11 funcionalidades do sistema ERP e seus benefícios

Traduzido e adaptado por: Pauline Barboza

Quer aumentar a eficiência da sua equipe financeira e aprimorar as operações da empresa? Os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) atuais integram e automatizam funções financeiras e operacionais essenciais. Além disso, oferecem uma variedade de insights a partir de dados de razão geral (GL), contas a pagar (AP), contas a receber (AR) e relatórios financeiros. Entre as funcionalidades do sistema ERP moderno estão ainda a gestão de estoque, pedidos e cadeia de suprimentos, além de compras, produção, distribuição e atendimento de pedidos (fulfillment).

As funcionalidades de gestão do relacionamento com o cliente (CRM) proporcionam benefícios adicionais.

Compreender as principais funcionalidades do sistema ERP deixa claro por que esse software desempenha um papel tão decisivo. Confira a seguir 11 recursos essenciais para levar em conta ao avaliar sistemas ERP.

1. Integração

Silos de dados geram ineficiência, perda de oportunidades e departamentos trabalhando em direções opostas. O principal e talvez mais significativo benefício do ERP é proporcionar uma visão centralizada dos dados financeiros, operacionais e de negócios, que podem ser compartilhados por toda a organização em tempo quase real.

Os sistemas ERP oferecem os meios para desenvolver a inteligência de negócios, transformando esses dados em relatórios e insights que a empresa pode usar para realocar recursos ou aproveitar novas oportunidades de mercado, entre outras ações.

2. Automação

O ERP permite automatizar tarefas repetitivas, como processamento de pedidos, faturamento, emissão de relatórios e muito mais. A automação reduz o tempo gasto com a digitação manual de dados, diminui erros e permite que os colaboradores se dediquem a atividades de maior valor agregado.

Pela própria natureza do ERP, os dados inseridos por um usuário ficam disponíveis para toda a organização. Assim, por exemplo, um módulo de rastreamento de estoque pode disparar automaticamente a expedição e o faturamento assim que determinado SKU fica disponível, gerando mais receita e proporcionando uma experiência melhor ao cliente. Da mesma forma, executivos de diferentes áreas de negócios podem receber automaticamente relatórios atualizados sobre posição de caixa e outras métricas para embasar suas decisões.

3. Análise de dados

Utilizar os dados com mais eficácia é uma prioridade constante para CFOs e líderes empresariais, como demonstrou a pesquisa Brainyard’s Winter 2020. O poder da análise de dados permite que os colaboradores reúnam uma ampla variedade de informações e as transformem em insights práticos — seja para identificar novas oportunidades de negócios, otimizar as operações atuais, reduzir custos, detectar fraudes ou melhor atender os clientes.

Os dados mostram que os principais objetivos dos CFOs incluem utilizar dados de forma mais eficaz, construir relatórios com maior precisão, identificar áreas para redução de custos e implementar a automação.

4. Relatórios

Para os executivos, relatórios melhores são quase tão importantes quanto o uso mais eficaz dos dados. Os módulos de relatórios do ERP compilam informações sobre as operações da empresa em informes que permitem às partes interessadas (stakeholders) tomar decisões mais embasadas, aprimorar processos e identificar gargalos antes que eles afetem o negócio. Esses relatórios podem trazer representações visuais, como quadros, gráficos e dashboards, revelando tendências e padrões para impulsionar os resultados da empresa.

5. Rastreamento e visibilidade

As plataformas ERP permitem que as empresas acompanhem, visualizem e compreendam métricas de negócios — um recurso de alto impacto. Elas fazem isso ao facilitar o acesso de toda a empresa a dados em tempo quase real, eliminando silos de informação e oferecendo relatórios e análises para cada segmento da operação.

6. Contabilidade

Os recursos contábeis do ERP permitem rastrear, armazenar e analisar dados financeiros, como contas a pagar (AP), contas a receber (AR), razão geral (GL), orçamentos e projeções (forecasting). Os sistemas também podem realizar tarefas mais avançadas, como gestão fiscal, gestão de ativos fixos (imobilizado), reconhecimento de receita e conciliação multimoeda.

Tempo é dinheiro, e o fechamento contábil mensal sempre demora mais do que os CFOs gostariam. Essa funcionalidade reduz o tempo necessário para conciliar e encerrar as demonstrações financeiras mensais, um ponto crítico para empresas que buscam migrar para fechamentos mensais contínuos.

7. Gestão financeira

A gestão financeira (opens in new tab) é uma tarefa complexa que envolve planejar, organizar e determinar a melhor aplicação dos recursos de uma empresa. Os líderes da área financeira precisam acompanhar e utilizar dados financeiros de todos os departamentos para tomar decisões sobre projetos de capital, fontes de financiamento, gestão de caixa e controles financeiros.

Os sistemas ERP auxiliam as equipes de finanças nesse processo de gestão por meio do rastreamento, análise e emissão de relatórios de dados críticos do negócio. Em organizações de grande porte e alta complexidade, o ERP é uma ferramenta indispensável para uma sólida gestão financeira.

8. Gestão do Relacionamento com o Cliente (CRM)

Os sistemas ERP com recursos de CRM integrados incorporam os dados de relacionamento com o cliente à plataforma, ampliando a visão geral do negócio. Todas as informações do cliente — incluindo contatos, histórico de pedidos, pedidos de compra e status de potenciais clientes (prospects) — ficam reunidas em um banco de dados compartilhado e de fácil acesso.

Os sistemas de CRM permitem automatizar processos como o preenchimento de pedidos de compra, a geração de lembretes de contas a receber e o envio de notificações para que os executivos de contas façam o acompanhamento assim que o prospect atinge uma etapa predefinida do funil de vendas.

9. Vendas e marketing

Os sistemas ERP com CRM integrado também beneficiam os times de marketing e vendas, facilitando processos de venda, upsell, geração de orçamentos e pedidos de compra, projeções e acompanhamento de detalhes essenciais, como margens de lucro e indicadores.

Já as equipes de marketing aproveitam a capacidade de gerar mais leads, criar e executar campanhas com rapidez e monitorar o comportamento do cliente ao longo do ciclo de vendas.

Em estreita sintonia com os colegas de finanças e operações, as equipes de vendas e marketing utilizam os recursos do ERP para entregar uma experiência superior ao cliente em todo o funil de vendas.

10. Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM)

Os sistemas ERP oferecem visibilidade sobre a eficiência da cadeia de suprimentos (SCM) ao rastrear demanda, estoque, processos de manufatura, logística e distribuição. Uma cadeia de suprimentos totalmente automatizada e integrada otimiza as operações ao sugerir pedidos de compra, ordens de produção e ordens de transferência entre diferentes unidades.

Os sistemas de SCM também ajudam a definir metas de estoque e simplificam o planejamento de recursos de distribuição. Dados em tempo real sobre a cadeia de suprimentos auxiliam na identificação de gargalos, oferecendo maior controle e gestão sobre o estoque.

11. Manufatura

O ERP nasceu originalmente voltado para o setor fabril. Hoje, esses sistemas trazem alta eficiência aos processos industriais ao auxiliar no planejamento de produtos, compra de matéria-prima, monitoramento da produção e previsões de demanda. Outros módulos incluem gestão de montagem, lista de materiais (BOM), gestão de ordens de produção, controle de chão de fábrica, planejamento de distribuição e rastreamento de produtos.

Em conjunto com a SCM, as ferramentas de manufatura do ERP elevam a capacidade da empresa de gerenciar e automatizar as principais decisões de planejamento e previsão de estoque.

Todos esses recursos em um só lugar com o NetSuite ERP

O NetSuite atende pequenas e médias empresas de todos os setores, oferecendo insights em tempo real, melhor atendimento ao cliente e redução nos custos da cadeia de suprimentos ao integrar e automatizar funções financeiras e operacionais cruciais — como gestão de estoque, pedidos e cadeia de suprimentos, compras, produção, distribuição e atendimento de pedidos (fulfillment). Descubra como o NetSuite ERP pode levar a sua empresa ao próximo nível.

Perguntas frequentes sobre funcionalidades do sistema ERP

O que é um ERP e quais são suas funcionalidades?

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema utilizado por organizações para gerenciar e integrar partes essenciais de suas operações. Ele agiliza o fluxo de informações entre diversas funções do negócio e gerencia conexões externas, sendo vital para empresas de diversos portes e setores.

Entre as funcionalidades do sistema ERP estão a integração de diferentes processos de negócios (como vendas e finanças), automação de tarefas manuais, ferramentas de análise de dados para tomadas de decisão embasadas, rastreamento e visibilidade para maior discernimento operacional, além de ferramentas de conformidade e relatórios para adesão às regulamentações.

Quais são os principais componentes de um ERP?

Entre os principais componentes de um ERP estão: 1) Gestão do Relacionamento com o Cliente (CRM), que cuida de vendas e atendimento ao cliente; 2) Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM), que supervisiona o fluxo de bens e serviços; 3) Gestão Financeira, que cuida da contabilidade e dos relatórios financeiros; 4) Gestão de Manufatura/Produção, que gerencia cronogramas de produção e qualidade dos produtos.

Quais são as 3 características de um ERP?

As três características marcantes dos sistemas ERP são a sua flexibilidade para se adaptar aos processos exclusivos da empresa, a modularidade que permite integrar módulos seletivamente e um banco de dados centralizado que garante informações consistentes e atualizadas em todos os departamentos.

Quais são os 6 principais benefícios do ERP?

Os principais benefícios do uso de um sistema ERP incluem: 1) Maior eficiência por meio de processos de negócios otimizados; 2) Melhores relatórios e planejamentos para tomada de decisões mais assertivas; 3) Informações integradas e consistentes em toda a organização; 4) Redução de custos operacionais e administrativos; 5) Maior segurança e qualidade dos dados; 6) Atendimento aprimorado ao cliente graças ao acesso facilitado às suas informações. Esses benefícios demonstram como os sistemas ERP são essenciais para gerenciar operações complexas nas empresas modernas, oferecendo uma solução completa para a gestão eficiente de diversos departamentos e funções.