O papel de um diretor financeiro, ou CFO, está sempre evoluindo. Não se trata mais apenas de ser um executivo de finanças, mas de ser um parceiro estratégico para outros líderes corporativos. Graças à sua mentalidade analítica e familiaridade com os números da empresa, os CFOs utilizam Business intelligence (BI) como uma ferramenta estratégica para expandir a influência em toda a empresa.

Para continuar a construir parcerias em toda a organização, os CFOs precisam se tornar mestres na tradução de todos os tipos de dados em análises criteriosas e conselhos práticos. Essa nova campanha de marketing está entregando os resultados esperados? Os ajustes na cadeia de suprimentos estão gerando melhores resultados na entrega pontual de peças e matérias-primas? Mudar nossos operadores de call center para o regime home office ajudou ou prejudicou o atendimento ao cliente?

É aí que entram os sistemas e dashboards de BI. A tecnologia de BI ajuda os líderes financeiros a extrair dados de fontes internas e externas e a criar análises que rastreiam dados relevantes e desenvolvem indicadores-chave de desempenho (KPIs) importantes.

O que é Business Intelligence (BI)?

Business Intelligence (BI) é o processo tecnológico que permite às empresas organizar, analisar e contextualizar informações de toda a empresa.

Para apoiar a tomada de decisões, um sistema de BI precisa de entradas de dados de alta qualidade. Seu pacote de contabilidade financeira é uma fonte importante de dados compartilhados e acessíveis que podem ser complementados com relatórios orientados por BI, análises preditivas, mineração de dados e feeds de terceiros.

Com o poder do BI, as empresas podem usar informações financeiras e operacionais para obter insights a partir de dados de tendências atuais, históricos e até mesmo de tendências futuras. Esses dados podem então ser usados para atualizar métricas de desempenho, como KPIs financeiros, de vendas, marketing ou operações.

Além disso, as empresas podem usar Business Intelligence para acompanhar de perto as finanças, otimizar as suas cadeias de abastecimento e tomar melhores decisões sobre tudo, desde marketing a fusões e aquisições.

Os recursos de BI concentram-se em painéis integrados e personalizáveis, que permitem análises em tempo real e com base em objetivos e metas de negócios desenvolvidos a partir de informações provenientes de um banco de dados central. Os tomadores de decisão podem identificar exceções, tendências e oportunidades, além de detalhar qualquer métrica ou transação subjacente para obter mais detalhes.

Os sistemas integrados de BI permitem que toda a organização tome decisões melhores, analisando grandes volumes de dados de todas as linhas de negócios, bem como de fontes externas.

Procure um sistema escalável que forneça uma variedade de integrações para que você possa obter todos os dados relevantes e acesso baseado em funções, garantindo assim que sua equipe acesse painéis e indicadores-chave de desempenho certos, com os dados certos no momento mais oportuno.

Por que Business Intelligence é importante para os CFOs?

Os CFOs sabem que a saúde financeira de uma empresa depende de dados precisos e atualizados.

Uma prática de Business Intelligence pode ajudar sua organização a permanecer competitiva e financeiramente estável, fornecendo acesso rápido a insights detalhados de fluxo de caixa, oportunidades de otimização de gerenciamento de despesas e a capacidade de tomar decisões informadas sobre custos e lucratividade, e vincular tudo isso ao desempenho dos negócios.

BI também é bom para a equipe financeira. Depois que se acostumarem a consumir insights orientados por BI, os profissionais de finanças se tornarão mais eficientes em seu trabalho e saberão quais ações promovem o crescimento. Eles se tornam defensores de uma cultura orientada por dados e parceiros de confiança da empresa.

Business Intelligence: benefícios do seu uso em finanças

Usar software de Business Intelligence é o oposto de fazer malabarismos com planilhas remendadas ou depender de relatórios básicos e unidimensionais. A BI fornece uma maneira gerenciável de correlacionar e visualizar grandes quantidades de dados díspares de diversas fontes para revelar insights financeiros e operacionais e disponibilizá-los para qualquer pessoa na organização.

Aqui estão alguns benefícios.

Riscos reduzidos

Sua organização pode reduzir riscos ao utilizar ferramentas de BI para rastrear o comportamento financeiro e detectar atividades fraudulentas quase em tempo real. As ferramentas de BI também podem monitorar o comportamento dos funcionários para garantir a conformidade com as regulamentações do setor.

Além disso, você pode combinar dados internos com informações sobre tendências atuais do setor e do mercado para, por exemplo, analisar carteiras de crédito e verificar se há ocorrências ou indicadores de inadimplência. É uma forma proativa de reduzir o risco das contas a pagar.

Aumento da lucratividade

Quando se trata de lucratividade, reter os clientes atuais é melhor do que adquirir novos continuamente. As ferramentas de BI podem manter as equipes de marketing e vendas equipadas com as informações mais atualizadas sobre os clientes. Assim, elas podem focar em seus clientes mais leais e lucrativos para comercializar novos produtos e serviços, fazer upsell e aumentar o valor da vida útil do cliente. Por outro lado, eles podem obter informações do BI para tornar os clientes menos rentáveis em mais lucrativos.

O BI pode ser usado para monitorar métricas de retenção de clientes, incluindo taxa de desgaste, valor médio do pedido, taxa de repetição de clientes e frequência de compra. Sua ferramenta de BI também pode coletar informações específicas do produto para determinar onde concentrar os esforços de P&D, como os serviços podem ser aprimorados e quais linhas de produtos devem ser aposentadas para proteger as margens de lucro.

Melhor comunicação

As ferramentas de BI, com acesso adequado baseado em funções, garantem que todos tenham acesso aos mesmos dados ao mesmo tempo.

Chega de verificar planilhas de Excel ou esperar por análises de fontes de dados separadas; um data warehouse centralizado com acesso baseado em função, KPIs ricos em dados e visualizações oferecem às equipes a capacidade de contar histórias melhores com dados melhores.

Margem competitiva

O Business Intelligence também pode ser usado para comparar suas ofertas de produtos ou serviços com as dos seus concorrentes para descobrir maneiras de fortalecer sua posição competitiva dentro de um mercado.

Por exemplo, quando se trata de utilizar a personalização para obter uma vantagem competitiva, os setores bancário e financeiro estão constatando benefícios excepcionais das ferramentas de BI que lhes permitem personalizar produtos com base nos dados disponíveis.

Essas informações também podem ser usadas para monitorar tendências de mercado para prever o comportamento do consumidor, planejar novos investimentos e garantir que os produtos existentes continuem a atender às necessidades dos clientes.

Lucratividade do marketing

Quaisquer dados de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) que sua organização coletar contribuirão com insights sobre o ROI ou a lucratividade das campanhas de marketing. Usar BI para medir os gastos com publicidade, o desempenho do marketing por e-mail e o sucesso geral de uma campanha revelará onde as mensagens da sua organização repercutem e onde elas fracassam.

Eficiência operacional

Garantir que a sua organização opere de forma eficiente internamente é tão importante quanto medir a experiência do consumidor. O software de Business Intelligence é uma forma centrada em dados de avaliar o desempenho operacional, se os recursos estão sendo alocados de forma eficiente e como vai o desempenho dos seus funcionários em relação aos colegas.

Para isso, não se esqueça de incluir as equipes de RH no planejamento de Business Intelligence. Por exemplo, o BI pode ser aplicado aos recursos humanos para compreender a satisfação, o engajamento e a produtividade dos funcionários.

Ela também pode ser usada para garantir que você tenha o plano de força de trabalho correto para atender aos seus objetivos de negócios futuros.

Como as finanças usam BI

O BI oferece insights sobre fatores internos e externos que afetam os resultados financeiros de uma empresa. Aqui estão apenas alguns dos painéis e categorias de análise que indicam o estado atual, as tendências e os problemas do setor.

Planejamento e análise: Painéis de planejamento e análise, orçamento e previsão apoiam metas operacionais e estratégicas. Os analistas financeiros frequentemente usam ferramentas de BI para prever o desempenho de uma organização. Os dados que utilizam, extraídos de fontes que fornecem insights sobre tendências de negócios, fluxo de caixa, dados históricos, modelagem de cenários e análises de variação, podem ajudar as equipes financeiras a comparar o desempenho real com o que foi previsto e a aprofundar os motivos de quaisquer discrepâncias. Se existirem oportunidades de melhoria, os CFOs agora podem liderar o caminho.

Relatórios de operações: Esse tipo de painel fornece uma visão tática das operações comerciais, reunindo insights sobre a realidade diária da administração de uma empresa. Como os relatórios de operações em sistemas de BI fornecem insights detalhados sobre as necessidades atuais e de curto prazo, os CFOs podem se concentrar na tomada de decisões.

Em outras palavras, os relatórios operacionais revelam informações altamente granulares para a tomada de decisões estratégicas que beneficiam a empresa. Por exemplo, o BI pode ser usado para analisar quanto tempo leva para transformar uma fatura em dinheiro para apoiar metas de fluxo de caixa e maior eficiência do processo.

Gestão de riscos: Quando surgem ameaças, os líderes precisam responder rapidamente. As ferramentas de Business Intelligence e de gerenciamento de dados ajudam o departamento financeiro a acompanhar o desempenho econômico e fornecem uma visão abrangente do risco de crédito e de mercado da organização. O BI permite colocar KPIs críticos em qualquer painel para garantir que sua equipe possa ver instantaneamente o que é mais importante. Além disso, o BI é extremamente útil na compilação de avaliações de risco à medida que surgem oportunidades de investimento e na resposta caso os reguladores exijam que você envie informações com mais frequência.

Relatórios e gerenciamento de despesas: O departamento financeiro pode utilizar painéis e análises para obter uma visão abrangente dos gastos dos funcionários, aplicar políticas de despesas e monitorar tendências de T&E. Táticas eficazes incluem a programação de painéis e relatórios a serem entregues por e-mail para ajudar os gerentes a monitorar suas equipes, configurar alertas e notificações para gerenciar gastos de forma proativa e conectar ferramentas de BI aos sistemas de despesas, faturas e reservas de viagens on-line da sua organização.

Na verdade, os CFOs devem garantir que o BI extraia dados de todo o fluxo de trabalho de gestão de despesas da empresa.

Gestão do fluxo de caixa: Gerenciar o fluxo de caixa é mais fácil com BI porque os gestores podem gerar automaticamente e atualizar continuamente as previsões de contas a pagar e a receber. Dessa forma, se houver excedente ou escassez de caixa, a organização poderá reduzir ou responder rapidamente às oportunidades de crescimento.

Outras maneiras pelas quais o BI pode ajudar na gestão do fluxo de caixa incluem ajudar as empresas a analisar a duração e o custo de grandes projetos, tornar-se mais deliberadas quando se trata de gastos com estoque e determinar se devem prosseguir com uma fusão ou aquisição.

Gestão de balanços: As planilhas e os relatórios financeiros estão comumente vinculados, já que muitos departamentos financeiros usam o Excel para relatórios, especialmente balanços. Embora as planilhas possam resumir uma quantidade considerável de informações, elas não são úteis para análises exploratórias.

Em vez disso, o BI pode encontrar e analisar informações contextuais e gerar análises visuais nos sistemas operacionais, financeiros e contábeis. Os CFOs podem agora estar munidos de relatórios detalhados de variações e da capacidade de dissecar e analisar as informações por trás do balanço patrimonial.

Gestão de receitas: Os insights criados pelos sistemas de Business Intelligence tornam os esforços de gestão financeira, incluindo a de receitas, mais eficazes. A ferramenta de BI certa pode orientar decisões importantes como o que vender, para quem, quando e que preço definir. Os painéis agora podem aproveitar o poder de um sistema de BI centralizado para coletar, interpretar e apresentar dados por meio de indicadores-chave de desempenho, ajudando as equipes a formular planos baseados em dados e prever o comportamento do cliente.

  • Preços: Os sistemas de Business Intelligence reúnem insights sobre, por exemplo, preços competitivos e históricos, posição de preços, análise de descontos e taxas de abandono de carrinho de compras, para que as organizações possam recuperar vendas perdidas e aumentar as conversões para gerar lucros maiores.
  • Inventário: As equipes financeiras podem usar BI para entender a demanda futura de produtos com base em transações passadas e sugerir táticas de otimização da cadeia de suprimentos, melhorar as compras, acionar cancelamentos e enviar alertas quando o estoque precisar ser reabastecido.

Gestão de lucratividade: Os sistemas de BI dividem fatores, incluindo lucratividade do canal, impacto de descontos, contribuições vitalícias de receita para vários grupos e muito mais. Com essas informações, os CFOs e outros líderes empresariais podem focar na aquisição e na retenção de clientes rentáveis.

Em última análise, o Business Intelligence ajuda os líderes a compreender melhor a ligação entre o comportamento do cliente e a lucratividade.

Melhoria de desempenho: Prestar muita atenção aos KPIs financeiros é vital para monitorar as métricas de desempenho, incluindo lucro líquido, ciclos de conversão de caixa e margens de lucro operacional. Os dados entregues pelos sistemas de BI indicam se a organização será capaz de atingir as suas metas.

Segmentação de clientes: As organizações podem usar dados coletados de ferramentas de Business Intelligence para entender melhor as necessidades individuais de seus clientes, seja com base em interesses, hábitos de consumo, idade ou gênero.

Essa compreensão mais profunda, incluindo o que cada segmento de clientes considera mais valioso, permitirá ao marketing atingir grupos-alvo com campanhas relevantes, levando a mais vendas.

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Soluções de BI, como o NetSuite SuiteAnalytics, coletam dados financeiros e operacionais para produzir painéis e relatórios oportunos e permitem análises integradas em diversas fontes de informação e pacotes de software.

Essa visibilidade em tempo real ajuda os líderes a identificar problemas, tendências e oportunidades e a aprofundar instantaneamente para obter mais informações.

Uma explosão tanto no volume de dados quanto no número de fontes deixou muitos CFOs lutando para controlar seus próprios domínios – ajudar operações, marketing, vendas e outros departamentos pode parecer quase impossível. Pense no BI como a arma secreta dos CFOs.

Esses sistemas ajudarão os CFOs a lidar com todos esses dados, descobrir novas oportunidades de receitas, proporcionar uma vantagem competitiva, posicionar as suas empresas para o crescimento e ensinar os funcionários e seus pares a adotar uma cultura orientada por dados.