Muitas vezes, as empresas dependem de sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para consolidar e organizar informações. Historicamente, elas instalavam um software ERP em servidores locais e outras infraestruturas de sua propriedade, agora comumente chamadas de on-premises.

Embora essas soluções on-premises tenham ajudado as empresas a funcionar de forma mais inteligente e a gerar maiores benefícios, há algumas áreas em que ficam aquém - principalmente no que diz respeito a custos, agilidade e manutenção. Os sistemas ERP baseados em nuvem, em contrapartida, resolvem muitos desses problemas e oferecem uma série de vantagens em relação aos seus equivalentes on-premises.

Mas o que é exatamente um cloud ERP e por que uma organização desejaria migrar esse sistema fundamental para a nuvem?

O que é ERP na nuvem?

De modo geral, os sistemas ERP integram operações em finanças, gestão de estoque e pedidos, gestão da cadeia de suprimentos, recursos humanos e muito mais, levando a melhorias nos processos comerciais para 95% das empresas que os usam.

E, ao contrário dos sistemas on-premises, o ERP em nuvem é executado em servidores acessados pela Internet.

Existem várias versões de ERP em nuvem. Alguns provedores de nuvem simplesmente gerenciam o mesmo software on-premises em seus próprios data centers e o entregam aos clientes pela Internet, o que é conhecido como hospedagem. Outro modelo mais popular é o Software como Serviço (Software-as-a-Service, ou SaaS).

O SaaS opera com uma arquitetura multi-locatários (multitenant), o que significa que todos os clientes executam a mesma versão do software, separados no nível do banco de dados. Isso cria economias de escala porque o fornecedor só precisa manter uma base de código e todas as personalizações e as integrações são realizadas automaticamente a cada atualização.

Upgrades também exigem pouco esforço por parte dos clientes e são mais frequentes no modelo SaaS.

Por que mudar do on-premises para a nuvem?

Os sistemas on-premises exigem que os clientes mantenham os servidores e outros hardwares em seus próprios data centers. Esse tipo de sistema, geralmente, requer um investimento significativo em hardware, software, espaço e pessoal para implementar e manter.

As atualizações também são problemáticas, porque muitas empresas personalizam fortemente o software de acordo com suas necessidades.

Quando o fornecedor lança melhorias na forma de atualização, as personalizações e as integrações precisam ser testadas e os usuários podem precisar de novo treinamento, o que pode resultar em interrupções significativas para os negócios, às vezes até mesmo em uma nova implementação. Como resultado, muitas empresas renunciam às atualizações e ficam presas a versões mais antigas do software, às vezes conhecidas como “bloqueio de versão”.

Geralmente, soluções de ERP em nuvem oferecem uma abordagem mais eficiente, permitindo que as empresas aproveitem o enorme poder computacional.

A mudança do on-premises para um cloud ERP geralmente oferece custos iniciais mais baixos, implementação mais rápida e redução do uso de recursos físicos e de pessoal. As empresas podem se tornar mais ágeis com sistemas em nuvem porque são altamente adaptáveis e escaláveis.

Isso também permite que os líderes se concentrem na administração de seus negócios e em encontrar maneiras de crescer, uma vez que transfere todo o trabalho com correções de bugs, patches e atualizações para o fornecedor.

12 motivos para mudar para um cloud ERP

Há muitos motivos pelos quais uma empresa pode migrar do on-premises para um cloud ERP, mas aqui estão os principais:

  1. Custos mais baixos

    Os custos iniciais de implementação de software são significativamente mais baixos do que os sistemas on-premises, e os custos contínuos podem ser menores.

    Após a implementação, os custos de assinatura ainda podem ser menores quando você leva em consideração pontos como manutenção, atualização do hardware e equipe de TI necessária para manter tudo isso. A eliminação desses custos pode ser vital para organizações menores que não conseguem justificar o alto custo inicial do ERP on-premises, mesmo que a tecnologia beneficie a empresa.

  2. Atualizações e manutenção

    Como o fornecedor hospeda e mantém toda a infraestrutura do sistema, as empresas não precisam se preocupar com atualizações ou manutenção de seu software ERP. O provedor mantém o banco de dados, os servidores e outras infraestruturas e envia automaticamente novas atualizações ou patches para todos os clientes, garantindo que o software seja seguro e esteja em conformidade com todas as regras e regulamentos aplicáveis. Um único fornecedor lida com quaisquer problemas que possam surgir, aumentando a responsabilidade.

    Como um serviço baseado em assinatura, os fornecedores de ERP em nuvem geralmente oferecem suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, para resolver problemas imediatamente.

    Seus negócios dependem da disponibilidade de seus serviços. Dessa forma, os provedores de ERP em nuvem normalmente podem fornecer maior tempo de atividade e segurança do que uma empresa pode proporcionar com equipe interna de TI.

  3. Acesso a tecnologias emergentes

    A tecnologia de hoje evolui em um ritmo impressionante. Não basta que as empresas simplesmente acompanhem os seus concorrentes, elas devem superá-los. Análise avançada, inteligência artificial, machine learning e outras inovações técnicas oferecem a capacidade de aproveitar imensas quantidades de dados para fazer previsões mais precisas, descobrir insights ocultos, aprimorar operações e desenvolver novas ofertas.

    No entanto, a implementação dessas tecnologias emergentes também exigiu investimentos significativos em infraestruturas e processamento de dados, bem como pessoal com conhecimentos técnicos específicos, os quais, historicamente, colocaram esta tecnologia revolucionária fora do alcance da maioria das empresas.

    O ERP na nuvem fornece uma maneira mais rápida e econômica de aproveitar essas tecnologias proeminentes, eliminando muitos dos obstáculos relacionados a custos e recursos com IA, ML, análises sofisticadas e outras ferramentas de business intelligence já integradas ao serviço. Isso significa que as empresas podem aproveitar a infinidade de benefícios que essas novas tecnologias oferecem sem a infraestrutura física, os custos ou o talento tecnológico necessários para manter os sistemas on-premises.

    Por exemplo, devido à economia de custos, às atualizações automáticas, à escalabilidade e à adaptabilidade que a General Electric obteve após passar de um sistema ERP on-premises para um na nuvem, sua divisão de impressão 3D conseguiu aproveitar as inovações nesse espaço para desenvolver e lançar ideias com mais rapidez e se tornar um motor de crescimento dentro do mundo da manufatura 3D.

  4. Segurança

    Algumas empresas ainda têm receio de colocar os seus dados financeiros na nuvem, muitas vezes alegando preocupações com a segurança. Embora alguns frequentemente vejam isso como uma desvantagem dos sistemas ERP em nuvem, a segurança desse tipo de software é muitas vezes superior à dos sistemas ERP on-premises.

    A tecnologia de nuvem atual é altamente segura com criptografia de ponta, autenticação multifatorial e outras medidas críticas de segurança integradas em cada parte do sistema. Além disso, os servidores de ERP em nuvem estão localizados em instalações seguras e centralizadas, diminuindo o risco de roubo físico.

    Mais uma vez, graças às economias de escala, os fornecedores de cloud ERP podem dedicar mais recursos a aplicações, bases de dados e segurança física do que uma empresa individual.

  5. Implementação

    As soluções em nuvem podem ser configuradas e implementadas significativamente mais rápido do que os sistemas on-premises, e a maioria leva menos de 100 dias. O fornecedor é responsável pela ativação do hardware e do software.

    Isso reduz o tempo de inatividade enquanto a migração é feita e permite que as empresas avancem rapidamente para atender à demanda crescente ou se adaptarem a um mercado em constante mudança.

  6. Dados em tempo real

    O ERP em nuvem fornece dados em tempo real melhor do que os sistemas mais antigos devido ao software. Como as aplicações e as informações estão hospedadas em um local central na nuvem, os dados fornecidos estão sempre atualizados.

    A remoção dos gargalos de vários pontos de integração de software reduz as chances de dados imprecisos nos relatórios e nas previsões.

  7. Personalização mais fácil

    Configurar sistemas on-premises para atender objetivos de negócios específicos é mais caro e requer um investimento maior de tempo e recursos de TI do que o ERP em nuvem, uma vez que tudo tem que ser feito internamente pela própria empresa.

    Isso inclui a combinação certa de funcionalidades de ERP e aplicações de terceiros, além de todas as atualizações necessárias de software e hardware. Tudo isso é agravado em empresas que carecem de uma equipe de TI com experiência no desenvolvimento de soluções de recursos empresariais. Combinados, estes fatores podem tornar a personalização total dos sistemas on-premises insustentável, prejudicando os objetivos de negócios.

    Em comparação, customizar soluções de ERP em nuvem é um processo simplificado e menos dispendioso, pois as personalizações são feitas pelo fornecedor. Não há gastos adicionais com hardware ou software e nenhum conhecimento especializado em ERP é necessário para que as empresas possam projetar um sistema que funcione para suas circunstâncias específicas com investimento mínimo.

  8. Conformidade simplificada

    Para empresas de setores altamente regulamentados, como finanças, defesa e saúde, a atualização manual de sistemas ERP on-premises para cumprir as regulamentações é uma ocorrência frequente e onerosa. Espera-se que as empresas mantenham um conhecimento quase onisciente das atualizações das regras federais, estaduais e internacionais em constante mudança para permanecerem em conformidade e evitarem taxas dispendiosas e outras consequências legais. Elas devem, então, integrar as alterações em seus sistemas atuais, fazendo atualizações de software e hardware conforme necessário.

    Por outro lado, os fornecedores de cloud ERP são proativos no cumprimento das disposições estaduais, federais e internacionais, como HIPPA, GDPR e GAAP. Essas e outras regulamentações já estão incorporadas ao software ERP em nuvem e são atualizadas automaticamente para garantir que as empresas sempre atendam ou excedam os critérios de conformidade.

    Muitos sistemas ERP em nuvem também possuem funcionalidade de localização que permite às empresas alternar entre regulamentações de vários países para facilitar a conformidade em operações globais.

  9. Acessibilidade

    Os sistemas ERP em nuvem são acessíveis a partir de qualquer dispositivo – laptops, smartphones, tablets – com conexão à Internet e a um navegador, possibilitando inserir, compilar e colaborar com dados de qualquer lugar. Isso permite que diferentes departamentos ou unidades de negócios trabalhem em diferentes campi ou países, acessando uma única instância do software sem a necessidade de uma VPN dedicada, como acontece com os sistemas on-premises.

    É importante ressaltar que o acesso ao ERP em nuvem custa menos – não há necessidade de comprar e oferecer suporte a uma VPN ou software de emulação.

    Um Cloud ERP também permite que os principais tomadores de decisão permaneçam conectados quando viajam ou fora do horário normal de trabalho e oferece às empresas um conjunto maior de talentos para explorar, uma vez que podem contratar trabalhadores remotos com mais facilidade.

  10. Escalabilidade

    A escalabilidade rápida e quase ilimitada fornecida pelos sistemas ERP em nuvem é inviável com o ERP on-premises. O dimensionamento de sistemas locais exige atualização ou retrabalho de diversas peças de hardware para atender às necessidades crescentes, uma tarefa cara e complicada.

    O design flexível das soluções em nuvem permite aumentar ou diminuir o uso de recursos conforme necessário, permitindo que o ERP cresça junto com a empresa. Ela pode expandir-se facilmente para acomodar uma onda de novas contratações, a aquisição de outra empresa ou a adição de novas linhas de produtos ou unidades de negócios.

    O ERP na nuvem também é mais barato para implementar em vários locais, porque a configuração pode ser feita remotamente. Isso significa que os investimentos em hardware são mínimos e não há necessidade de enviar uma equipe de implementação para cada local.

  11. Recuperação de desastres

    Em caso de falha de hardware, incêndio, inundação ou roubo, é fundamental ser capaz de recuperar dados perdidos e continuar as operações com o menor tempo de inatividade possível. Embora a prevenção e a recuperação de desastres sejam pilares da infraestrutura e dos sistemas tecnológicos de uma empresa, a maioria das companhias é negligente nesta área e assume muitos riscos se o seu ERP on-premises for afetado por uma perda catastrófica de dados.

    Os serviços de ERP em nuvem são projetados com a recuperação de desastres em mente e oferecem soluções integradas de prevenção e recuperação, como ter cópias de dados armazenadas em vários locais geográficos, para evitar pontos únicos de falha, e mudar automaticamente para backup de dados quando uma falha é detectada.

  12. Tranquilidade

    Os sistemas ERP on-premises geralmente enfrentam uma data de fim de suporte, na qual os fornecedores dos vários componentes eventualmente descontinuam atualizações e patches de software, reparos de hardware e até param de atender chamadas de suporte técnico para esses produtos.

Os provedores de ERP em nuvem continuam a oferecer suporte total enquanto os serviços são fornecidos, prolongando a vida útil de uma solução além dos sistemas locais e reduzindo a necessidade de rotatividade de tecnologia. O ERP em nuvem também é mais barato para implementar em vários locais ou regiões geográficas, e a configuração pode ser feita remotamente, sem necessidade de enviar uma equipe de implementação para todos os lugares.

Justifique a mudança para a nuvem

Apesar desses benefícios, muitos tomadores de decisão ainda podem questionar a necessidade de migrar para uma plataforma cloud ERP.

A elaboração de uma justificativa para o ERP em nuvem começa com o reconhecimento do que esse tipo de sistema pode fazer pela empresa, como cortar custos, aumentar receitas, otimizar recursos e processos ou resolver problemas específicos.

Após identificar esses pontos, os tomadores de decisão precisam estabelecer o valor que aborda os problemas da organização. Esse valor pode assumir a forma de benefícios quantitativos tangíveis (por exemplo, aumento de receitas ou economia de custos) ou benefícios qualitativos indiretos (por exemplo, aumento de produtividade). A proposição deve considerar vários fatores cruciais, incluindo:

  • Como as taxas de assinatura de uma solução ERP em nuvem se comparam aos custos iniciais de licenciamento do sistema on-premises existente?
  • Quanto se espera que um sistema ERP baseado em nuvem economize em termos de manutenção e suporte, hardware, data center, pessoal e outros custos de TI?
  • Como cada unidade de negócios se beneficiará?
  • Como isso tornará operações como gestão de estoque, reconhecimento de receitas, análises e previsões em toda a organização mais simples?

Outro aspecto crítico a considerar é que muitos fornecedores de ERP locais estão eles próprios migrando para a nuvem. Em muitos casos, os fornecedores estão despriorizando o desenvolvimento e o suporte dos sistemas on-premises legados dos clientes, dificultando a manutenção e a atualização do software e da infraestrutura.

Mesmo quando as empresas optam por migrar para um sistema ERP em nuvem, a atualização é basicamente uma implementação nova, por isso faz sentido pesquisar para garantir que custos, funcionalidades e outras necessidades sejam totalmente atendidas, em vez de ficar com o mesmo fornecedor porque já estão familiarizadas com os serviços.

Além dos benefícios comuns do ERP em nuvem mencionados acima, o retorno sobre o investimento (ROI) esperado é muitas vezes crítico para os tomadores de decisão. A fórmula do ROI do ERP é:

ROI = Benefícios financeiros do ERP/Custo total de propriedade

É calculado dividindo o valor esperado que o sistema ERP contribuiu para os resultados financeiros pelo custo total de propriedade e, em seguida, multiplicando o valor resultante por 100 para obter uma porcentagem. Para esses fins, os benefícios financeiros incluem vantagens diretas, como aumento de vendas, e indiretas, como redução de custos. O TCO inclui implementação, taxas de assinatura, pessoal, treinamento e manutenção.

Então, por exemplo, um sistema ERP em nuvem que tem um benefício total esperado de US$ 100.000 e um custo total de implementação de US$ 75.000 obtém um ROI de 133%.

O retorno do investimento é de particular interesse para os CFOs e outros tomadores de decisões que pretendem minimizar as despesas de capital e, ao mesmo tempo, reduzir os custos operacionais. Os defensores mais proeminentes das soluções ERP são frequentemente as equipes de finanças e contabilidade. Uma pesquisa com 255 empresas constatou que 89% dos entrevistados identificaram a contabilidade como a função mais importante do ERP.

Um impulsionador significativo desse sentimento por parte dos CFOs é o desejo de controlar os custos não planejados acerca do funcionamento de um sistema ERP on-premises, tais como falhas de servidores, quebra de switches de rede, falhas de hardware, perda de dados, etc.

Em suma, cada componente de um sistema on-premises representa uma possível despesa inesperada. A tecnologia de ERP em nuvem elimina a maioria dessas possibilidades e reduz muitos gastos não planejados, diminuindo significativamente os gastos com hardware e software, implementação e equipe de TI. O modelo de assinatura também oferece custos mais previsíveis.

Essencialmente, defender a migração para um cloud ERP significa desenvolver uma narrativa de mudança e apoiá-la com números concretos.

Histórias de sucesso da nuvem

Para muitas empresas, migrar de on-premises para a nuvem tem sido recompensador. Essas empresas normalmente citam a velocidade com que o ERP em nuvem pode ser implementado, as economias substanciais de custos e como o sistema apoia o crescimento.

Implementação rápida

As empresas que escolhem uma solução ERP em nuvem podem se beneficiar de sua implementação mais rápida e simples. Esse tipo de solução permite que as empresas comecem a trabalhar com funcionalidades escalonáveis que permitem ajustes rápidos e podem apoiar novas iniciativas.

Por exemplo, depois de se separar de sua antiga controladora, a Intuit, a Quicken precisou fazer uma rápida mudança do sistema ERP da Intuit para o NetSuite como condição para sua reorganização. O sistema ERP NetSuite facilitou a migração e minimizou os problemas durante um período tumultuado.

Da mesma forma, o Cloud ERP permitiu que a distribuidora de materiais de escritório Sourcingpartner substituísse sua tecnologia de estoque e logística para atender à crescente demanda de uma base de clientes expandida e de novas linhas de produtos. A Sourcingpartner implementou o NetSuite em apenas 95 dias, a tempo para a temporada mais movimentada do ano.

Economia

O ERP em nuvem pode oferecer economias de custos significativas, tanto em funcionalidade quanto em TCO. A distribuidora Right Way Medical, por exemplo, precisava substituir seu conjunto de cinco sistemas – incluindo Excel – por um ERP holístico baseado em nuvem. A empresa agora trabalha apenas com NetSuite, além de sua ferramenta proprietária de ativos fixos. O NetSuite realiza o trabalho de dois a três funcionários e reduz dias do processo de faturamento da empresa, economizando tempo e custos.

Na mesma linha, a maior fabricante mundial de carpetes, Shaw Industries, adotou o NetSuite para administrar subsidiárias na China — onde implementou uma fábrica de 19.500 metros quadrados com 250 trabalhadores — e em outros países como parte de uma abordagem de ERP de dois níveis. A Shaw concluiu esse empreendimento ambicioso antes do prazo e por uma fração do custo dos sistemas on-premises.

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Selecionar o provedor de ERP em nuvem e o parceiro de implementação certos pode garantir que a migração do sistema on-premises para a nuvem seja bem-sucedida.

Com mais de clientes, NetSuite ajudou muitas empresas a migrar para a nuvem e a perceber as vantagens deste modelo de implementação. A plataforma unificada de ERP NetSuite permite que as empresas obtenham uma visão completa de sua organização em um só lugar e impulsionem melhorias operacionais em finanças, gerenciamento da cadeia de suprimentos, recursos humanos e gestão de clientes.

O resultado são empresas mais eficientes que muitas vezes conseguem reduzir custos e aumentar a lucratividade, como evidencia a seção anterior.

O ERP na nuvem unifica departamentos isolados e permite que as organizações resolvam desafios, melhorem processos e cumpram objetivos. Em última análise, o ERP em nuvem tem quatro benefícios principais:

  • Fornece às empresas a agilidade para atender às demandas do mercado em rápida evolução.
  • Facilita maior produtividade, receita e crescimento a um custo menor.
  • Permite que as empresas expandam e reduzam a infraestrutura e as aplicações conforme necessário.
  • Incentiva o desenvolvimento, aumentando a viabilidade e a capacidade de conceber novos produtos e serviços.

Todos esses benefícios tornam o ERP em nuvem um investimento valioso para muitas empresas em diversos setores. Com o tempo, mais pessoas perceberão as vantagens de gerenciar seus negócios na nuvem e farão a mudança.

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