter a documentação fiscal adequada, garantindo todas as deduções cabíveis.

Enquanto empresas maiores geralmente substituem relatórios em papel, pilhas de recibos e planilhas por softwares de gestão de despesas(opens in a new tab), empresas menores são mais propensas a manter processos e sistemas manuais ineficientes. Isso pode ter consequências graves: Pequenas empresas que não possuem software de despesas(opens in a new tab) correm o risco de os colaboradores comprarem algo que não é permitido e ficarem frustrados com processos complicados e atrasos no reembolso. Elas podem sofrer impactos em seu fluxo de caixa quando relatórios duplicados ou fraudulentos passam pelo sistema, não conseguem faturar em tempo hábil as despesas incorridas em nome de um cliente e erros inadvertidos levam a penalidades fiscais.

Por que o software de gestão de despesas é importante?

O software de relatórios automatizados(opens in a new tab) de despesas ajuda as empresas a simplificar as operações de viagens e despesas, aumentar a produtividade e impulsionar os resultados financeiros, melhorando o processo em cinco áreas:

Os colaboradores podem enviar relatórios de despesas e documentação correspondente, incluindo fotos ou digitalizações de recibos, diretamente para o software a partir de seus computadores, tablets ou smartphones, eliminando a necessidade de preencher formulários em papel e guardar recibos. O reembolso é agilizado, colocando dinheiro de volta nas contas bancárias dos colaboradores e eliminando a frustração causada pelos atrasos.

Além disso, as empresas têm forças de trabalho cada vez mais dispersas geograficamente e, à medida que novas e melhores ferramentas de colaboração(opens in a new tab) aprimoram a experiência de equipes remotas, espera-se que o número de colaboradores trabalhando em casa aumente nas empresas onde esse modelo é uma opção.

Como resultado, as empresas precisam de uma maneira eficiente para os colaboradores enviarem despesas e receberem reembolso a qualquer momento, estejam eles em casa ou viajando.

Os benefícios também se estendem às equipes financeiras.

Viagens e despesas geralmente compõem a segunda maior despesa indireta de uma organização, atrás da folha de pagamento, como relatou a Mastercard, com funções contábeis — processamento de despesas, auditoria, conformidade e gestão — representando até 23% do custo total do programa. Esforços para aumentar a eficiência e manter os custos baixos são uma das principais tendências de gestão de despesas(opens in a new tab) no momento. Aqui estão quatro maneiras pelas quais o software pode ajudar:

Regras personalizadas aplicam políticas, encaminham relatórios de despesas para aprovação ou até mesmo aprovam automaticamente despesas recorrentes e detectam erros inocentes, bem como fraudes descaradas. Um relatório da Associação de Examinadores Certificados de Fraudes descobriu que, em empresas com mais de 100 colaboradores, 11% dos casos de fraude surgiram de relatórios de despesas(opens in new tab). Declarações falsas ou entradas duplicadas desviam dinheiro da empresa para o bolso de um funcionário desonesto.

A conformidade com as diretrizes da Receita Federal e de outras agências tributárias torna o software de gestão de despesas essencial. O uso de software ajuda a rastrear quais despesas as empresas têm direito de deduzir e fornece documentação de fácil acesso caso a empresa seja auditada.

Os dashboards fornecem aos gerentes dados de despesas unificados e os apresentam em um formato visual que facilita a compreensão e a análise. Informações em tempo real fornecem insights sobre o estado atual das operações comerciais. Além disso, ter dados de despesas em um único lugar pode ajudar as equipes financeiras a estabelecer orçamentos de despesas futuras.

Relatórios personalizados detalham quem está gastando, quanto e em quais categorias. Eles também destacam tendências, como quanto tempo leva para aprovar um relatório de despesas, o status dos relatórios e onde eles estão no ciclo de aprovação. Isso ajuda as equipes financeiras a identificar áreas onde podem ganhar eficiência, reforçar os controles de gastos para economizar custos e fortalecer os resultados financeiros.

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9 Benefícios do Software de Gestão de Despesas

Além de fornecer todos os benefícios acima, o software de gestão de despesas(opens in a new tab) aborda muitos desafios de rastreamento e relatórios de despesas.

Os benefícios dos processos automatizados são inúmeros: satisfação dos colaboradores, maior produtividade, economia de custos e melhor conformidade. Relatórios aprimorados auxiliam no planejamento e na análise financeira, à medida que as empresas avaliam os gastos atuais e encontram maneiras de aumentar a eficiência e cortar custos.

Veja o que as empresas podem esperar ao implementar um software de gestão de despesas:

1. Processos mais rápidos e simples.

   A antiga maneira de enviar despesas envolvia imprimir cópias em papel, anexar recibos e passar relatórios aos gerentes, que então os aprovavam ou os devolviam ao funcionário para ajuste. Mas com o software de gestão de despesas, o fluxo de trabalho é automatizado(opens in a new tab). Assim que o funcionário clica em “enviar”, o relatório é automaticamente encaminhado para a pessoa apropriada para aprovação. Após a aprovação, o valor a ser reembolsado pode ser automaticamente lançado na folha de pagamento. Se o gerente que normalmente aprova os relatórios do funcionário estiver de licença, o relatório poderá ser enviado a um aprovador temporário.

   O resultado dos processos simplificados é que as empresas:

   • Reduzem os custos de processamento. Há coisas tangíveis, como papel, que são eliminadas. Mas as empresas também eliminam os custos associados aos colaboradores e gerentes que precisam lidar com cópias impressas, procurar recibos ou comparar valores manualmente. Muitas empresas nem sequer controlam quanto custa processar esses relatórios, então introduzir um software de gestão de despesas pode ajudar as empresas a economizar dinheiro que elas nem sabiam que estavam desperdiçando.
   • Reduzem o tempo de processamento. Como o software de gestão de despesas usa automação para enviar relatórios para aprovação, sinalizar despesas potencialmente fora da política e enviar relatórios aprovados para pagamento, as empresas diminuem o tempo necessário para processar relatórios. Os departamentos de contabilidade podem executar relatórios de contas a pagar(opens in a new tab) no prazo, em vez de esperar que o último relatório de despesas impresso seja encaminhado e aprovado.

2. Reembolso mais rápido aos colaboradores.

   Com o reembolso automatizado de despesas, os colaboradores podem enviar os relatórios e a documentação correspondente sem demora, e os gerentes podem revisar e aprovar solicitações de forma rápida e fácil conforme as notificações chegam. Dessa forma, essas ferramentas colocam o dinheiro de volta nas contas bancárias dos colaboradores mais rapidamente e eliminam a frustração causada por erros e atrasos, aumentando assim a satisfação dos colaboradores.

3. Menos atrasos e erros.

   Além de reduzir o tempo de reembolso, os recursos de automação do software de gestão de despesas melhoram a precisão da contabilidade. Por exemplo, com relatórios de despesas manuais, podem cometer erros de entrada de dados que podem ser ainda mais agravados quando a equipe financeira transcreve as informações em planilhas. O software de gestão de despesas pode sinalizar erros e entradas duplicadas e evitar pagamentos excessivos, ou notificar os gerentes se o valor parecer muito alto. O software também pode enviar alertas se um relatório ou pagamento estiver atrasado.

   As soluções extraem dados diretamente de contas bancárias e extratos de cartão de crédito e podem ser integradas com sistemas de gestão de viagens corporativas(opens in a new tab). Os colaboradores podem capturar recibos usando seus dispositivos móveis e anexá-los aos relatórios usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) habilitado pelo aplicativo, eliminando possíveis erros de digitação em uma tela pequena.

4. Aumento da eficiência operacional.

   Se você cobra despesas diretamente dos clientes, os relatórios dos colaboradores devem ser oportunos e precisos para maximizar o fluxo de caixa. O ideal é que o software de gestão de despesas seja integrado ao controle de tempo, gestão de projetos, contabilidade e software de planejamento de recursos empresariais (ERP). Quando esse processo é simples para os colaboradores que estão monitorando e para os gerentes que estão aprovando e documentando, sua empresa pode ver um fluxo de caixa melhor.

   E como todos os colaboradores gastam menos tempo em relatórios manuais de despesas monótonos, propensos a erros e demorados, eles não estão focados na parte de “entrada” da relação entrada/saída. Em vez disso, eles podem se concentrar nas tarefas e nos projetos que agregam valor à organização, seja realizando ligações de vendas ou preparando orçamentos estratégicos. Esta é uma das principais razões pelas quais as startups podem se beneficiar muito de um software de gestão de despesas.

5. Aplicação da política de despesas.

   Mesmo o gerente mais meticuloso pode não estar atualizado sobre todas as novas políticas de despesas e mudanças fiscais. Ao aplicar regras personalizadas adaptadas ao seu negócio, o software automatizado de gestão de despesas sinaliza despesas de viagem fora da política(opens in new tab). Por exemplo, os subsídios para refeições diárias podem ter aumentado de acordo com as diretrizes federais, mas os colaboradores estão enviando relatórios de despesas com base no valor antigo. Ou um funcionário pode estar tentando solicitar reembolso por uma nova adição à política, como um teclado ergonômico, mas o pedido está sendo negado.

   5 principais sinais de fraudes de despesas

   Profissionais de finanças devem ficar atentos a esses sinais reveladores.
   Recibos alterados: Uma possível desvantagem dos recibos eletrônicos é o maior potencial de adulteração de arquivos de imagem. Isso defende cartões de crédito emitidos pela empresa para que o departamento financeiro possa fazer referência cruzada dos envios aos extratos de cobrança.
   Recibos com data, hora e local: Uma refeição ou despesa com estacionamento/Uber em um fim de semana, tarde da noite ou em uma cidade diferente da casa do funcionário ou da sede da empresa deve gerar um acompanhamento, especialmente agora que viajar é raro.
   Desvios das normas: Configure seu sistema de gestão de despesas para disparar alertas se uma solicitação for significativamente maior que o valor de referência histórico. Por exemplo, se a maioria dos trabalhadores remotos gasta R$ 80 por mês em internet, uma reivindicação de R$ 150 deveria ser um sinal de alerta.
   Pagamentos em dinheiro: Estamos agora na era dos pagamentos sem contato. Com exceção das gorjetas permitidas, questione por que uma despesa foi paga em dinheiro.
   Múltiplas solicitações: Se a empresa limitar, por exemplo, os custos de hotel por noite a R$ 200, um funcionário pode reservar um quarto para duas noites por R$ 350 e fazer duas solicitações separadas para contornar a política.

6. Visibilidade aprimorada.

   A maioria dos softwares de gestão de despesas inclui um painel que compila dados de despesas dos colaboradores e os apresenta em um formato visual fácil de entender usando gráficos e outros elementos. Os gerentes podem visualizar métricas, como quanto uma empresa gasta por funcionário ou por categoria ou o tempo médio que leva para aprovar relatórios de despesas.

7. Prevenção aprimorada de fraudes.

   O relatório da Associação de Examinadores Certificados de Fraudes diz que 20% das empresas com menos de 100 colaboradores e 13% das organizações maiores relataram reembolsos de despesas fraudulentos. É compreensível que equipes e gerentes financeiros ocupados possam ignorar entradas falsas bem camufladas de colaboradores ou contratados confiáveis. Uma vez que o dinheiro foi pago, é difícil recuperá-lo. E, se um auditor detectar uma entrada questionável(opens in a new tab), isso levanta um grande sinal de alerta e estimula mais investigações.

8. Relatórios simplificados.

   Relatórios e análises fornecem insights em tempo real sobre os gastos da empresa. As opções para relatar despesas incluem por funcionário, por projeto e por categoria. O software de gestão de despesas permite consolidar despesas em um único relatório. Além disso, as empresas podem implementar as melhores práticas de gestão de despesas(opens in a new tab) por meio de:

   • Identificação de indivíduos com altos gastos, infratores crônicos de políticas e as tendências de despesas de cada funcionário ao longo do tempo.
   • Sugestão de quais empresas nacionais de hotéis, locadoras de veículos e até mesmo redes de restaurantes podem querer contatar para obter descontos por volume.
   • Incentivo aos colaboradores a ajudar a economizar dinheiro ao unir redução de gastos e capacidade de investir no crescimento(opens in a new tab).

   Esses insights também ajudam as empresas a identificar melhor as áreas em que precisam esclarecer ou aplicar melhor as políticas de gastos.

9. Maior conformidade.

   O software de gestão de despesas ajuda as empresas a permanecerem em conformidade com as agências tributárias municipais, estaduais e federais. As empresas podem classificar as despesas em categorias, como escritório, viagens e quilometragem, e marcá-las adequadamente; algumas despesas, como a maioria das diversões e mensalidades de clubes de campo, golfe e esportes, não são mais dedutíveis do imposto de renda, então incluí-las pode chamar a atenção da Receita. O software de gestão de despesas também fornece cópias eletrônicas de relatórios e recibos facilmente acessíveis, o que é inestimável se a organização for auditada.

Escolhendo um Sistema de Gestão de Despesas

Assim como em qualquer projeto de implementação de software, siga as melhores práticas ao adquirir uma solução(opens in a new tab) de gestão de despesas e tenha algumas dicas em mente:

• Comece com uma fase de descoberta e planejamento, que inclui definir os requisitos do sistema com base em fluxos de trabalho detalhados de gestão de despesas e, em seguida, pesquisar e selecionar um sistema. Você escolherá o software on-premises ou o software como serviço (SaaS)?(opens in a new tab)
• Pergunte aos provedores sobre a estrutura de custos de aquisição, configuração e personalização, e analise cuidadosamente as taxas contínuas e indiretas para atualizações, suporte ao cliente, renovações de licenças de software e muito mais.
• Certifique-se de que a solução pode ser personalizada para atender aos fluxos de trabalho e às políticas da sua empresa sem grandes recursos de desenvolvimento. Uma aposta melhor pode ser ver se seus processos podem ser ajustados para se adequarem ao software, lembrando que ele foi desenvolvido para atender às necessidades de centenas ou milhares de empresas.
• Escolha um sistema que seja fácil de usar para todos os colaboradores — aqueles que documentam, aprovam e analisam — com recursos móveis, funcionalidade bem projetada e uma interface intuitiva que atraia as forças de trabalho multigeracionais de hoje(opens in a new tab).
• Aloque recursos suficientes para fornecer treinamento e suporte técnico para todos os usuários.
• Não migre simplesmente todos os dados históricos para o novo sistema; reserve um tempo para excluir contas de clientes obsoletas e procurar imprecisões.
• Integração com soluções de contabilidade e custos de projetos.