Qual ERP escolher? 10 dicas para selecionar seu fornecedor

Escolher um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) é uma das decisões mais importantes que uma empresa pode tomar.

Para ter certeza de qual ERP escolher, há muito a considerar; não apenas os recursos, o custo e o modelo de implementação do ERP, mas também os fornecedores por trás deles, com quem você trabalhará por muitos anos.

Uma avaliação minuciosa leva tempo, mas o investimento valerá a pena em termos de eficiências operacionais e de custo rapidamente percebidas, integração e análise avançada de dados que informam a tomada de decisões em tempo real e suporte para o crescimento futuro.

Este guia, repleto de critérios de avaliação de ERP e fornecedores, ajudará você a tomar a decisão certa para a sua empresa.

Avalie e estabeleça requisitos do ERP

Um ERP gerencia várias funções e processos de negócios da organização em um único sistema, integrando atividades e dados para que toda a empresa trabalhe em conjunto,o que também aumenta a colaboração entre departamentos.

Dado o amplo impacto do ERP em toda a empresa, uma equipe interna de diferentes áreas do negócio deve ter voz ativa na elaboração de uma lista de verificação dos requisitos do ERP antes que qualquer sistema ou fornecedor seja considerado.

Essa equipe de avaliação geralmente inclui a alta administração, gerentes de projeto e chefes do departamento de contabilidade, vendas, compras, marketing, entre outros, além da equipe de TI.

A primeira tarefa para saber qual ERP escolher é se reunir com as próprias equipes para avaliar suas respectivas metas, os tipos de recursos necessários para alcançá-las e os casos de uso.

Já com as listas de desejos individuais, a equipe interna pode se reunir, chegar a um consenso e elaborar uma lista geral de requisitos do ERP(opens in a new tab).

Esse é também o momento para definir e documentar o retorno sobre o investimento esperado (ROI) e quanto tempo falta para que esses benefícios sejam obtidos. Fazer isso no estágio de avaliação facilitará a medição do ROI posteriormente.

Conheça as funções do ERP

Os principais sistemas de ERP integram várias funções críticas de negócios, como marketing e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Elas também são escaláveis: funções separadas podem ser conectadas como módulos(opens in a new tab) ao sistema ERP para que as empresas em crescimento possam adquirir novas funções à medida que suas necessidades se expandem.

Uma pesquisa realizada em 2020 com empresas que buscam comprar uma solução de ERP mostrou que quase nove em cada 10 citaram a contabilidade como a função do ERP mais crítica(opens in a new tab), seguida de estoque e distribuição.

Os ERPs mais abrangentes também incluirão módulos para finanças, manufatura, compras, ecommerce, automação de marketing e diferentes tipos de gerenciamento, incluindo estoque, pedidos, relacionamento com o cliente (CRM) e funcionários.

Ao considerar a implementação de novas funções, considere práticas e processos de negócios atuais que podem ser aprimorados pela automação, aumentando a eficiência e reduzindo custos.

Além disso, determine se o ERP pode se integrar facilmente a outros sistemas corporativos legados que devem permanecer em vigor.

Determine o orçamento e o cronograma

Com os requisitos em mãos, a próxima etapa é determinar um orçamento e um cronograma para avaliações, demonstrações, implementação e treinamento de fornecedores de ERP.

Em geral, o ERP baseado em nuvem custa menos do que um sistema on-premises, principalmente ao considerar os investimentos iniciais.

O tempo gasto pela equipe de avaliação também deve ser considerado como custo. Certifique-se de que o custo final de um ERP seja compensado pela economia resultante e pela eficiência adicional.

Depois que souberem qual ERP escolher, colocá-lo em uso pode levar de 30 dias a mais de um ano, dependendo da complexidade e do modelo da implantação. Os ERPs na nuvem geralmente levam muito menos tempo para serem configurados.

10 principais critérios para seleção de um ERP

Um sistema ERP fará parte da empresa por muitos anos, portanto, não é uma decisão a ser tomada de forma imprudente. A seguir, apresentamos 10 critérios importantes a serem considerados quando seu negócio estiver avaliando as opções.

• 1. Requisitos comerciais

  O que você precisa que seu sistema ERP faça? A pergunta pode parecer simples, mas a resposta requer muita reflexão.

  É nesse momento que uma equipe interna, designada de partes interessadas das diferentes áreas do negócio, pode ser extremamente útil.

  Cada membro deve primeiro obter o feedback de suas próprias equipes sobre como esperam usar o novo sistema, incluindo os recursos desejados.

  Depois, a equipe interna pode elaborar um documento da análise de requisitos de negócios que coordene o feedback, articule uma visão geral de como o sistema agregará valor (também conhecido como ROI) para cada parte aplicável do negócio e defina quais métricas serão usadas para medir esse ROI previsto.

  Esse documento pode ser usado como guia e/ou lista de verificação ao avaliar diferentes sistemas e, em última análise, para medir o ROI do sistema ERP.

• 2. Recursos do ERP

  Diferentes empresas e seus departamentos exigirão recursos que ofereçam suporte aos seus processos específicos.

  Porém, é provável que todos eles tenham em comum a necessidade de uma interface e um painel intuitivos, que aprimorem o gerenciamento e a colaboração entre departamentos com indicadores chave de desempenho (KPIs) de fácil leitura e criação de relatórios.

  Outros requisitos comuns incluem business intelligence, recursos de mineração e segurança de dados avançados.

  Para saber qual ERP escolher, saiba que ele também deve ser capaz de integrar dados de sistemas existentes e ser personalizável (saiba mais a seguir).

• 3. Custo total de propriedade e ROI

  Isso depende do modelo de implantação escolhido.

  Quando o ERP é instalado on-premises, a empresa é responsável por todos os custos iniciais de hardware e software – bem como os custos associados à implementação, personalização, atualizações à medida que a empresa cresce – e de segurança.

  Os custos adicionais incluem treinamento de funcionários, manutenção e suporte contínuos.

  Alguns custos são únicos, outros são contínuos, e o número de usuários também pode ter um impacto.

  O custo total de propriedade (TCO) geralmente é muito alto, portanto, obter o ROI do ERP geralmente leva mais tempo do que em sistemas menos críticos para os negócios.

  O ERP baseado em nuvem, que é configurado, hospedado e gerenciado por um fornecedor de nuvem, reduz, elimina ou amortiza muitos desses custos, reduzindo o TCO e acelerando o ROI, um dos principais motivos pelos quais os modelos de implementação em nuvem são populares entre as empresas em expansão.

  O sistema é acessado pela internet, com a segurança gerenciada pelo fornecedor de nuvem e o software entregue como serviço. O fornecedor também cuida das atualizações, dos upgrades e da manutenção do software.

• 4. Integração de sistemas

  Um ERP não apenas deve integrar processos de negócios diferentes, mas as soluções líderes também deverão ser integradas a quaisquer sistemas e aplicações existentes que a empresa quiser continuar usando.

  E, se for o caso, o novo fornecedor deve ter conectores disponíveis que façam exatamente o que o nome indica, de preferência permitindo a sincronização em tempo real para que os dados entre os sistemas estejam sempre atualizados.

  Leve isso em consideração ao pensar em qual ERP escolher!

• 5. Suporte e treinamento

  O sistema ERP exigirá suporte para implementação inicial, operações diárias contínuas e treinamento de funcionários.

  Determine se o fornecedor oferece todos esses tipos de suporte de implementação, sua habilidade específica em seu segmento de negócios, quais níveis de escalonamento de suporte estão disponíveis para atender às necessidades da sua empresa e qual é o tempo de resposta garantido.

  O suporte gerenciado pode ser uma opção por uma taxa mensal.

• 6. Implementação

  A implementação do ERP pode levar de um mês a mais de um ano, dependendo se o sistema for implantado on-premises, na nuvem ou em uma combinação híbrida.

  De modo geral, a empresa pode começar a operar mais rápido com um sistema ERP baseado em nuvem, já que o fornecedor cuida da implementação, em vez de consumir recursos internos.

  Um novo ERP normalmente é implementado em fases(opens in a new tab) e envolverá a migração de dados, o que exige a limpeza de dados para garantir a qualidade dos mesmos.

  Testes rigorosos são essenciais antes de entrar em operação.

• 7. Experiência do fornecedor no setor

  Além de avaliar o software de ERP, recomendamos avaliar também a experiência dos fornecedores em seu setor.

  O fornecedor ideal terá um histórico bem-sucedido de instalações de ERP em empresas do mesmo setor e aproximadamente do mesmo tamanho.

  Também é importante obter e verificar referências de clientes satisfeitos (e talvez insatisfeitos).

  A viabilidade financeira também é importante para garantir suporte futuro.

• 8. Tecnologia

  As tecnologias avançadas continuam surgindo e elevam muitos dos benefícios que um sistema ERP pode fornecer.

  A nuvem, a inteligência artificial (IA) e, mais especificamente, o machine learning podem melhorar os processos de negócios, fornecer análises e insights mais profundos e preditivos e permitir uma experiência personalizada, entre outros benefícios.

  Alguns sistemas também podem oferecer suporte a dispositivos da Internet das Coisas (IoT), como sensores e câmeras que alimentam o ERP com informações; blockchain, para a realização de transações e o fluxo transparente de dados; e realidade aumentada.

• 9. Roadmap do produto do fornecedor

  À medida que uma empresa cresce, é provável que ela precise mais do sistema ERP do que o que está definido em seus requisitos iniciais.

  Quando considerar qual ERP escolher, é importante descobrir como o fornecedor aprimorará, adicionará e oferecerá suporte para o produto no futuro – novas versões, recursos e funções – e como esses recursos serão integrados ao software existente.

  Outro item a ser considerado é a frequência de atualizações e patches.

• 10. Personalização

  Esse requisito dependerá das complexidades dos processos de negócios e, mesmo que não precise deles no momento da seleção do ERP, ela pode se tornar importante à medida que a empresa expande.

  Ela também pode orientar o tipo de implantação em nuvem selecionado: single tenant versus multitenant.

  O primeiro permite maior personalização porque o ERP é dedicado a apenas uma empresa, em vez de compartilhado como no segundo modelo.

Ainda em dúvida de qual ERP escolher? 30 perguntas para fazer aos fornecedores

Depois que a equipe de avaliação compilar uma pequena lista de possíveis sistemas do ERP, é hora de fazer perguntas mais detalhadas.

As respostas diferenciarão ainda mais os fornecedores e ajudarão a descobrir qual é o sistema certo para sua empresa.

1. Requisitos de negócios
   • O sistema ERP oferece suporte específico ao segmento de mercado da minha empresa, como ecommerce ou serviços profissionais?
   • O sistema ERP preenche todos os requisitos da empresa?
2. Recursos de ERP
   • A interface do usuário é intuitiva e consistente em todos os módulos?
   • Novos recursos/módulos podem ser adicionados à medida que a empresa se expande?
   • O software ERP pode ser acessado a partir de um aplicativo móvel?
   • As ferramentas de business intelligence estão incluídas para a criação de relatórios e mineração de dados?
3. Custo total de propriedade
   • Quanto custará um sistema ERP on-premises comparado a um sistema baseado em nuvem?
   • Como o software é licenciado? Taxa única? Assinatura mensal? Cobranças por usuário?
   • O preço inclui segurança, manutenção e atualizações?
   • Em quanto tempo obterei ROI?
4. Integração de sistemas
   • Como os dados existentes serão carregados no sistema?
   • Qual software de gateway ou middleware fará a ponte para sistemas e dados legados?
   • O sistema ERP se integra a outros sistemas de negócios?
5. Suporte e treinamento
   • Qual é o nível de suporte fornecido durante a implementação? 24 horas por dia? Isso está incluído no preço?
   • Quais tipos de pacotes estão disponíveis para suporte contínuo? No local? Telefone? Qual é o tempo de resposta garantido para cada tipo de suporte?
   • Como o treinamento é fornecido? No local? No fornecedor? Por terceiros?
6. Implementação
   • Quanto tempo levará a implementação?
   • Quem são os parceiros de implementação do fornecedor e qual é o nível de experiência deles?
   • As ferramentas de teste são fornecidas com o software?
7. Experiência do fornecedor no setor
   • O fornecedor conhece bem o meu setor?
   • Há quanto tempo o fornecedor está no mercado?
   • Qual é a base instalada de implementações bem-sucedidas? Quantos desses clientes estão no mesmo segmento de mercado que o meu?
   • O fornecedor pode entregar referências de clientes?
8. Tecnologia
   • Como o software é dimensionado? Novos recursos podem ser adicionados à medida que minha empresa expande?
   • O sistema ERP utiliza tecnologias de IA e machine learning para processamento e análise de dados avançados, personalização e melhorias de processos?
   • O sistema ERP é compatível com IoT, blockchain e realidade aumentada?
9. Roadmap do produto do fornecedor
   • Quais novos recursos estão planejados? Quando serão lançados?
   • O fornecedor publica atualizações em um cronograma definido? Existe algum custo adicional para fazer o upgrade para os novos recursos?
10. Personalização
    • O sistema ERP é personalizável?
    • Qual suporte para personalização é fornecido? As interfaces de programação de aplicações (APIs) estão disponíveis?

Escolha o fornecedor de ERP certo

Saber qual ERP escolher e o fornecedor certo dependem do negócio individual; seus objetivos, requisitos e orçamento são os fatores do processo de tomada de decisão.

As empresas em crescimento estão se voltando cada vez mais para ERPs baseados na nuvem, como o NetSuite ERP, que automatiza e integra muitos processos essenciais sem os custos iniciais necessários quando implantados on-premises.

A partir de uma única aplicação NetSuite ERP, as empresas podem gerenciar operações de contabilidade, estoque, pedidos, manufatura, cadeia de suprimentos e depósito com visibilidade de operações e dados em toda a empresa.

O NetSuite ERP também se integra a outras aplicações de negócios do NetSuite, como ecommerce e CRM.

Todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar de um sistema ERP.

É por isso que escolher o caminho certo é uma decisão importante, que requer uma reflexão cuidadosa e uma avaliação minuciosa.

As soluções de ERP variam em termos de recursos, custos e modelos de implementação.

Estabelecer metas claras e critérios de avaliação certos desde o início pode levar uma empresa a uma escolha e implantação bem-sucedidas do sistema ERP ideal que proporcionará um ROI significativo por muitos anos.

Perguntas frequentes sobre os critérios de seleção do fornecedor de ERP

Quais são os critérios para selecionar fornecedores de ERP?

Existem vários critérios para avaliar os fornecedores de ERP.

Entre as perguntas a serem feitas, descubra o seu nível de especialização, não apenas o know-how de ERP, mas também o nível de compreensão em relação às complexidades do seu setor.

Pergunte sobre preços, quanto tempo levará para implementar, o nível de suporte (inicial e contínuo) e treinamento fornecido, como são feitas as atualizações do sistema e como são os roadmaps de produtos. Além disso, solicite referências de clientes.

Qual deve ser o primeiro passo no processo de seleção de um fornecedor de ERP?

O primeiro passo é montar uma equipe interna de stakeholders de diferentes áreas da empresa para criar um documento de análise de requisitos de negócios que descreva as metas corporativas e as necessidades de ERP das equipes.

Essa equipe de avaliação geralmente inclui a alta administração, gerentes de projeto, TI e chefes dos departamentos de contabilidade, vendas, compras, marketing, entre outros.

Como é feita a seleção de fornecedores e softwares de ERP?

A avaliação dos sistemas do ERP deve ser realizada de forma sistemática e cuidadosa.

Há muitas soluções de ERP no mercado, tanto baseadas na nuvem quanto on-premises. Qualquer sistema que pareça atender aos requisitos de uma empresa deve ser explorado mais a fundo conversando com o fornecedor, solicitando uma demonstração e verificando as referências de clientes.

Qual é o processo de seleção do ERP?

Existem várias etapas na seleção de um sistema ERP.

Entre elas, avaliar e estabelecer requisitos e metas de negócios; criar um orçamento e um cronograma, além de avaliar sistemas candidatos em relação a fatores como custo, modelo de implantação, tempo de implementação, suporte e treinamento, experiência do fornecedor e capacidade de personalização.