Como escolher os KPIs certos para sua empresa

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) são métricas comerciais quantificáveis que monitoram e avaliam o progresso de uma organização em relação às suas metas estratégicas. Mais do que apenas números, os KPIs contam uma história sobre o seu desempenho.

Esses indicadores variam de acordo com o setor, a empresa e até mesmo os seus departamentos. Quais KPIs são adequados para sua empresa? Esta visão geral explica a importância dos KPIs, descreve as características de um KPI relevante e o que você pode aprender com eles.

O que é um KPI?

Um KPI mede o desempenho de uma empresa em relação aos seus principais objetivos comerciais. Os KPIs de alto nível se concentram no desempenho geral de uma organização, enquanto os KPIs de nível inferior se concentram em processos, produtos e produtividade de departamentos individuais.

Uma empresa não precisa monitorar muitos KPIs – a regra geral é não mais do que 10. Afinal, medir tudo pode causar confusão e ofuscar o que mais importa para a organização.

Existem vários tipos de KPIs. Alguns se concentram em métricas de desempenho financeiro(opens in a new tab), como taxa de crescimento da receita e margem de lucro líquido. Outros se concentram nos clientes, como a satisfação ou a rotatividade. E existem ainda aqueles que se concentram em operações, como tempo de lançamento no mercado e retorno do investimento, enquanto outros se concentram em métricas de gerenciamento de funcionários ou talentos(opens in a new tab), como retenção e rotatividade de funcionários.

Juntos, e ao longo do tempo, os KPIs revelam tendências e outros insights orientados por dados que informam a tomada de decisões.

Por que os KPIs são importantes para sua empresa?

Eles monitoram as métricas mais importantes para alcançar os objetivos estratégicos da empresa. São particularmente relevantes quando analisados no contexto e com outros KPIs, geralmente em um painel que fornece uma visão abrangente do desempenho dos diferentes aspectos de uma empresa.

Os KPIs fornecem uma variedade de insights. Entre os mais importantes, estão:

• Monitoramento da integridade da empresa: os KPIs podem ser agrupados de várias maneiras, como por organização, por operação, tendências e resultados, e por cliente, finanças, crescimento e processo. Juntos, indicam o desempenho de uma organização.
• Avaliação do progresso: os KPIs, por definição, medem o progresso dos principais objetivos de negócios de uma empresa.
  Se uma das metas de uma empresa é aumentar as vendas anuais em 20%, os KPIs, como crescimento de vendas mensais e reservas de vendas mensais, podem ajudá-la a determinar se ela pode atingir esse objetivo.
• Ajuste de objetivos e metas: antes que uma empresa possa escolher seus KPIs, ela deve primeiro estabelecer seus objetivos. Mas as circunstâncias podem mudar. Ao monitorar os KPIs com frequência, até mesmo diariamente, uma empresa pode perceber que um objetivo não é realista ou não está mais alinhado com seu estágio de crescimento.
  Esse insight permite que as partes interessadas tenham a chance de revisar seus planos para atender aos objetivos da organização.
• Detecção de problemas a serem resolvidos: a análise de KPI pode descobrir um problema que, de outra forma, não seria detectado. Por exemplo, KPIs de marketing(opens in a new tab) relacionados ao site da empresa, como uma alta taxa de rejeição ou uma queda no uso diário, podem sinalizar que as páginas estão carregando muito lentamente ou contêm links quebrados.
• Análise de padrões: Quando os KPIs são medidos ao longo do tempo, como mês a mês, padrões e tendências geralmente surgem que podem informar a tomada de decisões.
  Se as vendas de um determinado produto não estiverem crescendo, talvez seja necessário fazer uma campanha de marketing. Ou, se a taxa de devolução de um produto tiver aumentado em um período de seis meses, isso pode indicar um problema na fabricação.
• Eficiência do processo: quando os KPIs são aplicados aos processos de negócios, as empresas podem identificar gargalos com mais facilidade e tomar decisões de recursos para melhorar a eficiência.
  Por exemplo, se forem necessários 5 dias úteis para que o estoque recebido seja disponibilizado para venda, a empresa poderá considerar um investimento adicional em recursos humanos ou tecnológicos para reduzir esse tempo.

Elementos de um bom KPI para sua empresa

A escolha dos KPIs corretos ajuda a organização a avaliar se está no caminho certo para atingir suas metas de negócios. Mas, como identificar um KPI relevante? Quais características você deve procurar? Considere os seguintes critérios:

• Alinhamento de metas: um KPI relevante reflete as metas estratégicas de uma empresa. Se a meta for aumentar a receita do comércio eletrônico em 30%, uma empresa poderá escolher métricas que meçam o valor médio dos pedidos, a taxa de conversão e o abandono do carrinho de compras.
  Os KPIs também podem se alinhar às metas de diferentes departamentos, equipes e indivíduos. Se o departamento de compras quiser melhorar a gestão de estoque(opens in a new tab), os exemplos de KPIs mais eficazes neste caso podem incluir a taxa de rotatividade de estoque e a taxa de pedidos perfeitos.
• Alinhamento com o estágio de crescimento: um KPI relevante também se alinha com o ciclo de vida de uma empresa. As métricas de uma startup, por exemplo, podem se concentrar no feedback do cliente e na validação do modelo de negócios.
  Os KPIs para empresas mais estabelecidas podem ser receita recorrente mensal, retenção de clientes e custo por aquisição.
• Viabilidade: um KPI relevante mede objetivos alcançáveis em vez de metas inatingíveis. Isso também significa que os dados necessários para calcular os KPIs estão disponíveis e acessíveis, são confiáveis e podem ser apresentados às partes interessadas.
• Relevância: O KPI se concentra no que realmente importa para impulsionar o desenvolvimento da empresa? Ou ele se concentra em métricas superficiais e não acionáveis, como o número de downloads ou de seguidores nas mídias sociais? (Falaremos mais sobre isso em breve). Os KPIs relevantes agregam valor, mostram tendências ou informam as próximas etapas.
• Quantificáveis e mensuráveis: os KPIs relevantes são fáceis de medir e se baseiam em metas claras e rastreáveis. Eles podem ser expressos como proporções, porcentagens ou taxas.
  As ferramentas de análise e geração de relatórios, como painéis, ajudam a centralizar os KPIs para que uma empresa e suas equipes rapidamente vejam onde estão, para onde estão indo, por que algo aconteceu e se são necessárias estratégias corretivas.
• Acionáveis: um KPI acionável indica tarefas mensuráveis que levam uma empresa a atingir suas metas. Sem uma meta, o KPI é apenas uma métrica, não um indicador.
  Os KPIs podem informar decisões, como ajustar ou não um plano de vendas com base no desempenho de um produto no mercado. Eles também revelam tendências que afetam as estratégias futuras.

Escolhendo KPIs que sejam relevantes para os objetivos da empresa

Antes que uma empresa possa selecionar os KPIs, ela deve primeiro estabelecer suas metas gerais. Essas metas variam de acordo com o tipo de empresa, como business-to-business (B2B), e o modelo de negócios, como software como serviço (SaaS).

Os KPIs se concentram em vários aspectos da empresa, como finanças, clientes e funcionários. Eles também podem se concentrar em funções específicas, como vendas, compras ou recursos humanos. Depois que as metas forem definidas, a gerência pode selecionar KPIs e monitorar o progresso da organização para alcançá-las.

Como escolher os KPIs que importam para o seu negócio

O que torna um indicador de desempenho realmente relevante para sua empresa? Depende dos seus objetivos. As melhores práticas também dizem que menos é mais. Algumas questões importantes a serem consideradas ao selecionar KPIs incluem:

1. Quais são os objetivos da sua empresa? Os KPIs devem estar alinhados com as metas comerciais. Portanto, saber o que você deseja alcançar é o primeiro passo.
   A princípio, estabeleça de 3 a 5 metas para a empresa cumprir em um período de 12 meses. Os KPIs monitoram o desempenho da organização em relação às suas metas durante um período definido.
2. Como suas metas podem se tornar mensuráveis? Para acompanhar o progresso com KPIs, as metas devem ser específicas e quantificáveis.
   Por exemplo, “reduzir o custo de aquisição de clientes em 15%” é uma meta mensurável, mas “reduzir o custo de aquisição de clientes” não é. Os KPIs para essa meta podem incluir a taxa de conversão e o custo de geração de leads por canal.
3. Quais métricas de "vaidade" você pode evitar? As métricas de "vaidade" ou menor valor parecem fazer com que um produto ou negócio seja bem-sucedido, mas não são aplicáveis. Alguns exemplos são o alto número de downloads de um aplicativo gratuito, de contas cadastradas em sites ou de seguidores nas mídias sociais.
   Métricas de "vaidade" também podem ser enganosas. Por exemplo, um alto número de downloads de aplicativos pode ser devido a uma promoção de marketing recente, e não ao uso ou à popularidade. A maioria desses usuários também pode não se tornar cliente pagante.
4. Quais métricas realmente importam? A resposta varia de acordo com a organização, o setor, o departamento, a região, entre outros fatores. Os KPIs mais eficazes são quantificáveis, acionáveis e se alinham às metas e ao estágio de crescimento de uma empresa.
   As métricas comuns que importam para a maioria das empresas(opens in a new tab) incluem crescimento da receita, margem de lucro, fluxo de caixa, rotatividade de funcionários e custo de aquisição de clientes.
5. Quais são seus indicadores de tendências e resultados? Os KPIs se enquadram em duas categorias: tendências e resultados. Os indicadores de tendências preveem o que pode acontecer no futuro. Por exemplo, um aumento no tamanho da negociação ou no número de funcionários pode representar um crescimento da receita. Eles oferecem às empresas a oportunidade de se prepararem e, se necessário, ajustarem suas estratégias.
   Os indicadores de resultados refletem os resultados anteriores, medindo a consequência das ações. A receita recorrente mensal e a rotatividade dos funcionários(opens in a new tab) são exemplos. Os indicadores de resultados podem revelar tendências, ajudar as empresas a avaliar seu progresso e influenciar decisões futuras.
6. Quais tendências podem ser exploradas? Ao longo do tempo, os KPIs podem ajudar a revelar tendências que indicam se uma empresa está atingindo suas metas e se é necessário fazer ajustes.
   Por exemplo, se as vendas de um determinado produto aumentaram nos últimos três trimestres, uma empresa pode decidir direcionar os compradores com uma campanha de upsell.

Os KPIs monitoram se uma empresa está no caminho certo para atingir suas metas estratégicas. Os KPIs monitorados em painéis personalizáveis(opens in a new tab) podem informar a tomada de decisões, revelando os pontos fortes e as áreas que precisam de melhorias.

Sejam indicadores de tendências ou resultados, bons KPIs são fáceis de entender, equilibram as necessidades de curto e longo prazo e podem ser medidos e relatados em tempo hábil. Acima de tudo, os KPIs devem estar alinhados com os objetivos da empresa e ser limitados, para que se concentrem nas prioridades.

Perguntas frequentes sobre como definir KPIs

Como escolher bons KPIs?

As empresas têm uma grande variedade de KPIs à sua disposição. O segredo é escolher aqueles que melhor se alinham com as metas estratégicas.

Uma combinação saudável de KPIs que reflitam diferentes áreas da empresa ajuda a traçar um panorama geral da integridade dela. Eles também ajudam as equipes e os funcionários a manter o foco e permitem uma melhor tomada de decisão baseada em dados.

Como os KPIs são definidos ou determinados?

Os KPIs são baseados nas metas estratégicas de uma empresa e devem estar alinhados com seu estágio de crescimento. Por sua própria definição, os KPIs são quantificáveis e mensuráveis. Eles devem ser relevantes para impulsionar os negócios e descobrir problemas que não seriam detectados de outra forma.

Quais são os principais KPIs?

Há muitas opções de KPIs. Eles podem ser financeiros, com foco na relação entre lucro líquido e receita ou na relação entre ativos e passivos. Podem ser baseados no cliente, monitorando a retenção ou a satisfação do cliente. Alguns se concentram em produtos ou processos individuais, outros em funcionários ou equipes.

As métricas comuns incluem crescimento da receita, margem de lucro, fluxo de caixa e custo de aquisição de clientes.

Como os KPIs são definidos?

A empresa deve determinar suas metas e objetivos antes de escolher os KPIs. Caso contrário, ela corre o risco de perder tempo, dinheiro ou recursos em operações que não estão alinhadas com a organização.

Os KPIs também devem ser acionáveis, ou seja, indicam tarefas mensuráveis que podem ajudar uma empresa a atingir suas metas e auxiliar na tomada de decisões.