Procurement tem sido uma parte vital e transacional dos negócios e existe há quase tanto tempo quanto o comércio. Embora os dias em que os escribas registravam as compras em rolos de papiro tenham ficado no passado, o processo de seleção e compra cuidadosa dos bens e serviços necessários para as operações comerciais diárias manteve sua importância. Ao permitir que a empresa obtenha de forma confiável os suprimentos necessários pelo menor custo, a área de aquisições pode impactar diretamente os resultados financeiros.

O que é Procurement?

Procurement, ou aquisições, abrange uma série de atividades envolvidas na obtenção de bens ou serviços. Qual é a finalidade de Procurement? Em geral, as equipes de aquisição trabalham para obter suprimentos com preços competitivos que agreguem o valor máximo. No entanto, nem todas as empresas definem Procurement da mesma forma. Muitas consideram que a aquisição abrange todos os estágios, desde a coleta de requisitos comerciais e a busca de fornecedores até o acompanhamento do recebimento de mercadorias e a atualização das condições de pagamento, enquanto outras a definem como uma gama mais restrita de atividades, como a emissão de pedidos de compra e a realização de pagamentos.

Principais conclusões

  • Procurement é uma função comercial vital. Quando gerenciada de forma eficiente e bem executada, ela pode ajudar a aumentar a lucratividade do seu negócio.
  • Inclui uma série de atividades envolvidas na obtenção de bens e serviços, incluindo a seleção de fornecedores, negociação de termos, compras, acompanhamento do recebimento de suprimentos e manutenção de registros.
  • É importante monitorar e avaliar continuamente o processo de aquisição para melhorar quaisquer pontos fracos ou ineficiências.
  • A tecnologia pode reduzir o custo e a sobrecarga administrativa automatizando e rastreando processos de aquisição.

Explicação sobre Procurement

Tradicionalmente, algumas empresas usam o termo "aquisição" como sinônimo de "compras". Porém, as compras agora são frequentemente vistas como apenas uma etapa de um processo de aquisição mais amplo e mais estratégico. Então, o que é aquisição exatamente?

Aquisição envolve todas as atividades pertinentes à obtenção de bens e serviços de que uma empresa necessita para oferecer suporte às suas operações diárias, incluindo fornecimento, negociação de termos, compra de itens, recebimento e inspeção de mercadorias, conforme necessário, além da manutenção de registros de todas as etapas do processo.

Vídeo: O que é software de Procurement?

Por que Procurement é importante para os negócios?

A aquisição é uma etapa importante na compreensão das cadeias de suprimentos(opens in a new tab) porque ajudam a empresa a encontrar fornecedores confiáveis que possam fornecer bens e serviços com preços competitivos que atendam às necessidades da empresa. Esse é o caso se a empresa estiver buscando matérias-primas para fabricação, um provedor de serviços de marketing ou novos materiais para escritórios.

Por exemplo, se uma empresa precisa de um novo fornecedor para prestar um serviço contínuo por um período indefinido, como uma solução de segurança de email, o processo de aquisição ajuda a empresa a escolher o fornecedor que melhor atenda a todos os requisitos da empresa a um preço razoável. Isso permite que a empresa evite o desperdício de tempo, dinheiro e recursos valiosos ao lidar com um fornecedor inadequado.

A redução de custos é um aspecto importante para melhorar seus processos de aquisição. No entanto, também é fundamental identificar fornecedores que promovem a qualidade de bens e serviços de que a empresa precisa e que tenham um bom histórico e capacidade de entregar de forma confiável.

Tipos de aquisição

A aquisição pode ser categorizada de várias maneiras. Ela pode ser classificada como aquisição direta ou indireta, dependendo de como a empresa utilizará os itens adquiridos. Também pode ser categorizada como aquisição de bens ou serviços, dependendo dos itens que estão sendo adquiridos.

  • Aquisição direta refere-se à obtenção de tudo o que é necessário para fabricar o produto final. Para uma empresa de manufatura, isso inclui matérias-primas e componentes. Para um varejista, inclui todos os itens comprados de um atacadista para revender aos clientes.
  • As aquisições indiretas geralmente envolvem compras de itens essenciais para as operações diárias, mas que não contribuem diretamente para os resultados financeiros da empresa. Isso pode incluir desde materiais de escritório e móveis até campanhas publicitárias, serviços de consultoria e manutenção de equipamentos.
  • A aquisição de bens refere-se em grande parte à aquisição de itens físicos, mas também pode incluir itens como assinaturas de software. A aquisição eficaz de bens geralmente depende de boas práticas de gestão da cadeia de suprimentos. Pode incluir aquisições diretas e indiretas.
  • A aquisição de serviços concentra-se na aquisição de serviços baseados em pessoas. Dependendo da empresa, isso pode incluir a contratação de prestadores de serviços individuais, mão de obra contingente, escritórios de advocacia ou serviços de segurança no local. Pode incluir aquisições diretas e indiretas.

Tipos de aquisição

  Aquisição direta Aquisição indireta Aquisição de mercadorias Aquisição de serviços
O que é? Qualquer bem ou serviço necessário para fabricar um produto final Todos os bens ou serviços não relacionados à produção Itens físicos normalmente mantidos como estoque, seja para fins de aquisição direta ou indireta Todos os serviços adquiridos que são baseados em pessoas, seja para fins de aquisição direta ou indireta
Exemplos Matérias-primas, componentes e peças, máquinas, itens adquiridos para revenda Materiais de escritório, serviços de marketing, serviços públicos Matérias-primas, itens de atacado, materiais de escritório Escritórios de advocacia, terceirizados, mão de obra temporária, serviços de segurança no local

Como a aquisição funciona

O processo de aquisição(opens in a new tab) geralmente envolve diversas etapas. A empresa identifica bens e/ou serviços específicos dos quais ela precisa, contrata os fornecedores que ajudarão a empresa a atingir seus objetivos de negócios, negocia termos e custos e, depois, compra e recebe os itens relevantes.

Uma empresa pequena pode ter apenas uma pessoa responsável pela aquisição de todos os bens e serviços. As empresas de maior porte podem ter uma equipe especializada em lidar com diferentes fornecedores(opens in a new tab) ou em oferecer suporte a grupos empresariais internos específicos. Para alguns itens, talvez a equipe precise coletar informações de vários grupos empresariais diferentes para determinar os requisitos gerais da empresa.

É importante lembrar que a aquisição não consiste em uma série de atos isolados – é um processo contínuo. Por exemplo, as empresas geralmente pretendem estabelecer relações com os principais fornecedores para ajudar a obter o melhor serviço e os custos mais baixos possíveis, o que, em última análise, se traduz em margens de lucro mais elevadas. As empresas também podem precisar realizar verificações regulares de garantia de qualidade e análises de desempenho para garantir que os fornecedores atendam consistentemente às expectativas.

9 etapas do processo de aquisição

Os processos de aquisição variam muito, dependendo da estrutura e das necessidades de cada empresa, mas geralmente incluem as seguintes nove etapas principais:

  1. Identificar de quais bens e serviços a empresa precisa.

    . Primeiro, uma empresa deve identificar seus requisitos para um item ou serviço específico. Pode ser um novo item que a empresa não tenha comprado anteriormente, um reabastecimento de produtos existentes ou uma renovação de assinatura. Essa etapa normalmente envolve investigar os detalhes essenciais do que a empresa precisa, como especificações técnicas precisas, materiais, números de peças ou características do serviço. Nesse estágio, é uma boa ideia consultar todos os departamentos comerciais afetados pela decisão de compra para garantir que os itens adquiridos reflitam com precisão as necessidades de cada departamento.

  2. Enviar solicitação de compra.

    Quando um funcionário ou um grupo empresarial precisa adquirir uma quantidade significativa de novos suprimentos ou serviços, ele faz uma solicitação formal de compra (também conhecida como requisição de compra(opens in a new tab)). Uma solicitação de compra notifica a empresa da existência de uma necessidade, geralmente por meio dos gerentes de departamento, da equipe de compras ou da equipe financeira, bem como especificações como preço, prazo necessário, quantidade e outros itens importantes que a equipe de compras deve ter em mente. O departamento que supervisiona as compras pode então aprovar ou negar a solicitação. Se aprovado, a equipe responsável poderá prosseguir com a seleção de um fornecedor e efetuar a compra.

  3. Avaliar e selecionar fornecedores.

    Com uma lista clara de requisitos e uma solicitação de compra aprovada, é hora de encontrar o melhor fornecedor e enviar uma solicitação de cotação (RFQ). É importante ser o mais detalhado possível para que você possa fazer uma comparação correta. A avaliação do fornecedor deve se concentrar não apenas no custo, mas também na reputação, na velocidade, na qualidade e na confiabilidade. Muitas empresas também consideram a ética e a responsabilidade social, já que as aquisições geralmente estão vinculadas à identidade corporativa. Um varejista que se orgulha da sustentabilidade se beneficiaria da parceria com fornecedores ambientalmente responsáveis, por exemplo.

  4. Negocie seu preço e condições.

    Uma prática recomendada comum é obter pelo menos três cotações de fornecedores antes de tomar uma decisão. Examine cada cotação cuidadosamente e negocie sempre que possível. Se você precisar desistir de um acordo, certifique-se de ter opções alternativas concretas. Depois de concordar com os termos finais, certifique-se de enviá-los por escrito.

  5. Criar um pedido de compra.

    Preencha um pedido de compra (PO) e envie ao fornecedor. O pedido de compra deve ser suficientemente detalhado para identificar precisamente os serviços ou mercadorias necessários e permitir que o fornecedor atenda ao pedido.

  6. Receba e inspecione as mercadorias entregues.

    Examine cuidadosamente as entregas para verificar se há erros ou danos. Certifique-se de que tudo seja entregue conforme especificado no pedido de compra e que a qualidade atenda ou supere as expectativas.

  7. Realizar a conciliação tripla.

    Contas a pagar devem realizar a conciliação de três vias, comparando o pedido de compra, o recibo do pedido ou o romaneio e a fatura. O objetivo é garantir que os bens ou serviços recebidos correspondam ao pedido de compra e evitar o pagamento de faturas não autorizadas ou imprecisas. Destaque quaisquer discrepâncias entre os três documentos e resolva os problemas antes de providenciar o pagamento.

  8. Aprovar a fatura e providenciar o pagamento.

    Se a correspondência de três vias estiver correta, aprove e pague a fatura. As empresas devem se esforçar para ter um processo consistente de pagamento de faturas por meio do processo de contas a pagar(opens in a new tab) que verifique se os pagamentos correspondem ao valor e à data de vencimento. Um processo padronizado pode ajudar a garantir que as faturas sejam sempre pagas no prazo, o que pode evitar taxas em atraso e construir um bom relacionamento com os fornecedores.

  9. Manutenção de registros.

    . É importante manter registros de todo o processo de aquisição, desde solicitações de compra até negociações de preços, faturas, recibos etc. Esses registros podem ser úteis por vários motivos. Eles ajudam a empresa a repor as mercadorias pelo preço certo no futuro, além de auxiliar nos processos de auditoria e no cálculo de impostos. Registros claros e precisos também podem ajudar a resolver possíveis contestações.

9 steps in the procurement process

Os processos de aquisição variam de acordo com os requisitos do setor e da empresa. No entanto, a maioria inclui estas 9 etapas.

Etapas da aquisição

As nove etapas principais do processo de aquisição também podem ser divididas em três fases distintas: fornecimento (sourcing), compra e recebimento.

  • Fornecimento: Tabrange as etapas iniciais nas quais a empresa identifica suas necessidades, cria uma solicitação de compra e avalia os fornecedores. Mesmo depois das etapas iniciais de fornecimento serem concluídas, é uma boa prática fortalecer o relacionamento com os fornecedores. Eles podem estabelecer bases para que os fornecedores aprendam com os parceiros, aprimorem produtos e processos e aumentem a confiança.
  • Compras: o departamento de contas a pagar conduz a conciliação de três vias para garantir a precisão do pedido e da fatura.
  • Pagamento: o departamento de contas a pagar conduz a correspondência de três vias para garantir a precisão do pedido e da fatura. Em seguida, a fatura poderá ser aprovada e o pagamento realizado. Os registros de todas as faturas, pedidos e pagamentos devem ser mantidos e conservados cuidadosamente.

Stages of procurement

As 9 principais etapas da aquisição se dividem em três etapas: terceirização, compra e pagamento.

Ciclo de vida da aquisição

As organizações geralmente pensam nas etapas do processo de aquisição(opens in a new tab) como um ciclo de vida. Essa perspectiva nos faz lembrar de que todas as tarefas e etapas do processo de aquisição se sobrepõem e são interdependentes, e que o processo é contínuo. Um ciclo de vida de aquisições cuidadosamente planejado também reconhece a integração entre o processo e o negócio como um todo, incluindo a necessidade de alinhamento com as regras e os procedimentos existentes da empresa, incluindo áreas como a elaboração de orçamentos. O processo nem sempre é linear, e às vezes é necessário fazer ajustes para considerar uma cadeia de suprimentos digital(opens in a new tab) dinâmica, com fornecedores, disponibilidade e custos variáveis.

Três componentes do processo de aquisição

Três componentes principais funcionam em conjunto para que a aquisição aconteça: pessoas, processo e documentação.

  • Pessoas: as pessoas geralmente são responsáveis por iniciar ou autorizar cada etapa do processo de aquisição. Além dos especialistas em aquisição, as pessoas envolvidas incluem outras partes interessadas, como contas a pagar e os grupos de negócios que solicitam os bens e serviços. O número de pessoas envolvidas geralmente depende do valor dos bens e serviços. É possível que mais partes interessadas estejam envolvidas na especificação e aprovação de compras de alto valor.
  • Processo: um processo de aquisição eficaz pode ajudar uma empresa a obter sucesso, mantendo os custos baixos e garantindo que os suprimentos cheguem quando a empresa precisar deles. Um processo bem projetado e metódico ajuda a promover a precisão e a pontualidade, pois cada pessoa envolvida sabe exatamente o que precisa fazer e quanto tempo ela tem para concluir as tarefas. Por outro lado, um processo de aquisição desorganizado resulta em ineficiências e erros que podem custar caro. Os pagamentos a maior, por exemplo, podem afetar os resultados financeiros, enquanto os pagamentos em atraso afetam negativamente o relacionamento com os fornecedores.
  • Documentação: é importante manter os registros de todas as etapas do processo de aquisição e garantir que eles sejam facilmente acessíveis. Esses registros funcionam como um repositório de conhecimento organizacional sobre condições de pagamento e desempenho de fornecedores, ajudando a empresa a manter um processo de aquisição eficiente, mesmo que a equipe de aquisição mude com o tempo. No caso de uma auditoria ou contestação, uma empresa deve ser capaz de seguir facilmente a trilha eletrônica ou de papel em cada etapa do processo de aquisição.

Aquisição, compras e cadeia de suprimentos: qual é a diferença?

Os termos aquisição, compras, fornecimento e cadeia de suprimentos são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, existem diferenças significativas entre eles.

  • Aquisição versus compra: se a aquisição envolve compras, você pode estar se perguntando: qual é a diferença entre elas? A resposta é que as compras são essencialmente transacionais, focando na gestão de pedidos específicos para atender às necessidades da empresa. A aquisição é um conjunto de processos muito mais amplo e complexo, incluindo o estabelecimento e a manutenção de relacionamentos com fornecedores. Outra maneira de pensar sobre a diferença entre compras e aquisições é que a aquisição adota uma abordagem proativa que começa com a análise das necessidades da empresa, enquanto as compras são uma abordagem reativa, que se concentra basicamente em obter o que a empresa já decidiu que precisa.
  • Aquisição versus fornecimento: o fornecimento, assim como as compras, é apenas parte do processo geral de aquisição. O fornecimento é um estágio inicial do ciclo de aquisição. Ele abrange atividades como a identificação e a avaliação de possíveis fornecedores de bens ou serviços, a negociação de termos e a seleção dos fornecedores que melhor atendem às necessidades da empresa.
  • Aquisição versus cadeia de suprimentos: a aquisição abrange um aspecto da gestão da cadeia de suprimentos. A aquisição inclui o fornecimento, a obtenção e o pagamento de bens e serviços. A gestão da cadeia de suprimentos também abrange a logística envolvida na obtenção de mercadorias, como gestão de remessas e depósitos, bem como a transformação das mercadorias adquiridas em produtos e a distribuição aos clientes.
Aquisição, compras e cadeia de suprimentos: qual é a diferença?
Aquisição Compras Fornecimento Gestão da cadeia de suprimentos
Definição Todas as atividades relacionadas à cuidadosa seleção e obtenção de bens e serviços necessários para apoiar a operação do negócio. Compra de bens e serviços Seleção e verificação de fornecedores para o fornecimento de bens e/ou serviços Gerenciar a rede coordenada de empresas, instalações e atividades comerciais envolvidas no fornecimento, desenvolvimento, fabricação e entrega de produtos
Escopo Inclui fornecimento, negociação, compras, recebimento e manutenção de registros Parte do processo de aquisição Parte do processo de aquisição Inclui todo o processo de aquisição
Foco Garantir que a empresa obtenha o máximo valor dos produtos ou serviços para aumentar a lucratividade do negócio Geralmente visa conseguir um bom preço Estabelecer relacionamentos sólidos e de longo prazo com os fornecedores Reduzir os custos e, ao mesmo tempo, levar as mercadorias ao cliente o mais rápido possível, sem sacrificar a qualidade ou a precisão

7 princípios comuns da aquisição

Nas organizações do setor público, o processo de aquisição é geralmente semelhante ao processo das organizações do setor privado, mas com algumas diferenças significativas. Como as pessoas envolvidas lidam com fundos públicos, elas geralmente precisam seguir princípios rigorosos durante o processo de aquisição.

Esses princípios podem ser considerados como um código de conduta ética que responsabiliza os funcionários públicos por suas compras. Alguns dos princípios também podem ser benéficos para organizações do setor privado.

Os princípios variam um pouco dependendo da organização. Conheça sete dos princípios de aquisição mais comuns:

  1. Custo-benefício:

    A organização deve administrar os fundos de forma eficiente e econômica ao adquirir bens e serviços. Isso pode incluir a realização de análises de custo-benefício e avaliações de risco. Vale a pena observar que o baixo custo não equivale necessariamente a um valor maior; características como qualidade e durabilidade também são importantes para determinar se a compra representa uma boa relação de custo-benefício.

  2. Imparcialidade:

    A aquisição não deve oferecer tratamento preferencial a indivíduos ou fornecedores. Todas as propostas devem ser avaliadas de forma objetiva, com base no grau de atendimento às necessidades da organização.

  3. Concorrência:

    Organizações devem solicitar propostas competitivas de vários fornecedores, a menos que existam razões específicas para não fazê-lo, como a existência de um provedor exclusivo, onde o bem ou serviço está disponível apenas de um único fornecedor.

  4. Eficiência:

    Os processos de aquisição devem ser realizados de forma eficiente para ajudar a maximizar o valor e evitar atrasos.

  5. Transparência:

    As organizações devem disponibilizar informações relevantes sobre as aquisições para todos, incluindo o público e os fornecedores. As informações devem ser mantidas confidenciais somente quando houver razões legais ou outros motivos válidos.

  6. Integridade:

    Aqueles que praticam aquisições públicas devem sempre se esforçar para serem vistos como confiáveis, seguros, honestos e responsáveis. Os fundos devem ser usados para o fim a que se destinam e para o interesse público.

  7. Responsabilidade:

    As pessoas envolvidas no processo de aquisição são responsáveis por suas ações e decisões. Elas devem relatar as atividades de aquisição com precisão, incluindo quaisquer erros.

Como o setor de aquisição e o financeiro podem trabalhar juntos

Em muitas empresas, as equipes de aquisição e finanças operam como departamentos separados. Historicamente, às vezes desentendimentos acontecem por um motivo principal: a equipe de aquisições gasta dinheiro, enquanto o departamento financeiro foca na lucratividade, muitas vezes buscando maneiras de reduzir os gastos.

No entanto, uma parceria estratégica entre os dois grupos pode beneficiar a empresa como um todo, em parte porque cada um deles pode fornecer insights exclusivos sobre as operações da empresa. Por exemplo, uma equipe de aquisição bem administrada pode ter um profundo conhecimento de como bens e serviços cuidadosamente adquiridos podem ajudar os grupos de negócios a maximizar a lucratividade. Isso ajuda o grupo financeiro a ter uma visão geral melhor dos gastos da empresa e de como eles afetam o resultado final.

O software integrado de gestão da cadeia de suprimentos que pode conectar informações de toda a empresa, inclusive as financeiras, é uma ferramenta importante para eliminar a divisão tradicional e ajudar as equipes a trabalharem juntas para promover os objetivos comerciais. O software de gestão da cadeia de suprimentos também pode ajudar você a acompanhar o progresso em direção às metas, fornecendo as informações necessárias para os principais indicadores de desempenho (KPIs) em um formato que sua equipe de aquisição consiga entender facilmente.

KPIs de aquisição

Ao monitorar os KPIs de aquisição, as empresas podem aumentar a eficiência de seu processo, acompanhar o progresso em direção aos objetivos de negócios e identificando áreas de melhoria. Conheça alguns KPIs de aquisição comumente avaliados:

Tempo de ciclo do pedido de compra: monitore o número médio de horas ou dias que leva para processar requisições e enviar pedidos de compra aos fornecedores.

Tempo de ciclo do pedido de compra = número de horas ou dias necessários para processar requisições e enviar pedidos de compra aos fornecedores / número de pedidos de compra enviados aos fornecedores

Prazo de entrega do fornecedor: o número médio de dias que os fornecedores levam para enviar itens depois de receberem um pedido de compra.

Prazo de entrega do fornecedor = número de dias que os itens levam para chegar depois que o fornecedor recebe o pedido de compra / número total de pedidos de compra enviados ao fornecedor

Número de fornecedores: ter mais fornecedores permite que a empresa tenha mais opções, mas também aumenta o trabalho administrativo. Muitos grupos de aquisição monitoram o número de fornecedores em suas redes e removem periodicamente aqueles que são pouco utilizados para aumentar a eficiência.

Taxa de defeitos do fornecedor: uma medida importante da qualidade do fornecedor, geralmente medida como o número de peças defeituosas dividido pelo número total de peças fornecidas.

Taxa de defeitos do fornecedor = número de peças defeituosas / número total de peças do mesmo fornecedor

Disponibilidade do fornecedor: mede a capacidade de cada fornecedor de responder a demandas de última hora ou emergenciais.

Disponibilidade do fornecedor = número de vezes que o fornecedor atendeu aos pedidos comerciais / número de pedidos enviados ao fornecedor

Precisão do atendimento: mede a porcentagem de pedidos que os fornecedores atendem com precisão e correspondem exatamente ao pedido de compra.

Precisão do atendimento = número de pedidos precisos / número total de pedidos do mesmo fornecedor

ROI total do processo de aquisição: mede o valor que a estratégia de aquisição de uma empresa entrega à organização. É a relação entre a economia anual gerada pelo grupo de aquisição e o valor total anual gasto em aquisições.

Como a tecnologia pode ajudar a gerenciar as aquisições

Assim como em quase todas as outras áreas da empresa, a tecnologia pode aumentar a produtividade dos grupos de aquisições e, ao mesmo tempo, reduzir os custos do processo em até 30%(opens in a new tab). Você também pode simplificar etapas como a solicitação de propostas, a criação de pedidos e o pagamento de suprimentos usando soluções de ERP com o software de aquisições. Também pode permitir que as equipes analisem melhor as economias e acompanhem o desempenho dos fornecedores.

Stages of procurement
Os painéis mostram KPIs e métricas de aquisição selecionados em uma única tela, para que as empresas possam monitorar facilmente as tendências importantes e identificar problemas. Você pode acompanhar métricas, como desempenho do fornecedor, gasto total e transações pendentes. As principais soluções incluem painéis pré-configurados para diferentes funções dentro da empresa, com a capacidade de personalizar os painéis de acordo com as necessidades de cada usuário.

A aquisição pode desempenhar um papel fundamental na lucratividade e no sucesso geral de uma empresa. Inclui uma ampla gama de atividades relacionadas, cada uma das quais requer atenção aos detalhes para garantir que a empresa obtenha o valor máximo. As soluções de software de gestão de cadeia de suprimentos podem ajudar a acelerar, simplificar, analisar e reduzir o custo de todo o processo de aquisição.

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