Todos os líderes de negócios sabem que há uma diferença entre estar ocupado e ser produtivo. O primeiro tende a ser uma ação repetitiva, que exige pouca reflexão ou talento e leva à perda de tempo. O segundo produz um resultado significativo, que traz benefícios para a empresa e satisfação para os funcionários.

A maioria prefere ser produtivo em vez de apenas manter-se ocupado. E acredite, a sua equipe também pensa dessa forma.

O engajamento impulsiona a verdadeira produtividade, e a automação de processos de negócios (BPA) é a forma pela qual as empresas transferem o trabalho árduo para as máquinas e permitem que a equipe coloque a criatividade e as habilidades de solução de problemas em prática.

A BPA é uma categoria de software, mas também pode incluir tecnologias mecânicas, como a robótica. O objetivo é executar ações e processos físicos ou digitais repetitivos com mínima ou nenhuma intervenção humana.

A automação de processos pode ser adquirida e usada como um pacote de software independente, ou pode ser integrada ou incorporada em outro software como recurso. Muitas vezes, é um subconjunto de pacotes de gerenciamento de processos de negócios (BPM), que, por sua vez, podem ser um componente do gerenciamento de infraestrutura.

Talvez você ouça os termos "BPA" e "BPM" sendo usados de forma intercambiável, mas eles não são a mesma coisa. A BPA se concentra em como a automação pode simplificar e agilizar os processos de negócios, enquanto o BPM, que pode ou não incluir automação, usa uma variedade de métodos para descobrir, modelar, analisar, alterar e otimizar processos de negócios de ponta a ponta.

No entanto, a BPA está evoluindo, e esse termo está se transformando para refletir mudanças significativas ao longo do caminho. Por exemplo, a automação robótica de processos (RPA) é uma forma de BPA que usa IA para concluir fluxos de trabalho mais complexos e em várias etapas, geralmente em uma variedade de aplicações. A IDC, uma empresa de pesquisa de mercado, chama o BPM com recursos de IA de "automação inteligente de processos", ou IPA.

Por que automatizar processos de negócios?

Em suma, todas as empresas querem fazer mais com menos. A automação de processos (BPA) possibilita realizar mais tarefas com menos pessoas, permitindo mais tempo para criar produtos e serviços inovadores e aumentar os lucros.

A BPA também agrega eficiências que economizam tempo e dinheiro, reduz erros humanos e, muitas vezes, faz melhor uso dos recursos e ativos da empresa.

5 Benefícios da automação de processos (BPA)

Existem muitas maneiras pelas quais as empresas se beneficiam do uso estratégico do BPA. As cinco mais comuns são:

1. Maior produtividade

Os proprietários de pequenas empresas e os funcionários de empresas de qualquer porte podem se concentrar no que fazem melhor e confiar nas máquinas para fazer o resto. O trabalho é concluído mais rápido e com pouco ou nenhum erro.

Quando os sistemas robóticos assumem tarefas que previamente causaram lesões, como quedas ou distensões, melhoramos o bem-estar dos funcionários.

2. Comunicações assistidas

Com a automação de processos, as comunicações podem ser encaminhadas para um canal preferencial ou um representante de atendimento ao cliente pode, por exemplo, acompanhar uma conversa entre canais.

Além disso, um representante pode obter dados de suporte de várias aplicações para tornar as comunicações mais produtivas. Um gerente pode usar a BPA para monitorar as atividades, para que todas as partes saibam em qual fase do projeto ou processo elas se encontram.

3. Maior visibilidade do processo

Sempre que automatiza um processo, você tem a oportunidade de analisar atentamente o fluxo, decidir quais etapas valem a pena manter e o que poderia ser feito para melhorar. Os processos resultantes, mais simplificados, acelerarão ainda mais a produção.

4. Custos reduzidos

Estudos comprovam consistentemente que adicionar automação é consideravelmente mais econômico do que pagar uma pessoa para fazer o mesmo trabalho. Além disso, a automação leva a economias de escala e a uma maior economia de escopo, ou seja, a capacidade de produzir uma variedade maior de produtos.

Como os líderes de negócios sabem, ambos podem levar a margens unitárias mais favoráveis e maior lucratividade.

5. Aumento da eficiência operacional

A empresa de análise de mercado Forrester sugere que a automação pode reduzir os custos operacionais em 90%, e diz que o uso de automação inteligente liberará US$ 134 bilhões em valor de mão de obra até 2022. Em suma, a maior visibilidade dos processos levará a uma maior inovação.

Além disso, a automação permite prazos de entrega mais curtos, entrega mais rápida e uso mais eficiente do estoque e do dinheiro, de acordo com a Economics Help.

9 áreas-chave a serem automatizadas na sua empresa

Embora a maioria das empresas consiga identificar tarefas repetitivas que podem ser automatizadas para aumentar a eficiência das operações, algumas áreas podem trazer benefícios imediatos, segundo especialistas. Entre elas:

1. Marketing

A automação de marketing coordena mensagens de publicidade e programa sua entrega oportuna nos canais designados. Além disso, gera um aumento médio de 14,5% na produtividade de vendas e uma redução de 12,2% nas despesas gerais de marketing, de acordo com a Invesp.

Ela pode ser usada em vários canais, incluindo marketing por email, serviço de mensagens curtas (SMS), pesquisa paga, anúncios e propagandas. Também pode ser aplicada em recomendações de upselling em compras pelo computador ou dispositivos móveis.

2. Finanças

A natureza das funções financeiras é altamente estruturada e consiste principalmente em trabalhar com valores numéricos. Além disso, os dados são frequentemente transferidos entre relatórios e departamentos para manter a empresa em uma posição financeira segura. A combinação desses atributos torna as finanças uma área adequada à automação.

A criação de qualquer relatório financeiro pode ser parcial ou totalmente automatizada. Um exemplo é a automação de contas a pagar (AP). Um processo de contas a pagar que costuma ser automatizado é o faturamento. Isso pode reduzir custos, aumentar a eficiência e reduzir erros. Os processos de faturas podem ser integrados a outros, como dados da cadeia de suprimentos ou recebimentos de remessas.

3. Vendas

Muitos processos usados em vendas externas e internas podem ser parcial ou totalmente automatizados. Porém, o objetivo é o mesmo: fechar mais vendas do que seria possível em um dia normal de trabalho sem a velocidade e a eficiência da automação.

Exemplos de automação da força de vendas incluem geração de leads, mensagens para o cliente, desenvolvimento de propostas, gerenciamento de contratos, gerenciamento de cotas de vendas e comissões, e rastreamento de detalhes da transação.

4. Desenvolvimento de produtos

Exemplos de casos de uso incluem projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D), desenvolvimento de software e desenvolvimento de novos produtos. Em todos os casos, a automação aumenta a produtividade e a eficiência de funcionários altamente qualificados e permite que eles produzam resultados mais rapidamente sem cortar custos ou aumentar os riscos.

Por exemplo, as montadoras já são grandes usuários da BPA. Agora, grupos do setor estão pedindo mais uso da automação em P&D para veículos elétricos e autônomos.

5. Produtos

A automação pode ser usada para detectar falhas de produtos no chão de fábrica e ajustar a robótica industrial para corrigir defeitos nas unidades seguintes da linha de produção.

Da mesma forma, os dados do sensor de IoT ou as observações humanizadas dos técnicos de reparo podem ser analisados e os insights podem ser usados tanto para corrigir uma falha recorrente quanto para encaminhar automaticamente um colaborador para substituir uma peça com defeito, antes que algum equipamento importante falhe.

Cenários como esses reduzem os recalls de produtos caros e prejudiciais à reputação. Eles também aumentam os níveis de satisfação do cliente e a pontuação de fidelidade.

6. Cadeia de suprimentos

Muitos dos processos comerciais envolvidos no pedido, recebimento, pagamento, armazenamento e gerenciamento da cadeia de suprimentos podem ser parcial ou completamente automatizados, mesmo quando um processo envolve mais de uma aplicação de software.

Por exemplo, quando os suprimentos de escritório ficarem abaixo de um determinado limite, os pedidos de compra podem ser automaticamente preenchidos e enviados a um fornecedor pré-aprovado. As matérias-primas podem ser automaticamente encomendadas novamente pelos fabricantes, garantindo o abastecimento adequado para os cronogramas de produção. E uma farmácia pode ser reabastecida automaticamente com medicamentos prescritos em uma base "just-in-time" para atender à demanda atual e limitar os riscos de roubo e fraude.

Essa automação, impulsionada pela visibilidade da cadeia de suprimentos, traduz-se em menos interrupções, maior satisfação do cliente e custos mais baixos.

7. Atendimento ao cliente

A automação pode ajudar muito a melhorar a satisfação do cliente e reduzir custos ao mesmo tempo. Os chatbots em sites de comércio eletrônico, por exemplo, podem responder de forma rápida e econômica a consultas de nível inferior, permitindo que os funcionários dediquem seu tempo a problemas mais complexos.

Quando um cliente precisa de suporte humano, o histórico de compras e os dados do produto podem ser automaticamente inseridos nos scripts do call center para que os agentes possam fornecer respostas mais relevantes.

Com a IoT, os upgrades de firmware e os patches de segurança podem ser implementados automaticamente para tudo, desde iluminação pública inteligente até sistemas de gerenciamento de frotas. Assim como no suporte ao produto, a detecção de problemas seguida de reparos automatizados pode evitar interrupções no serviço e reduzir o número de chamadas de clientes.

8. TI

As empresas se tornam mais competitivas quando a TI atua mais como um condutor do que como um mecânico amador. Portanto, é uma ótima notícia o fato de que os processos de tecnologia da informação (desde a infraestrutura e o gerenciamento de nuvem até a otimização de TI e aplicação de patches de segurança) são automatizados hoje em dia.

Isso permite que a equipe de TI tenha mais tempo para trabalhar na inovação e na combinação de serviços de TI para ajudar a empresa a atender à demanda dos clientes e se adaptar às mudanças do mercado.

Uma forma econômica para a automação de TI: plataformas de gerenciamento em nuvem que ajudam a controlar os custos, o desempenho e a segurança da computação em nuvem. Essas plataformas geralmente incluem ferramentas de análise preditiva que podem estimar as necessidades futuras, além de identificar e desativar recursos não utilizados sem intervenção humana.

9. Funções gerais de negócios

Ao automatizar o maior número possível de processos da empresa, incluindo finanças, RH e gerenciamento de despesas, você pode aumentar os insights fornecidos aos líderes de negócios e minimizar ineficiências, erros e problemas de conformidade.

Exemplos de casos de uso em toda a empresa incluem: previsão de vendas; prevenção de rotatividade de clientes; integração, folha de pagamento e agendamento de funcionários; planejamento de viagens de negócios; atendimento de pedidos e gerenciamento de estoque.

A automação não é apenas para grandes empresas. As empresas de pequeno porte também podem se beneficiar, por exemplo, aumentando as oportunidades de upsell ou cross-sell, oferecendo recomendações aos clientes automaticamente.

9 maneiras de automatizar seu negócio

Há diversas opções quando se trata de automação de processos em sua empresa.

Geralmente, uma forma de BPA costuma ser algum recurso ou função em um software comercial. Às vezes é um produto autônomo, ou então um produto de uma série de módulos em um pacote de software maior. Em outras ocasiões, a automação é algo que os seus desenvolvedores ou os desenvolvedores de terceiros criam especificamente para sua empresa.

Seja qual for a sua opção de uso da BPA, estas são as chaves para fazer com que ela funcione para você:

1. Ferramentas de automação

Existem muitas ferramentas no mercado para automatizar os processos de negócios. Geralmente, elas são classificadas pela finalidade do processo que pretendem automatizar, pela quantidade de codificação ou habilidade de TI necessária para usá-las, e se são processos gerais ou ferramentas cognitivas (IA).

As categorias de ferramentas de automação de processo geral, sem necessidade de codificação, incluem redes sociais, fluxo de trabalho e gestão de projetos, ecommerce e marketing.

A maioria das empresas deve procurar ferramentas de automação que não exijam habilidades de codificação. Certifique-se de que a interface possa ser usada por usuários não-técnicos. Certifique-se também de que os processos sejam transparentes, de modo que sua equipe possa determinar e entender como o sistema pretende realizar uma tarefa. Os bots devem ser fáceis de direcionar e administrar.

2. IA e machine learning

Vamos usar o sistema de contas a pagar (AP) para demonstrar como o machine learning e a IA podem automatizar processos de negócios.

Os sistemas de machine learning analisam muitos dados e aprendem com eles. No caso do sistema de contas a pagar, uma empresa pode alimentar todas as faturas digitalizadas com o objetivo de ensiná-lo a distinguir o que é "normal". Quanto maior o volume de dados a serem analisados, melhor ele identificará anomalias que possam indicar fraude ou um fornecedor que tenha aumentado os preços de forma a afetar a lucratividade.

A diferença entre o ML (que analisa os dados existentes e aprende a identificar irregularidades) e a IA, é que a inteligência artificial aumenta a vantagem ao adicionar contexto.

Por exemplo, um verdadeiro sistema de contas a pagar habilitado para IA pode ser capaz de consultar fontes de dados internas e externas para saber o preço médio da gasolina em Nova York em setembro, o MPG médio esperado de sua frota de veículos de entrega e quantos quilômetros foram percorridos para atender os clientes. Com esses dados, você pode automatizar a aprovação de faturas para compras de combustível em setembro se os valores estiverem dentro dos parâmetros esperados.

Tente entender o tipo de insight que um determinado sistema apresentará e se essas descobertas valem a pena, considerando o custo do sistema. Em se tratando de automação, o objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de monitoramento e intervenção manual.

3. Crie processos/encontre repetições

Uma das maneiras mais fáceis para as pequenas empresas começarem a eliminar a repetição e adotar processos simplificados é mudar para um software comercial, que possui processos pré-automatizados para você.

Não é necessário criar algo do zero quando um software popular oferece os processos que você procura, aperfeiçoados por especialistas e décadas de experiência e, muitas vezes, disponíveis em um modelo de software como serviço.

Se você precisar criar processos, talvez pela necessidade de personalizar conexões entre diferentes sistemas, poderá usar ferramentas como Zapier e IFTTT para conectar plataformas e eliminar tarefas repetitivas de seus fluxos de trabalho.

4. Simplifique a comunicação e o gerenciamento de tarefas

Tudo se resume ao gerenciamento de projetos. A automação pode eliminar a duplicação de esforços entre as equipes de produção, que agora operam em vários locais, incluindo as que trabalham em casa.

Conforme já discutimos, a automação consiste em transferir tarefas demoradas e repetitivas de um ser humano para uma máquina, e poucas delas conseguem ser mais repetitivas do que atribuir tickets e enviar atualizações de status regularmente.

Então, por exemplo, um gerente de projeto pode especificar que, quando uma prova gráfica é verificada em um sistema de gerenciamento de documentos, um ticket é gerado automaticamente para que um aprovador a analise. Isso evita a necessidade de solicitar manualmente uma avaliação, ou pior, enviar um email.

Ou então, o exemplo do ERP. Qualquer empresa com um número maior de funcionários se beneficia de uma conexão mais estreita entre seus dados e as funções operacionais e financeiras. E quanto mais automatizados forem esses links, melhor. Essa é a ideia por trás do planejamento de recursos empresariais baseado em nuvem.

5. Facilite o compartilhamento de documentos

O compartilhamento de documentos é essencial para uma empresa eficiente. A automação de processos (BPA) e, principalmente a RPA, pode recuperar automaticamente documentos inteiros ou dados de campos específicos de diversos documentos e compartilhá-los com membros da equipe ou outras aplicações. Claro que isso economiza tempo, mas também diminuirá problemas de não conformidade decorrentes de erros e omissões de regras importantes nos documentos.

Procure maneiras de compartilhar documentos facilmente em uma variedade de painéis ao considerar business intelligence (BI), automação de vendas, teleconferência, email em lote e outros softwares de negócios.

6. Integre aplicativos e dispositivos

Alguns sistemas usam interfaces de programação de aplicações (APIs), que são essencialmente conectores universais para integrar softwares. Existem outras ferramentas disponíveis que sincronizam automaticamente os dados entre dispositivos para manter as informações atualizadas e facilmente acessíveis.

Um exemplo disso é um provedor de email que sincroniza seu email no desktop, tablet e telefone da empresa. Muitas vezes, a sincronização e a integração avançadas elucidam e eliminam algumas repetições nos processos de negócios.

7. Monitore a comunicação

Uma grande vantagem aqui é a gestão do relacionamento com o cliente. Quando uma empresa consegue monitorar todas as comunicações – emails de marketing, documentos fiscais, ofertas de upsell, consultas de serviço – e programar respostas automatizadas, ela será reconhecida por oferecer um excelente serviço.

Um CRM avançado pode até automatizar a criação de um portal de cliente personalizado e interativo, gerando relatórios sobre quantas horas um profissional de serviço dedicou a essa conta.

8. Defina alvos de automação

Recomendamos o desenvolvimento de um plano de BPA para que um processo que deveria ser automatizado seja ignorado, assuma uma carga excessiva muito rápido ou crie lacunas ou sobreposições na automação em toda a empresa.

Comece automatizando os processos mais fáceis e óbvios primeiro. Ou siga a regra PITA e automatize primeiro os processos que são mais frustrantes para você e sua equipe.

Em seguida, analise os demais processos de negócios ao longo da cadeia em relação ao potencial de automação, liberando as pessoas para executar tarefas mais importantes.

9. Crie uma cultura de automação empresarial no escritório

É mais provável que a cultura da empresa atrapalhe uma iniciativa de automação do que a tecnologia. Os executivos precisam garantir aos funcionários que a automação dos processos de negócios tem como objetivo facilitar o trabalho deles, não substituí-los.

Quando as pessoas entendem que elas não estão correndo o risco de perder o emprego, é mais provável que elas adotem novos processos e até ajudem a identificar as melhorias necessárias nos processos tradicionais.

De qualquer forma, para obter sucesso, você precisará da cooperação de todos. A resistência pode ser fútil, mas também costuma ser destrutiva. Aborde as questões pessoais logo no início dos planos de automação.

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