Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) agregam imenso valor ao integrar funções essenciais, como finanças, gestão de estoque, manufatura, vendas, gestão de projetos e recursos humanos (RH), com uma plataforma unificada que fornece acesso centralizado a dados críticos. Com maior visibilidade dessas funções, os líderes empresariais podem aumentar a eficiência, reduzir custos e desbloquear novas oportunidades de crescimento.
Quantificar esse valor – o retorno sobre o investimento (ROI) do seu ERP – é fundamental para construir um caso de negócios que justifique um investimento nesse tipo de sistema em primeiro lugar.
Além disso, a análise necessária para quantificar o ROI do ERP ajuda as empresas a avaliar e antecipar o impacto de um sistema ERP nas suas organizações e também a refinar a sua abordagem ao longo do tempo, para que o valor do sistema para o negócio continue a aumentar.
Mas como os ERPs têm o potencial de abordar tantos aspectos diferentes de um negócio, quantificar o seu impacto – e, portanto, o seu ROI – pode ser complexo. Isso é especialmente válido para empresas que migram para sistemas ERP em nuvem, que oferecem benefícios intangíveis, e cujo ROI não é tão simples de quantificar em dinheiro.
Neste artigo, detalhamos os muitos benefícios dos sistemas ERP, como calcular com precisão seu ROI e dicas para ajudar sua empresa a obter o máximo valor de seu investimento em ERP.
Benefícios de um sistema ERP
Antes de calcular o ROI de uma implementação, é importante estabelecer porque a sua empresa está investindo em um ERP e o que espera alcançar. O seguinte resumo dos benefícios que os sistemas ERP podem trazer e como obter essas vantagens ajudará a articular essas expectativas.
- Dados armazenados em um banco de dados comum. Os sistemas ERP(opens in a new tab) coletam dados de toda a organização e armazenam tudo em um banco de dados comum. Isso permite que os funcionários em geral, e os principais líderes corporativos em particular, monitorem o ritmo dos seus negócios usando uma visão única, precisa e integrada das operações comerciais, desde processos financeiros de back-end e de armazém até a geração de leads e vendas bem-sucedidas.
- A visualização unificada evita a formação de silos. Trabalhar com uma visão unificada da organização elimina silos de dados e economiza muito tempo na tomada de decisões informadas. Por exemplo, uma visão em tempo real das cadeias de suprimentos, da capacidade de estoque e da procura projetada dos clientes poderia ajudar um fabricante a maximizar a produção sem exceder os recursos das suas equipes.
- Permite que as empresas cresçam rapidamente. Os sistemas ERP em nuvem, em particular, oferecem uma plataforma de crescimento atraente, especialmente para empresas que precisam crescer rapidamente para administrar a crescente complexidade das suas operações. Tomemos como exemplo o provedor de logística de supply chain Green Rabbit(opens in a new tab), especializado na entrega rápida de produtos perecíveis. A Green Rabbit adotou um ERP baseado em nuvem para expandir rapidamente de uma startup para uma operação nacional, ajudando seus clientes a entregar dezenas de milhares de pedidos em toda a América, todos os dias, sem atrasos ou erros de estoque.
- Reduz o erro humano. Os sistemas ERP também ajudam as empresas a melhorar a pontualidade dos pedidos e pagamentos com faturamento simplificado. Em comparação, a contabilidade manual é lenta e propensa a erros humanos, o que pode levar a custos e atrasos desnecessários. Como diz o ditado, tempo é dinheiro. Quanto mais rápido uma empresa processar, enviar e faturar um pedido, mais rápido ele chegará ao cliente e mais cedo a empresa receberá.
- Reduz o tamanho da equipe necessária para realizar as tarefas. Grande parte do valor que os negócios obtêm dos sistemas ERP decorre da forma como o programa integra processos que envolvem vários departamentos. Considere um processo procure-to-pay, que envolve muitas equipes e pontos de contato, desde vendas até armazenamento e atendimento.
Com um ERP, as partes interessadas de toda essa cadeia podem acompanhar e gerenciar o processo completo a partir de um único sistema. Por exemplo, um vendedor que acabou de fechar uma conta importante pode verificar o status do pedido a qualquer momento e manter seu cliente atualizado, sem precisar depender de mais ninguém. Esse processo aumenta a eficiência e economiza custos, ajudando a construir relacionamentos mais fortes com os clientes, baseados na responsabilidade e na confiança.
Vídeo: Quantificando o ROI do ERP
Como calcular o ROI do ERP
Os benefícios dos sistemas ERP estão bem documentados, mas calcular o retorno do investimento(opens in a new tab) de qualquer implementação é um processo cheio de nuances. Antes de trabalhar com um exemplo de cálculo, vamos explorar três distinções importantes: modelo de implementação on-premises versus na nuvem, retornos “hard” versus “soft” e implementação inicial versus uso contínuo.
A escolha do modelo de implementação tem um efeito importante nos cálculos de ROI de um ERP. Tecnicamente, o termo “ROI” nem mesmo se aplica a sistemas baseados em nuvem, porque eles geralmente são pagos por meio de taxas de assinatura mensais ou anuais, que são tratadas como despesas operacionais(opens in a new tab) para os fins contábeis.
O “I” no ROI refere-se a um investimento de capital, e as despesas de capital(opens in a new tab) requerem um tratamento contábil mais complexo. O ROI se aplica a sistemas on-premises, que normalmente exigem gastos iniciais de capital para a compra das licenças, do hardware e da infraestrutura necessários para operar o software. No entanto, as organizações que implementam sistemas ERP na nuvem utilizam os princípios do ROI para compreender o valor que os seus programas proporcionam.
Há também uma distinção útil a ser feita entre ROI “hard” e “soft”. O ROI "hard" refere-se a retornos tradicionais aos quais pode ser facilmente atribuído um valor financeiro quantificável, como receita incremental obtida ou custos reduzidos(opens in a new tab). Por exemplo, os clientes do NetSuite ERP observaram uma melhoria de 40% a 60% na eficiência do processo de pedidos, desde a implementação de seus sistemas, e 40% a 55% observaram uma redução nos tempos de geração de relatórios, ambos os quais podem ser facilmente quantificados em valores monetários e, portanto, caem na categoria de ROI "hard".
Por outro lado, o ROI "soft" refere-se a ganhos intangíveis, como um aumento na moral dos funcionários ou uma melhoria na equidade da marca com os clientes. Ambos os benefícios podem ter um impacto imenso nos resultados financeiros de uma empresa, mas o valor exato em dólares da sua contribuição é menos claro.
As implementações de ERP têm duas fases principais: a instalação inicial e depois a utilização contínua pelos funcionários, que tentam tirar o máximo proveito da nova tecnologia. Nesses casos, as empresas muitas vezes recorrem aos seus fornecedores de ERP para ajudar na implementação e, na maioria das vezes, migram dados do seu sistema anterior para o novo. Mas o treinamento dos funcionários e a facilidade de uso são essenciais para maximizar o ROI de um novo sistema ERP.
É por isso que muitas implementações bem-sucedidas se concentram no treinamento inicial dos funcionários para aprenderem os detalhes de como seu novo sistema atende e excede suas necessidades, e na experiência do usuário – as interfaces simples e a funcionalidade móvel, entre outros critérios, que tornam o sistema fácil de usar a longo prazo.
Fórmula de ROI do ERP
Agora vamos apresentar a fórmula básica de ROI do ERP e trabalhar com um exemplo ilustrativo:
ROI = (valor total do investimento - custo total do investimento) / custo total do investimento x 100%
Em outras palavras, o ROI do ERP é a proporção entre os ganhos gerados por um investimento em ERP (expresso como um valor em dólares) e o custo total de propriedade (TCO), ou investimento. Essa proporção é expressa em porcentagem. O TCO de um ERP(opens in a new tab) inclui o custo inicial da solução e quaisquer custos esperados ao longo do seu ciclo de vida. Tradicionalmente, essa fórmula se aplicaria apenas ao ERP on-premises, uma vez que o TCO, por definição, se refere à despesa de capital de um ativo adquirido mais as despesas operacionais contínuas relacionadas.
Assim, mesmo que tecnicamente não seja “TCO”, no caso de um sistema em nuvem, os custos ERP equivalentes incluiriam taxas de licenciamento mensais ou anuais para usar o software. Quanto maior a proporção de ganhos em relação ao TCO (ou seu equivalente na nuvem), maior será o retorno sobre o investimento, ou ROI.
Considere o exemplo de um fabricante de bens de consumo que implementou um sistema ERP em nuvem, pago por meio de assinatura anual. A empresa precisa calcular o ROI da sua nova solução três anos após a entrada em operação, com base em um custo de implementação(opens in a new tab) inicial de US$ 50.000 e taxas anuais de US$ 100.000. Isso gera um TCO equivalente a US$ 350.000 em três anos.
Obviamente, esse exemplo foi simplificado para caber neste artigo; o custo total do fabricante também pode incluir gastos com o treinamento de funcionários para usar a nova solução, taxas de parceiros de implementação e outros, além de instalação antecipada e taxas de licenciamento anual, dependendo do caso de uso específico e do modelo de implementação.
Quanto ao retorno, o fabricante optou por focar nos custos tangíveis, por isso calculou o crescimento incremental das vendas, as margens mais altas e os custos de produção mais baixos que pode atribuir ao seu sistema ERP, conforme mostrado nesta tabela:
Beneficio | Ano 0 | Ano 1 | Ano 2 | Ano 3 | Total |
---|---|---|---|---|---|
Crescimento das vendas | $0 | $50,000 | $80,000 | $100,000 | $230,000 |
Ganhos de produtividade | $0 | $30,000 | $40,000 | $90,000 | $160,000 |
Economia de custos | $0 | $60,000 | $100,000 | $115,000 | $275,000 |
Total | $0 | $140,000 | $220,000 | $305,000 | $665,000 |
O valor fornecido pelo software durante esse período de três anos (ignorando a inflação) é de US$ 665.000.
Colocando o valor total dos ganhos atribuídos ao ERP e o custo total simplificado do fabricante na fórmula, obtemos (US$ 665.000 - US$ 350.000) / US$ 350.000 x 100, o que equivale a um retorno sobre o investimento de 90%.
É importante ressaltar que os ganhos deste exemplo também foram simplificados. O valor total que uma empresa pode atribuir ao ERP dependerá da natureza do negócio e pode incluir melhorias nos custos de produto, transporte ou manutenção de estoque, aumento no volume de pedidos, redução no número de funcionários e custos administrativos mais baixos.
Além desses retornos concretos, uma empresa também pode obter benefícios intangíveis da sua implementação de ERP, como a melhoria da moral dos funcionários, que também devem ser considerados nos cálculos do ROI.
Uma última nuance a ser observada é que algumas organizações preferem medir o ROI do seu ERP ano após ano, em vez de medir ao longo do ciclo de vida. Uma abordagem para fazer isso é usar a fórmula descrita acima e aplicar somente a receita e/ou a economia para aquele ano. Mas isso nem sempre é o ideal, uma vez que muitos dos custos iniciais não se repetirão nos anos subsequentes.
Por exemplo, o treinamento dos funcionários é mais intenso nos primeiros meses após a instalação e menos intenso nos anos seguintes. Da mesma forma, os retornos do ERP tendem a aumentar nos primeiros anos após a implementação, à medida que novas eficiências e oportunidades são desbloqueadas, gerando melhores retornos, antes de se estabilizarem.
5 dicas para aumentar o ROI de um sistema ERP
Não existe uma maneira única de maximizar o ROI de uma implementação de ERP, pois cada empresa tem objetivos e recursos específicos com os quais trabalhar. Existem também considerações específicas do setor. Por exemplo, uma empresa de serviços, como uma agência de marketing, não está sujeita aos mesmos problemas de cadeia de suprimentos que um fabricante industrial.
Dito isso, as cinco dicas a seguir podem ajudar você a extrair valor extra do seu sistema de ROI, quer você opte por uma solução ERP on-premises, em nuvem ou híbrida.
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Priorize o treinamento. A única maneira de praticamente garantir que um novo sistema ERP dê retorno é fazer com que os funcionários adotem novas formas de trabalho e usem o software em todo o seu potencial. A formação dos funcionários aumentará o custo de uma nova implementação de ERP nos primeiros dias, aparentemente reduzindo o seu ROI, mas esses investimentos iniciais compensam rapidamente e depois começam a render no longo prazo, trazendo a proporção de volta a uma direção positiva. Em contraste, sabe-se que os funcionários que não são treinados e incentivados a usar um novo ERP continuam a usar planilhas e processos manuais, reduzindo significativamente o impacto desse grande investimento em software.
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Obtenha o comprometimento da liderança. O sucesso de uma implementação de ERP depende da amplitude da visão e do compromisso da empresa em usar a nova solução. Cada executivo, chefe de departamento e gestor deve estar familiarizado com o novo ERP e compreender o seu papel para ajudar a impulsionar o crescimento e o sucesso. Essa é a chave para a transformação e para trazer os funcionários junto nessa jornada. Veja o exemplo da Fulton & Roark(opens in a new tab), varejista líder de produtos de higiene masculina. Ela colocou seu novo sistema ERP em funcionamento em apenas 20 dias, e viu suas vendas crescerem 50% em relação ao ano anterior. Tudo isso sem aumentar o número de funcionários. Muito do seu sucesso deve-se ao fato de o projeto ter sido iniciado pelos seus cofundadores, cujo entusiasmo e visão se espalharam por todas as equipes e colaboradores.
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Nunca pare de avaliar. Outra dica para maximizar o ROI do ERP é avaliar e refinar constantemente sua abordagem. Pelo menos uma vez por ano, os líderes são aconselhados a fazer um balanço dos seus custos e retornos, compará-los com as suas linhas de base e considerar novas formas de cortar custos e extrair valor do sistema e dos dados que ele fornece. O ERP em nuvem da NetSuite permite que as empresas definam indicadores-chave de desempenho (KPIs) departamentais e de toda a empresa, além de rastreá-los constantemente para garantir que estejam melhorando seu desempenho. Fundamentalmente, isso ajuda a manter a empresa no caminho certo para atingir seus objetivos específicos, além de gerar economias mais amplas de custos e tempo.
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Seja realista em relação aos custos e benefícios. É notoriamente difícil estimar o custo da implementação de uma nova tecnologia, especialmente para pequenas e médias empresas que estão em transição para uma forma de trabalho mais sofisticada. Muitas empresas recorrem aos seus fornecedores de ERP ou parceiros de implementação para obter orientação sobre prazos, custos e como treinar funcionários de forma eficaz e eficiente. É igualmente importante medir com precisão os benefícios de um novo ERP para obter uma imagem completa do ROI, incluindo benefícios tangíveis e intangíveis. Por exemplo, a N&N Moving Supplies(opens in a new tab) reduziu o tempo de processamento da folha de pagamento em 84%, liberando a equipe para atividades de maior valor agregado. Isso levou a um aumento no moral dos funcionários que, por sua vez, impulsionou ganhos de desempenho.
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Evite armadilhas comuns de ERP. Uma série de armadilhas comuns impedem as empresas de concretizar todo o potencial dos seus sistemas ERP. A mais comum é tratar as implementações de ERP como uma instalação de tecnologia tradicional, com um único custo inicial e um período de retorno de curto prazo. Na realidade, as implementações de ERP mais bem-sucedidas são efetuadas em fases, com o ROI calculado a cada marco.
Também é importante saber quando parar de medir o ROI, especialmente para sistemas ERP em nuvem. No caso de uma despesa de capital, como um equipamento com vida útil estimada em 10 anos, é fácil quantificar o seu custo e o retorno a cada ano e deixar de calculá-los quando o equipamento for desativado.
No caso de software em nuvem, entretanto, raramente há um prazo definido, especialmente porque as atualizações ocorrem automaticamente. Em algum momento, o novo ERP simplesmente se torna parte do procedimento operacional padrão da empresa e, assim, o ROI não é mais medido.
Por fim, é crucial ser autoconsciente e rigoroso ao definir métricas e calcular o ROI. Nem todas as empresas têm largura de banda ou experiência para calcular métricas como taxa interna de retorno (TIR) ou taxa mínima, o que é compreensível, uma vez que estão focadas na estratégia central e no crescimento.
Uma abordagem prudente é começar por definir e alinhar os requisitos comerciais com os objetivos departamentais, como a eliminação de silos ou a integração entre processos. Para esse fim, a NetSuite oferece scorecards de avaliação de necessidades e de TCO aos seus clientes para auxiliar nesse exercício e trazer rigor aos seus cálculos de ROI.
Os sistemas ERP são grandes e complexos, abrangendo todas as partes de uma organização empresarial, desde finanças ao atendimento ao cliente.
Já é bastante desafiador analisar o impacto de um ERP em todas essas operações, e ainda mais calcular os retornos em diferentes linhas de negócios, que se apresentam de diferentes formas e em diferentes momentos do ciclo de vida de um ERP. Mas um ERP implementado com sucesso pode fornecer à sua empresa uma visão incomparável sobre o seu desempenho, abrindo novas oportunidades para gerar receitas enquanto reduz custos e poupa tempo valioso. É aqui que o verdadeiro ROI do ERP vem à tona e onde as dicas descritas acima podem garantir o máximo retorno.
É também por isso que muitas empresas escolhem um ERP baseado em nuvem. Sem alterações na infraestrutura de TI ou nos recursos para administrar, as empresas podem obter visibilidade das suas operações, expandir a sua plataforma de gestão principal e obter uma visão clara do ROI que esperam obter com a sua implementação.
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Perguntas frequentes sobre ROI de ERP
Como calcular o ROI da implementação de ERP?
Calcular o ROI de uma implementação de ERP é um processo complexo, que envolve uma análise detalhada dos benefícios e dos custos após a instalação.
A fórmula para calcular o ROI é a seguinte: (valor total do investimento - custo total de propriedade) / custo total de propriedade x 100. Quanto maior a proporção, maior o ROI.
Qual é o valor comercial do ERP?
Os sistemas ERP agregam valor a uma empresa de várias maneiras. Acima de tudo, proporcionam aos líderes e aos principais tomadores de decisão visibilidade de ponta a ponta das operações da sua empresa, para que possam fazer escolhas fundamentadas em relação a estratégias de negócios, oportunidades de crescimento e investimento futuro.
Quanto tempo leva para ver o retorno sobre o investimento do ERP na nuvem?
Não existe um prazo definido para ver esse retorno, mas a combinação de uma implementação bem-sucedida com treinamento de funcionários, para garantir que as equipes façam bom uso da solução, pode causar um impacto imediato.
Esses retornos podem incluir crescimento de vendas, custos operacionais mais baixos e ganhos de produtividade dos funcionários. Com isso, os sistemas on-premises têm sido notoriamente difíceis de implementar e podem levar um ano ou mais para fornecer valor – se é que isso acontece.
Qual é o ROI da implementação do ERP?
O ROI de um sistema ERP é uma combinação dos benefícios tangíveis e intangíveis obtidos com a implementação. Os benefícios tangíveis são facilmente quantificáveis e incluem métricas como crescimento de receita e redução de despesas gerais. Os intangíveis são menos fáceis de quantificar, mas não menos importantes. Eles incluem métricas como melhoria da moral dos funcionários e confiança do cliente.
Qual é a taxa média de falha na integração de um ERP?
De acordo com algumas estimativas, 50% das implementações de ERP (opens in a new tab) falham na primeira tentativa. Contudo, vale ressaltar que as lições aprendidas com essas falhas aumentam as chances de sucesso nas implementações seguintes.
Quais são os 5 elementos de um ERP padrão?
As características distintivas de um sistema ERP são um banco de dados comum que permite às empresas centralizar informações de vários departamentos, uma experiência de usuário consistente entre áreas e funções, integração com processos de negócios e fluxos de trabalho existentes, a capacidade de automatizar tarefas repetitivas e o poder de quebrar silos para aumentar a eficiência e melhorar a comunicação em toda a organização.