10 Melhores Práticas para Automatizar Processos de Negócios e Aumentar a Eficiência

A automação de processos de negócios (Business Process Automation ou BPA) é uma estratégia crucial para qualquer empresa que deseja aumentar a eficiência, a produtividade e reduzir erros. Implementar a BPA corretamente pode resultar em processos mais consistentes e menos propensos a falhas. No entanto, nem todos os processos são ideais para automação, e a implementação pode ter seus desafios. Por isso, aplicar as melhores práticas ao escolher, planejar e executar projetos de BPA é fundamental. Estas 10 práticas recomendadas ajudarão você a identificar os processos certos para automação, aumentar a taxa de sucesso e maximizar os benefícios para a sua organização.

O que é automação de processos de negócios?

Automação de processos de negócios(opens in a new tab) (BPA) refere-se ao uso de tecnologia para agilizar e automatizar tarefas manuais repetitivas dentro de uma organização. Os objetivos da BPA incluem:

• Economia de tempo: Libera os funcionários para tarefas mais estratégicas.
• Padronização de processos: Facilita a uniformidade em operações globais.
• Consistência ao longo do tempo: Processos automatizados são menos variáveis.
• Menos erros: Redução significativa de erros manuais.
• Rastreio de dados aprimorado: Melhor controle e análise de dados.
• Maior transparência empresarial: Melhora a responsabilidade e pode prevenir fraudes.

A automação pode ser aplicada a uma ampla gama de processos de negócios em quase todas as áreas da empresa, desde tarefas simples de entrada e gestão de dados até processos complexos, como gestão da cadeia de suprimentos e atendimento ao cliente.

Principais conclusões

• Automação de processos de negócios (BPA) refere-se ao uso de tecnologia para automatizar tarefas manuais repetitivas para obter benefícios, como maior eficiência e menos erros.
• Aplicar as melhores práticas aos projetos de BPA pode ajudar as empresas a selecionar os processos certos para automação e melhorar a taxa de sucesso e o impacto de suas iniciativas de BPA.
• Comece identificando as áreas que precisam de melhorias, selecionando áreas promissoras para automação e criando um plano holístico que considere as implicações para toda a organização.
• Definir procedimentos operacionais padrão, atribuir funções claras para as pessoas que trabalham com a tecnologia e aplicar o treinamento certo contribuem para o sucesso da BPA.
• O software de planejamento de recursos empresariais (ERP - Enterprise Resource Planning) ajuda as empresas a automatizar processos em todo o negócio, desde vendas e finanças até gestão da cadeia de suprimentos e manufatura.

Automação de Processos de Negócios Explicada

A automação de processos de negócios envolve o uso de tecnologia para executar tarefas que antes eram feitas manualmente por pessoas. A BPA é frequentemente introduzida como uma forma de tornar tarefas repetitivas mais rápidas, introduzir maior consistência e reduzir a possibilidade de erro humano. Mas à medida que as empresas crescem e ganham mais experiência com a BPA, elas descobrem uma gama mais ampla de benefícios(opens in a new tab), que incluem:

• Economia de custos: Geralmente é mais barato ter tarefas executadas automaticamente.
• Economia de tempo: A BPA libera tempo para seus funcionários se concentrarem em tarefas mais importantes, como resolver problemas, debater ideias inovadoras e construir relacionamentos com clientes.
• Padronização de processos: Empresas globais podem ter dificuldade em treinar milhares de funcionários para realizar tarefas de maneira idêntica manualmente. A BPA pode ajudar a padronizar processos e resultados em todos os locais.
• Consistência ao longo do tempo: Em comparação com os processos manuais, os automatizados variam menos ao longo de dias, semanas ou anos.
• Menos erros: Automatizar tarefas pode reduzir o potencial de erros manuais.
• Rastreamento de dados aprimorado: O software é bom em manter registros exatos do que aconteceu e quando. Esses dados são úteis não apenas para fins de auditoria, mas também para análises e insights de negócios.
• Maior transparência, responsabilidade e segurança: O rastreamento de dados superior também pode melhorar a transparência empresarial para líderes e outras partes interessadas. Isso tende a levar a uma maior responsabilização e até mesmo ajudar a prevenir fraudes. As pessoas podem estar menos propensas a se envolver em comportamentos inapropriados se souberem que seus gestores podem visualizar facilmente todas as transações financeiras.

10 Melhores Práticas para Automatizar Processos de Negócios

As empresas podem maximizar o sucesso dos projetos de BPA seguindo as práticas recomendadas em todas as etapas, do planejamento à implementação e ao treinamento. É importante começar com uma abordagem metódica para identificar processos candidatos para automação, priorizando determinadas tarefas e considerando o impacto nos processos vizinhos e na organização como um todo. Quando se trata de implementação, o software de ERP pode ajudar as empresas a automatizar processos em toda a organização.

1. Identifique áreas que precisam de melhorias funcionais.

Identificar metodicamente áreas que precisam de melhorias geralmente é o primeiro passo no desenvolvimento de uma estratégia de automação de processos de negócios.

Utilize análise de dados para detectar gargalos, erros frequentes e consumo excessivo de recursos. Combine essa análise com feedback dos funcionários para identificar processos que podem ser melhorados. Por exemplo, automatizar a contabilidade pode acelerar o faturamento, enquanto um CRM automatizado pode melhorar o relacionamento com clientes e aumentar a eficiência.

A abordagem alternativa — simplesmente "tropeçar" em áreas propícias à automação(opens in a new tab) — pode, às vezes, produzir bons resultados, mas é inadequada como base de uma estratégia para melhorar as operações. Identificar o que pode ser automatizado envolve revisar e avaliar os processos de negócios atuais para determinar quais são ineficientes, redundantes ou propensos a erros. As duas principais maneiras de fazer isso são analisando dados e conversando com pessoas. Empresas inteligentes usam ambos os métodos. A análise de dados pode mostrar onde existem gargalos, onde os erros ocorrem com mais frequência e onde mais recursos estão sendo consumidos do que o esperado. Conversar com as pessoas pode dizer por que esses problemas existem. Esses métodos também podem revelar outros processos que são bons candidatos para melhoria, mas não são destacados como problemas na análise de dados, seja porque você não está rastreando as métricas corretas ou porque tem uma oportunidade de melhorar de bom para excelente.

Por exemplo, a análise de dados pode mostrar que, logo após os meses mais movimentados, há uma demora para receber o pagamento pelos trabalhos concluídos. As análises apontam para a necessidade de automação contábil, o que pode acelerar o faturamento e outras tarefas financeiras. Mas quando você fala com os funcionários responsáveis pelo faturamento, percebe que automatizar a gestão de relacionamento com o cliente (CRM) pode ser ainda mais valioso. Um software de CRM com recursos automatizados pode acelerar as comunicações com os clientes e reduzir o tempo que sua equipe de atendimento passa rastreando dados e cuidando da papelada. Isso libera seus funcionários para formar relacionamentos mais profundos com os clientes e entender melhor as necessidades deles, gerando maior fidelidade e aumento nas vendas. Ao conversar com a sua equipe, você pode identificar uma oportunidade de criar uma operação realmente excelente em vez de simplesmente alcançar melhorias modestas.

2. Encontre tarefas repetitivas.

Depois de identificar as áreas que precisam de melhoria funcional, o próximo passo é definir quais dessas áreas devem ser de fato automatizadas.

A tecnologia funciona melhor em alguns tipos de tarefas do que em outras, e é importante focar nas áreas em que a tecnologia tem vantagem sobre os humanos. Os maiores ganhos de eficiência geralmente são obtidos pela automação das tarefas mais repetitivas. Tarefas recorrentes são boas candidatas, porque implementar a automação quase sempre consome mais tempo e é mais caro do que executar uma tarefa manualmente uma ou até mesmo algumas vezes. Além disso, quanto menor a variação inerente a uma tarefa, mais fácil - geralmente - será automatizá-la, porque a tecnologia precisa gerenciar menos cenários possíveis.

Considere um departamento de vendas que usa e-mails para interagir com clientes. Dois dos tipos mais comuns de mensagens enviadas são confirmações de compra e respostas a perguntas de clientes. As confirmações são muito mais fáceis de automatizar porque as mensagens são muito semelhantes, apenas alguns detalhes diferem entre as transações. Por outro lado, perguntas podem exigir muitas respostas diferentes, difíceis de planejar com antecedência. Embora as empresas possam usar tecnologia, como chatbots baseados em inteligência artificial, para responder a perguntas comuns, automatizar essas respostas é uma tarefa muito mais complexa.

3. Priorize áreas para automatizar.

Identificar tarefas que são boas candidatas a BPA pode gerar uma lista enorme de possibilidades, e nem sempre é óbvio por onde começar. Em última análise, a decisão deve ser baseada no que fará a maior diferença para o seu negócio.

Priorize áreas para automação com base no impacto potencial. Se você é novo em BPA, comece com tarefas simples para desenvolver competência. Foco em redução de custos ou crescimento empresarial pode orientar a priorização. Lembre-se de que os desafios de automação podem variar, então escolha processos que oferecerão os maiores benefícios para o seu negócio.

Nem toda automação é bem-sucedida ou funciona da maneira desejada. Começar com problemas mais simples e depois avançar para desafios cada vez mais difíceis pode desenvolver competência e confiança.

Algumas empresas priorizam áreas a serem automatizadas, escolhendo uma meta comercial específica e focando em projetos que mais contribuem para essa meta. Embora a redução de custos seja uma meta comum, a BPA também pode ser uma excelente maneira de ajudar as empresas a crescer.

Às vezes, as empresas se concentram em unidades de negócios ou grupos específicos(opens in a new tab). Isso faz sentido principalmente se esses grupos têm necessidades muito diferentes, por exemplo, setores regulamentados, como saúde e serviços financeiros, em que certas funções comerciais e interações com clientes estão sujeitas a regras e requisitos diferentes.

Outra abordagem é priorizar as atividades de BPA por tipo de processo. Pode ser mais eficiente focar na automação de um único tipo de processo na empresa do que alternar continuamente entre processos muito diferentes. As implementações de automação podem ser mais rápidas, mais baratas e de melhor qualidade se você não tentar executar muitos tipos diferentes de mudanças.

Tenha em mente que a melhor abordagem será aquela que for melhor para o seu negócio. Algumas empresas enfrentam problemas particularmente urgentes, e a urgência deve prevalecer sobre quaisquer outras considerações.

4. Crie um plano holístico.

Ao planejar uma grande mudança em um processo de negócios, é importante criar um plano completo que considere não apenas a tarefa a ser automatizada, mas também o impacto nos processos relacionados e na empresa como um todo. Aspectos importantes a serem considerados incluem:

• Observe todo o processo, não apenas a parte que é fácil de automatizar. Certifique-se de que as melhorias no processo geral sejam grandes o suficiente para justificar o investimento em automação. Além disso, muitas vezes faz sentido evitar múltiplas alterações no mesmo processo em rápida sucessão, quando você poderia realizar uma revisão mais completa de uma só vez. Imagine que você está fazendo um esforço generalizado para automatizar o máximo possível de emails enviados, mas seu plano de longo prazo também inclui uma atualização de CRM com automação aprimorada. Para minimizar interrupções, pode fazer sentido implementar ambas as mudanças ao mesmo tempo. Pense em perfurar uma estrada para substituir um cano de água estourado, repavimentar a estrada e depois cavar novamente seis meses depois para melhorias programadas no sistema de esgoto. Não teria sido melhor realizar apenas uma obra e fazer as duas tarefas ao mesmo tempo?
• Considere os processos de negócios upstream, downstream e adjacentes. Por exemplo, se você estiver usando um software para automatizar cálculos, o programa será capaz de lidar com as entradas enviadas por e-mail que as pessoas antes processavam manualmente? Da mesma forma, o que acontece com as saídas do processo automatizado? Alguém precisa explicar ou interpretar?
• Pense em como toda a empresa funciona. Focar apenas na automação de processos individuais corre o risco de ignorar possibilidades de transformação para a sua organização. Por exemplo, um dos principais benefícios da automação é que ela pode liberar horas de trabalho para a equipe. Ao tomar decisões puramente baseadas em dados sobre quais processos automatizar, é fácil ignorar o benefício mais amplo do que a equipe pode alcançar com essas horas adicionais. Esses benefícios a longo prazo podem facilmente superar o impacto de quaisquer ganhos de eficiência a curto prazo. Se automatizar um processo libera uma equipe para passar mais tempo projetando produtos que podem representar o futuro da sua empresa, então você pode dar prioridade máxima à automação desse processo.

5. Estabeleça papéis claros.

É essencial estabelecer papéis claros e responsabilidades para as pessoas envolvidas na implementação e manutenção da automação, Garanta que a equipe de TI tenha recursos suficientes para fornecer suporte técnico. Divida responsabilidades entre vendas, especialistas em faturamento e gerenciamento de regras e procedimentos. Você não pode presumir que se uma tarefa for realizada por um robô, todas as outras etapas do processo permanecerão as mesmas. As pessoas precisarão ser responsáveis por garantir que as coisas sejam feitas corretamente e que nenhuma etapa ou exceção seja esquecida. Você precisará atribuir responsabilidades para gerenciar a tecnologia de automação, supervisionar e lidar com resultados, exceções e erros.

Por exemplo, uma empresa está automatizando seu processo de faturamento. Um bom sistema de contabilidade pode eliminar muito trabalho manual ao gerar faturas automaticamente, somando os encargos em cada fatura e adicionando detalhes de contato do cliente. Mas pessoas ainda precisam gerar as informações de faturamento e do cliente, e podem precisar examinar as contas antes de enviá-las aos clientes. Uma divisão de responsabilidades para gerenciar o novo sistema de faturamento automatizado pode ser algo como o seguinte:

• A equipe de vendas é responsável por registrar pedidos e garantir que os dados do cliente estejam atualizados no sistema de CRM.
• Um especialista em faturamento é responsável por informar ao sistema automatizado quando gerar as faturas, verificar sua precisão e aprová-las antes que o sistema as envie automaticamente aos clientes.
• O gerente de vendas é responsável por definir as regras e os procedimentos que o sistema automatizado usará ao gerar as faturas.
• O departamento de TI é responsável por fornecer suporte técnico para o novo sistema e garantir que ele esteja sempre ativo e funcionando durante todo o horário comercial.

Como mostra o exemplo, adicionar tecnologia tende a significar mais responsabilidades para as equipes de TI. Faz sentido envolvê-las desde o início do processo de planejamento e garantir que tenham recursos suficientes para ajudar todos os outros departamentos a terem sucesso. É muito fácil ficar entusiasmado com a implementação da automação enquanto deixa as equipes de tecnologia subdimensionadas e frustradas.

6. Crie Procedimentos operacionais padrão (SOPs).

Procedimentos operacionais padrão (Standard Operating Procedures ou SOPs) definem as etapas e os procedimentos envolvidos em uma tarefa ou processo específico. Os SOPs facilitam a mudança das pessoas para novas funções e a substituição umas das outras. Também facilitam o uso de ferramentas de automação, fornecendo uma descrição clara das etapas que precisam ser automatizadas.

Grandes organizações reconhecem que os SOPs são indispensáveis para alcançar resultados e replicação de processos consistentes. Grandes empresas têm rotatividade regular de funcionários e precisam ser capazes de replicar procedimentos em muitas equipes e unidades. Mas as empresas menores muitas vezes não percebem o valor dos SOPs com rapidez suficiente. Isso é compreensível porque uma startup não quer ser restringida por muitas regras ou perder tempo documentando coisas que todos na equipe já sabem. Mas quando as contratações aumentam e a empresa começa a passar por alguma rotatividade, confiar demais na memória institucional pode causar problemas de consistência e eficiência e sem procedimentos claramente definidos, será mais difícil resolver essas questões por meio da automação.

7. Não se esqueça da gestão de processos de negócios.

A gestão de processos de negócios (BPM) é essencial para melhorar processos frequentes e pode envolver automação. Na verdade, a automação é um aspecto poderoso e crescente(opens in a new tab) da gestão de processos de negócios. As técnicas e ferramentas de BPM(opens in a new tab) usadas para codificar, documentar e melhorar processos humanos podem ser aplicadas a processos automatizados.

8. Treine os usuários.

Treinar usuários na nova tecnologia e nos novos procedimentos é uma boa prática ao automatizar processos de negócios, mas algumas empresas não pensam em treinamento até que seja tarde demais. O treinamento adequado deve ser programado de acordo com o cronograma de implementação para evitar emergências durante a transição. A automação de processos de negócios geralmente envolve mudanças de procedimentos e responsabilidades, mesmo para pessoas que não interagem diretamente com a nova tecnologia. Portanto, os funcionários podem precisar de treinamento para aprender os novos procedimentos.

Um aspecto complicado do treinamento, além do desafio de torná-lo interessante, é o tempo. Você não pode começar a treinar pessoas muito cedo, antes que os novos processos estejam totalmente definidos, mas não pode esperar até que o processo antigo tenha sido completamente substituído. Às vezes, reservar tempo para treinamento adequado exigirá adiar o cronograma de implementação. Mas isso é melhor do que lidar com um fluxo constante de emergências porque seus funcionários estão aprendendo conforme usam o novo sistema.

9. Crie um plano B.

O que acontece se a automação não funcionar como esperado? E o que acontece se você estiver usando uma solução de software de um fornecedor e este mudar repentinamente a maneira como trabalha ou até mesmo sair do mercado? E se as alterações em outro fluxo de trabalho alterassem as entradas do seu processo automatizado de maneiras que ele não foi projetado para lidar?

A solução para esses problemas é ter um plano B e um plano de contingência. Ele pode ser tão simples quanto garantir que você tenha a opção de voltar à maneira antiga e não automatizada de fazer as coisas. É essencial ter um plano em prática. A automação de processos de negócios pode ser extremamente valiosa — até mesmo transformadora —, mas ninguém pode garantir uma taxa de sucesso de 100% para cada implementação.

10. Aproveite o software ERP.

Para muitas empresas, o software ERP desempenha um papel fundamental na BPA e permite que elas criem ainda mais valor a partir da automação. O NetSuite ERP inclui recursos de automação integrados que ajudam a economizar tempo e recursos, reduzir erros, melhorar a consistência e rastrear melhor as atividades. As empresas podem usar uma única plataforma integrada para automatizar muitas áreas, de vendas e finanças a manufatura.

O software ERP acrescenta outra dimensão ao valor obtido com a BPA porque integra os dados da empresa em todos os processos, locais e áreas funcionais. Essa integração significa que os dados criados por um processo podem ser usados mais facilmente para melhorar outra área. Por exemplo, relatórios e rastreamento automatizados podem criar dados inestimáveis para análises diagnósticas e preditivas, ao mesmo tempo em que ajudam a prevenir erros e fraudes repetidos. Fica muito mais fácil detectar anomalias, como diferentes níveis de desempenho entre grupos empresariais. Essas diferenças podem significar que um funcionário precisa de ajuda, ou podem destacar uma melhor prática emergente que vale a pena replicar em toda a empresa.

A automação de processos de negócios, a prática de usar tecnologia para executar tarefas repetitivas, pode trazer muitos benefícios, incluindo redução de custos, processos acelerados e menos erros. Automatizar processos significa que os funcionários gastam menos tempo em tarefas recorrentes, para que possam se concentrar em trabalhos de nível superior que agregam maior valor à organização. Mas nem todo processo é um bom candidato para automação, e iniciativas de BPA mal implementadas podem não entregar o resultado desejado. Ao aplicar as melhores práticas à seleção de processos candidatos e ao planejamento e à execução de esforços de automação, as empresas podem maximizar o impacto e a taxa de sucesso das suas iniciativas de BPA.

Perguntas frequentes sobre automação de processos de negócios

Quais processos de negócios podem ser automatizados?

À medida que a tecnologia avança, mais e mais processos de negócios podem ser automatizados. Elas incluem muitas tarefas realizadas com auxílio da tecnologia, como monitorar o progresso de projetos, criar e-mails para clientes, produzir relatórios e cobrar clientes. Os processos físicos também podem ser automatizados, desde uma simples correia transportadora que elimina a necessidade de empurrar objetos manualmente pela fábrica, até robôs executando tarefas complicadas de montagem na fabricação de semicondutores ou coletando itens em depósitos. Inovações recentes usam câmeras e visão computacional para uma variedade de funções, desde rastreamento automatizado de estoque até captura de dados de texto de imagens. Processos que antes consumiam muito tempo e eram caros, como inserir despesas de funcionários, podem ser automatizados usando dispositivos do dia a dia, como smartphones.

O que significa automatizar um processo de negócios?

Significa usar tecnologia para executar de forma automática, repetida e consistente uma tarefa ou conjunto de tarefas dentro de uma empresa. Isso pode envolver o uso de software, máquinas que interagem com algo físico ou uma combinação de ambos. As tarefas podem ser tão pequenas quanto uma etapa de um processo maior, caso em que a automação oferece uma ferramenta eficiente ao trabalhador, ou muito complexas, como linhas de montagem totalmente automatizadas.

Quais são as etapas da automação de processos de negócios?

Embora não haja uma sequência universal de etapas, elas normalmente incluem:

• Análise de processo: Depois de identificar os processos candidatos à automação, certifique-se de entender completamente o processo atual para que você possa replicá-lo e melhorá-lo por meio da automação sem perder nada importante.
• Design do processo: Descreva as etapas exatas que a tecnologia automatizada irá manipular.
• Prototipagem, teste e desenvolvimento: Certifique-se de que todo o processo automatizado possa ser executado com sucesso e repetidamente antes de substituir o processo existente. Isso inclui testar os novos procedimentos para as pessoas que trabalham com a tecnologia.
• Treinamento: Treine os usuários no novo sistema e nos novos procedimentos.
• Implementação: É quando a solução tecnológica exaustivamente testada entra em operação, juntamente com novos procedimentos para as pessoas que trabalham com a tecnologia.
• Monitoramento, manutenção e melhoria: Monitore a tecnologia para garantir que ela esteja fazendo seu trabalho corretamente. Garanta que os problemas sejam corrigidos e que a tecnologia seja atualizada quando oportunidades de melhoria forem identificadas.
• Avaliação de impacto: Observe o impacto do processo automatizado, prestando atenção especial às áreas onde ele está excedendo ou tendo desempenho inferior às expectativas.

Por que você deve automatizar processos de negócios?

É algo que pode trazer muitos benefícios, incluindo economia de custos e de tempo, maior transparência e redução nas taxas de erro. Como reduz etapas manuais repetitivas e demoradas, a automação de processos de negócios libera os funcionários para dedicar mais tempo à análise e a outros trabalhos de maior valor.

A aplicação de boas práticas para automatizar processos de negócios pode transformar sua empresa, aumentando a eficiência, reduzindo custos e melhorando a consistência dos processos. Com estas 10 práticas recomendadas, você estará bem equipado para planejar, implementar e gerenciar a automação de processos de maneira eficaz e estratégica.