O Que é SaaS ERP?

O SaaS ERP é um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) hospedado no data center do fornecedor, em vez de nos servidores ou na infraestrutura da organização compradora (como ocorre no ERP on-premises). Isso permite que os usuários finais da empresa acessem o software diretamente pela internet.

A mais recente pesquisa SaaSPath da IDC mostra uma preferência esmagadora - como em 74% dos clientes de ERP entre 1.915 organizações que responderam - por um conjunto integrado de aplicações que elimina o cuidado e a manutenção de sistemas on-premises.

O software de planejamento de recursos empresariais fornecido em um modelo como serviço atende a esse requisito. O software SaaS ERP é gerenciado pelo fornecedor de software e hospedado na nuvem. Em comparação com o ERP on-premises, ele pode reduzir os custos e as despesas gerais de TI e, ao mesmo tempo, manter todos os usuários com a versão mais recente do software.

O Que é ERP?

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) se tornaram populares nos anos 90 e 2000(opens in a new tab) à medida que as empresas perceberam que poderiam aumentar a eficiência por meio da automação e melhorar a tomada de decisões, fornecendo visibilidade em toda a organização.

Os sistemas de ERP atuais integram e automatizam funções essenciais de negócios financeiros e operacionais e fornecem uma única fonte de insights de dados de fontes, incluindo livro-razão (GL), contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento e relatórios financeiros. Os sistemas ERP modernos também oferecem gestão de estoque, de pedidos e da cadeia de suprimentos, além de ajudar no setor de compras, produção, distribuição e atendimento. As empresas podem optar por incluir software de gestão de recursos humanos (HRMS)(opens in a new tab) e gestão de relacionamento com o cliente (CRM)(opens in a new tab) e recursos de comércio eletrônico.

Agora, os recursos de relatórios e análises em tempo real que o ERP oferece são essenciais para o sucesso de diversos tipos de empresas.

Tipos de sistemas ERP: hoje, existem dois modelos principais de implementação para o ERP(opens in a new tab). O software ERP on-premises é hospedado em servidores privados e gerenciado por recursos de TI dedicados. O ERP na nuvem, uma categoria que inclui o SaaS, é o tipo de implementação que mais cresce, de acordo com a IDC, e traz muitas vantagens.

O Que é ERP na Nuvem?

O ERP na nuvem é qualquer implementação hospedada remotamente no data center de um provedor comercial e entregue pela internet. Como acontece com outros serviços de nuvem, os usuários acessam o software ERP em nuvem por meio de um navegador da Web.

Essas implementações podem ser single-tenant ou multitenant. Em um modelo single-tenant, uma empresa tem sua própria instância separada do software em execução em hardware dedicado, permitindo maior controle de personalizações e atualizações. No entanto, o proprietário é responsável pela configuração e manutenção, e isso é caro.

Com um modelo de nuvem multitenant, muitas empresas compartilham a mesma instância do software e da infraestrutura, embora os dados de cada cliente sejam armazenados e protegidos separadamente. O ERP em nuvem multitenant oferece a todos os usuários a mesma funcionalidade, e todos os clientes recebem atualizações e upgrades simultaneamente. Geralmente é mais acessível, permite integrações mais fáceis e requer gestão mínima por parte da equipe de TI da empresa.

O Que é SaaS ERP?

O SaaS ERP é uma categoria dentro do ERP em nuvem, embora os dois termos sejam frequentemente usados como sinônimos.

Os produtos de software em nuvem, quando implementados como um sistema multitenant, são considerados software como serviço. Como outros produtos SaaS, o SaaS ERP é gerenciado pelo provedor de software. Ele usa principalmente o modelo multitenant, o que significa que os clientes de um fornecedor compartilham uma instância do software e usam a mesma infraestrutura

Ao decidir qual é o melhor modelo para sua situação, os líderes de finanças e TI e, possivelmente, de vendas e RH, devem fazer uma análise. Os fatores a serem incluídos são os seguintes:

Custo do SaaS ERP

Como o nome sugere, o SaaS ERP é um serviço de assinatura e os provedores cobram os clientes mensalmente ou anualmente.

Os gastos com tecnologia são menores com o SaaS ERP. Além da economia obtida com a não aquisição de hardware para executar uma instância privada do sistema, a empresa não precisa de uma equipe grande de TI para manter e proteger o software ou de um data center para hospedá-lo.

Muitos fornecedores de SaaS ERP cobram por usuário, enquanto outros têm preços em camadas com base no tamanho da empresa e nos recursos necessários. De qualquer forma, o custo de uso geralmente aumenta à medida que uma organização cresce ou adota mais módulos.

Os analistas sugerem que as linhas de tendência do TCO do SaaS em relação ao TCO on-premises se cruzarão em três a cinco anos, mas isso pode variar muito. Há uma série de calculadoras de custo total de propriedade online que podem fornecer um panorama bastante preciso.

Outra consideração importante é a velocidade de uso.

Implementação do SaaS ERP

Em geral, os sistemas SaaS ERP podem ser colocados em funcionamento mais rápido do que começar do zero com um software local. Há uma lista de verificação de implementação mais curta, em grande parte porque não há servidores para instalar nem configuração de computadores e smartphones necessários para acessar o ERP. Além disso, a integração de sistemas complementares, como o CRM, é muito mais fácil se essas soluções forem baseadas na nuvem, e ainda mais se forem do mesmo provedor.

Mesmo assim, não importa como você o faça, a migração de dados será um desafio. Isso pode acontecer na implementação de um novo sistema SaaS ERP, na migração entre sistemas SaaS ou na integração de um software on-premises com um ERP em nuvem. A menos que você seja uma startup com poucos dados financeiros ou de clientes, isso leva tempo e esforço. Se você planeja conectar sistemas diferentes, pergunte sobre as APIs disponíveis.

Vantagens do SaaS ERP

Há um motivo pelo qual o SaaS ERP ganhou popularidade: ele oferece os benefícios do ERP em nuvem mencionados acima e muito mais. As vantagens do SaaS ERP em relação ao ERP em nuvem on-premises ou single-tenant incluem:

• Funcionalidade pronta para uso para as principais funções de negócios, como contabilidade, estoque, pedidos e gestão de registros de clientes.
• Não há necessidade de configurar servidores ou investir em infraestrutura adicional à medida que a empresa cresce.
• Atualizações automáticas do fornecedor (geralmente várias vezes por ano) garantem que todos os usuários tenham acesso aos recursos mais recentes.
• Uma interface mais moderna e fácil de usar.
• Um modelo de segurança e desempenho que proporciona uma experiência de usuário superior e, ao mesmo tempo, assegura a privacidade.

Desvantagens do SaaS ERP

O SaaS ERP apresenta algumas limitações em comparação com o ERP single-tenant na nuvem ou on-premises que podem ser inconvenientes para algumas empresas, como:

• Os fornecedores lidam com a segurança dos dados, o que pode não atender às necessidades de algumas organizações, especialmente aquelas com padrões regulatórios ou de conformidade mais rigorosos.
• Há menos oportunidades de personalização para atender às necessidades comerciais exclusivas.
• Os custos de assinatura aumentam com o tempo e à medida que a empresa cresce e inclui mais dados e licenças. O lado positivo é que esses custos são opex (despesas operacionais) e previsíveis, desde que a empresa tenha um processo para controlar o uso.

SaaS ERP vs. ERP On-Premises

Embora o on-premises e o SaaS ERP(opens in new tab) sejam diferentes em muitos aspectos, eles têm o mesmo objetivo: criar um único banco de dados unificado que contenha informações e processos de toda a empresa. Dependendo do negócio, um ERP pode extrair dados de aplicações para recursos humanos (HCM), gestão da cadeia de suprimentos (SCM), engenharia, comércio eletrônico, vendas e marketing e gestão de relacionamento com o cliente (CRM).

Também é possível que alguns ou todos esses recursos façam parte do próprio sistema SaaS ERP.

O software ERP on-premises é instalado nos servidores da empresa. Em geral, os clientes pagam uma taxa de licenciamento única no momento da compra, além de taxas de manutenção anuais, em vez de uma assinatura recorrente. A empresa é responsável por manter a infraestrutura de suporte e configurar e atualizar o software, o que pode exigir o pagamento de serviços de configuração e manutenção ao fornecedor ou a terceiros.

Por outro lado, uma solução SaaS ERP é hospedada e gerenciada pelo provedor do software.

Algumas empresas combinam aspectos da nuvem e do ERP on-premises. Essas configurações híbridas de ERP podem ser complexas e exigir integrações personalizadas. O termo “ERP hospedado” se refere a uma única instância do software on-premises que é executada em servidores remotos de propriedade de um fornecedor terceirizado e alojada em um data center terceirizado; o cliente é responsável pelas atualizações e pela maior parte da manutenção. Uma instância de ERP hospedada é executada em uma nuvem privada, enquanto o SaaS usa a nuvem pública.

Alguns fornecedores de SaaS ERP oferecem uma opção de single-tenant que oferece a um cliente uma instância dedicada do software. Isso permite às empresas maior autonomia para decidir quando realizar atualizações e como gerenciar a segurança e a infraestrutura. No entanto, eles abrem mão dos benefícios da multitenancy, conforme explicado acima.

Qual é o Melhor para o Seu Negócio?

Um dos principais impulsionadores do crescimento do SaaS é que ele coloca pequenas e médias empresas em igualdade de condições com grandes empresas no acesso a softwares empresariais de alta qualidade e repletos de recursos. Antes, quando as empresas queriam implementar ERP, elas precisavam de financiamento significativo para pessoal de TI, centros de dados e assinaturas. Mas agora é diferente. Os custos iniciais são menores — às vezes drasticamente menores — do que os do ERP on-premises.

O SaaS ERP é ideal para empresas que:

• Não querem gastar tempo, esforço e dinheiro com manutenção e atualizações e não têm uma grande equipe de TI ou simplesmente preferem usar essa equipe para outras iniciativas.
• Querem custos iniciais baixos e um caminho relativamente rápido para o uso.
• Não precisam de personalização extensiva do sistema e se sentem confortáveis com a segurança oferecida pelo provedor de nuvem pública que hospeda o serviço.

O ERP hospedado ou on-premises pode fazer sentido para as empresas que precisam de uma personalização considerável para seu próprio modelo de negócios, que têm um extenso software desenvolvido internamente ou outras necessidades especiais. Essa também pode ser uma opção melhor para organizações, como agências governamentais, que devem ter controle físico sobre seus dados e não podem confiar o armazenamento a terceiros. Regras internas ou regulatórias podem exigir que uma organização mantenha os dados em seus próprios servidores. Mas as empresas que seguem esse caminho precisam de experiência interna e capital significativos para oferecer suporte não apenas à implementação, modificações e atualizações do sistema, mas também à segurança. Os provedores de nuvem têm a escala para implementar sistemas de última geração com grandes equipes de segurança, uma proposta que pode pesar no bolso dada a escassez global de profissionais de segurança cibernética.

O ERP hospedado ou o SaaS ERP single-tenant fazem mais sentido para as empresas que desejam o controle e a segurança de uma solução on-premises, além de obter flexibilidade e reduzir os custos de pessoal de TI.

Por fim, o SaaS ERP single-tenant foi desenvolvido para garantir a confiabilidade e a segurança física, o que pode reduzir as preocupações com o controle de dados e, ao mesmo tempo, oferecer muitos dos benefícios de uma solução gerenciada, incluindo uma equipe dedicada à manutenção das instalações. No entanto, a personalização pode ser mais limitada com o SaaS single-tenant do que com um sistema on-premises devido às restrições e requisitos do provedor de nuvem que hospeda o software.

Casos de Uso e Recursos do SaaS ERP

Muitas startups ou empresas de rápido crescimento optam pelo SaaS ERP porque é mais econômico para começar a operar ou porque a liderança acredita que dessa forma fazem uso mais eficiente de seus recursos do que com os modelos de nuvem on-premises ou não SaaS. Faz sentido se concentrar em melhorar o produto ou serviço e manter os clientes satisfeitos e deixar de lado a gestão de sistemas de TI não relacionados aos produtos.

Os provedores de SaaS também oferecem escalabilidade sem complicações conforme a empresa cresce e módulos para atender a casos de uso e necessidades em evolução.

Empresas maiores frequentemente recorrem ao SaaS ERP como parte de uma estratégia de ERP de duas camadas. Nesse modelo, uma organização usa um ERP on-premises, geralmente altamente personalizado, em seu escritório principal, mas coloca, por exemplo, uma subsidiária ou um escritório internacional em um sistema SaaS ERP. Cada modelo atende às necessidades de sua base de usuários, e as informações da plataforma SaaS podem alimentar o ERP principal quando as duas plataformas são integradas.

Outras empresas veem o software SaaS como a melhor opção para substituir sistemas herdados que exigem muita manutenção. Essas são geralmente empresas mais maduras que usam o mesmo ERP antigo ou desenvolvido internamente há décadas. O SaaS ERP oferece a essas organizações um caminho rápido para a modernização e pode reduzir os gastos com TI e as dores de cabeça com manutenção.

O Papel da Nuvem no ERP

A computação em nuvem apresentou um aumento na popularidade nas duas últimas décadas devido às suas vantagens em relação à TI on-premises, incluindo:

• Maior flexibilidade, pois os usuários podem fazer login em qualquer dispositivo com conexão à internet.
• Custos iniciais reduzidos, pois não há servidores ou outros equipamentos para compra.
• Elasticidade – uma empresa usa apenas os recursos de que precisa, a qualquer momento.
• Implementações mais rápidas e simples.(opens in a new tab)
• Compartilhamento mais fácil de informações com partes internas e externas.

SaaS ERP e Transformações Digitais

O ERP é um software básico para negócios e essencial para a tomada de decisões orientada por dados e processos de automação.

Como o software de ERP é a fonte central de informações para toda a organização, muitas vezes é o sistema que as corporações buscam atualizar primeiro. Optar pelo SaaS ERP é uma escolha lógica para qualquer empresa que queira aproveitar as vantagens dos avanços tecnológicos, aumentar a eficiência, melhorar a experiência do cliente e descontinuar os sistemas on-premises desenvolvidos internamente ou desatualizados.

Em junho, a IDC divulgou um relatório prevendo que o mercado mundial de software de ERP atingiria US$ 32,6 bilhões em 2024, acima dos US$ 28,3 bilhões em 2019. Isso é um CAGR respeitável de 2,9%. Mais vantajoso para as empresas interessadas em ERP, no entanto, é o fato de que as empresas de análise esperam que a nuvem diminua a diferença em relação ao on-premises: de 73,6% on-premises vs. 26,4% na nuvem em 2019 para 51,6% on-premises vs. 48,4% na nuvem em 2024. Isso equivale a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 16,2% e se deve, em grande parte, à evolução do que a IDC chama de “produtos de ERP para empresas de todos os tamanhos” adequados para empresas menores.

Um sistema SaaS ERP permite que as empresas permaneçam na vanguarda e em pé de igualdade com os concorrentes, pois todos os clientes estão sempre com a versão mais recente. Também abre a porta para a integração com uma vasta gama de outras soluções em nuvem, incluindo sistemas essenciais como CRM e HRMS, bem como ferramentas de análise e visualização de dados. É aqui que o poder da computação em nuvem realmente brilha: ela reúne todos esses insights em um só lugar, disponibilizando os dados mais recentes para qualquer pessoa com um computador, smartphone ou tablet conectado.

Futuro do SaaS ERP

Os principais fornecedores de ERP estão trabalhando para expandir os recursos de suas soluções na nuvem. Esses esforços incluem automação de processos, análises avançadas e interfaces cada vez mais fáceis de usar e que permitem insights de "autoatendimento". Quando um profissional de finanças consegue identificar rapidamente as tendências sem precisar da ajuda da TI, já é uma grande vitória.

Olhando para o futuro, os provedores estão trabalhando na integração de tecnologias de ponta, como machine learning, IoT e blockchain.

O software com machine learning, por exemplo, está constantemente aprendendo e se torna mais inteligente ao longo do tempo. O machine learning permite que as empresas automatizem muitas tarefas manuais e repetitivas relacionadas à reconciliação e geração de relatórios, economizando tempo e dinheiro. Essa tecnologia também pode prever mudanças futuras na demanda e sinalizar transações incomuns que podem ser fraudulentas.

A IoT (Internet das Coisas) abrange uma variedade de equipamentos conectaos, como sensores, scanners e câmeras, que podem transmitir informações de volta ao sistema ERP. Dispositivos de IoT podem monitorar o status de uma peça de maquinaria ou mostrar a localização de um caminhão que transporta um pedido de reposição, por exemplo. Quando os líderes da cadeia de suprimentos podem ver essas informações quase em tempo real, elas fornecem uma visão mais completa das operações atuais.

O blockchain pode armazenar com segurança a enorme quantidade de informações colocadas no ERP ao longo do tempo, mantendo um histórico detalhado de cada transação. Uma rede blockchain também pode trazer uma valiosa transparência às transações entre empresas. Por exemplo, se fornecedores de peças, fabricantes e distribuidores aderirem a uma rede blockchain, cada parte poderá rastrear o movimento de peças e produtos e verificar a cadeia de propriedade. O blockchain também abre oportunidades de automação, permitindo que um sistema acione uma remessa quando um pedido é recebido ou crie uma fatura quando os itens saem do depósito.

Os benefícios apresentados por essas e outras tecnologias são um dos principais motivos pelos quais mais empresas estão migrando para o SaaS ERP, e porque o ERP em nuvem desempenhará um papel central no futuro dos negócios.