Checklist de requisitos do software de contabilidade

Administrar um negócio sem software de contabilidade é como pilotar um avião sem um sistema de navegação: você não sabe exatamente onde está, se está indo na direção certa e quando precisa mudar o curso para evitar turbulências ou contornar uma emergência. Do ponto de vista financeiro, o software de contabilidade fornece informações sobre todos os itens acima. A pergunta é: qual solução atende a todos os requisitos? A resposta surgirá somente após uma avaliação ampla das necessidades de uma empresa, incluindo considerações de compra, recursos específicos e características gerais, e qual software de contabilidade pode atender melhor a esses requisitos específicos.

O que é um software de contabilidade?

O software de contabilidade ajuda as empresas a gerenciar e, muitas vezes, automatizar seus processos financeiros e tarefas de manutenção de registros. Os recursos mais comuns incluem monitoramento de receitas e despesas, geração de faturas, criação de demonstrativos financeiros, reconciliação de contas bancárias e gestão tributária, que são tarefas demoradas e propensas a erros quando executadas manualmente.

O software de contabilidade pode variar de simples aplicações on-premises a sistemas em tempo real baseados em nuvem que são executados em várias divisões e locais da empresa. Um software de contabilidade verdadeiramente robusto integra-se a outros sistemas de negócios, como recursos humanos e gestão de estoque, ou conecta-se por meio de módulos dentro de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para compartilhar dados e agilizar processos.

Principais aprendizados

• O software de contabilidade aumenta a eficiência dos processos financeiros, melhora a precisão e economiza tempo, especialmente quando é configurado para automatizar muitas tarefas de contabilidade.
• Duas considerações importantes de compra são: como o software será implantado – on-premises ou baseado na nuvem – e se sua funcionalidade poderá aumentar à medida que a empresa cresce.
• O software de contabilidade deve ser capaz de automatizar processos associados ao livro-razão, às contas a pagar, às contas a receber, aos ativos fixos, à folha de pagamento, à gestão tributária e muito mais.
• Pergunte aos fornecedores se eles oferecem treinamento durante a implementação e de forma contínua.

Checklist de requisitos do software de contabilidade

A avaliação de software de contabilidade vai além de apenas garantir que ele seja capaz de realizar funções específicas. Ela deve incluir uma análise mais ampla do sistema em si: ele pode escalar? Pode ser acessado na nuvem? O valor é acessível? É seguro? Usa automação? Apresentaremos em detalhes os diversos requisitos que uma empresa deve considerar, organizados em três grupos: considerações sobre compras, requisitos de software de contabilidade e qualidades do software de contabilidade.

Considerações sobre compras

Antes de se aprofundar nos recursos específicos do software de contabilidade(opens in a new tab), é importante avaliar se a solução como um todo atende a todos os requisitos necessários para se adequar à empresa. Elas incluem:

• Tamanho da empresa: diferentes aplicações de software de contabilidade são projetadas para atender às necessidades de empresas de diferentes tamanhos. Quanto maior a empresa, mais transações, necessidades contábeis e requisitos de relatórios financeiros ela tende a ter. Por outro lado, as empresas pequenas e em crescimento devem considerar não apenas suas necessidades atuais, mas também o que talvez elas precisem daqui alguns anos. O software de contabilidade poderá ser dimensionado quando for necessário?
• Implantação: onde a empresa deseja que o software contábil fique localizado — on-premises, caso em que a empresa é responsável pelo software, hardware, manutenção e atualizações; na nuvem, onde a empresa assina o software contábil, que é hospedado por uma empresa terceirizada; ou talvez um híbrido? A escolha dependerá, em parte, do grau de flexibilidade e controle que a empresa exige.
• Orçamento: as despesas associadas ao software de contabilidade variam muito e estão vinculadas ao tipo de modelo de implantação. Por exemplo, os custos iniciais de um software de contabilidade on-premises normalmente são muito mais altos que os custos de uma implementação na nuvem. A quantidade de funcionalidades necessárias do software é outra consideração de custo. O mesmo acontece com o retorno do investimento e as possíveis economias que resultam de maior eficiência e produtividade.
• Módulos e funcionalidade: uma empresa precisa investir em um software de contabilidade que ofereça, não apenas os recursos e as funções necessários em curto prazo, mas também a capacidade de adicionar novas funcionalidades ao longo do tempo na forma de módulos que se conectam ao software e expandem seus recursos. Por exemplo, todo pacote de software contábil normalmente inclui um livro razão, funções de contas a receber (AR) e contas a pagar (AP). Dependendo das necessidades da empresa, ela também pode decidir adquirir módulos para tarefas adicionais, como folha de pagamento e gestão tributária.
• Integrações: uma consideração importante é se o software de contabilidade pode se conectar a outro software para se comunicar e compartilhar dados. Por exemplo, conectar um software de contabilidade a um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ajuda as empresas a consolidar a gestão de dados financeiros e informações sobre os clientes. Isso também elimina a necessidade de entrada manual de dados de um sistema para outro, ou seja, economiza tempo e melhora a precisão. Além disso, melhora o atendimento ao cliente quando, por exemplo, um cliente liga com uma dúvida sobre o faturamento.
• Facilidade de uso: até mesmo o software de contabilidade com mais recursos será de utilidade marginal se for muito difícil para os funcionários aprenderem a usá-lo. A facilidade de uso começa com o acesso ao software e com uma interface intuitiva. O software de contabilidade baseado em nuvem se encaixa nesse perfil, com controles familiares baseados em navegador acessíveis a qualquer titular de assinatura com uma conexão com a internet.
• Fácil implementação: esta é outra área em que as implementações em nuvem têm uma vantagem, pois o fornecedor do software em nuvem cuida do trabalho pesado. Isso inclui a configuração, personalização, manutenção e atualização do software e supervisão da segurança. Por outro lado, a implementação on-premises significa que a empresa é responsável por comprar, instalar e configurar o hardware, o software e a infraestrutura necessários.

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Requisitos do software de contabilidade

As empresas devem estar sempre fazendo planos. Um checklist dos requisitos imediatos de software de contabilidade é um ótimo começo, mas também é prudente considerar as necessidades futuras à medida que a empresa cresce e se o software pode assumir funcionalidades adicionais. É importante ressaltar que, quanto mais tarefas e processos o software puder automatizar, mais eficiente será o funcionamento do departamento de contabilidade e, por sua vez, todas as áreas do negócio.

A seguir estão 19 requisitos importantes de software de contabilidade a serem observados durante o processo de avaliação.

• Contabilidade: o livro-razão (GL) é o coração de qualquer solução contábil, pois contém registros de todas as transações financeiras feitas pela empresa. O software automatiza a manutenção intensiva de registros associados, incluindo a criação de lançamentos contábeis detalhados, o crédito e o débito das transações nas categorias de contas e nos livros auxiliares adequados, em conformidade com o método de contabilidade de dupla entrada(opens in a new tab), a reconciliação de discrepâncias, a atualização do livro-razão em tempo real e a garantia de que as contas estejam em equilíbrio.
• Gestão de pedidos. A gestão de pedidos(opens in a new tab) é um trabalho árduo, desde o momento em que um pedido é feito até o momento em que chega ao cliente. Alguns atributos relacionados ao software de contabilidade incluem recebimento, rastreamento e atendimento de pedidos, atualização automática dos níveis de estoque, faturar clientes e gerenciar seus dados, lidar com pós-vendas e devoluções e analisar as tendências de desempenho.
• Contas a receber e faturamento antecipado: é o dinheiro que os clientes devem a uma empresa pelos bens e serviços adquiridos. O software de contabilidade também pode automatizar o processo de contas a receber(opens in a new tab), incluindo a criação, o envio e o rastreamento de faturas e o processamento de pagamentos recebidos. Os principais softwares de contabilidade permitem uma variedade de opções de pagamento digital, como pagamentos ACH e aplicativos de pagamento ponto a ponto. Ele também pode lidar com opções de faturamento mais avançadas, como depósitos e pagamentos parciais, e contabilizá-los adequadamente no livro-razão e nos livros auxiliares.
• Reconhecimento de receita: o software de contabilidade deve garantir que uma empresa reconheça a receita quando ela for obtida, conforme exigido pelo método contábil a seguir (em regime de caixa ou de competência), seu modelo de negócios (como um serviço de assinatura) e localização geográfica. Isso requer software de contabilidade com regras configuráveis de reconhecimento de receita com base em marcos específicos e capacidade de integração com sistemas de faturamento, gestão de projetos e vendas.
• Processamento da ordem de compra: o processo da ordem de compra (PO) faz parte do processo de aquisição mais amplo que se concentra na criação, na gestão e no cumprimento de POs. Os recursos comuns do software de contabilidade incluem formulários de POs personalizáveis; rastreamento automatizado, fluxos de trabalho de aprovação e registro de transações; e integração com sistemas de gestão de compras e estoque.
• Contas a pagar: as contas a pagar(opens in a new tab) (AP) são os valores que uma empresa deve a seus fornecedores por bens e serviços adquiridos. É claro que todas as empresas desejam manter uma boa reputação com seus parceiros para negociar melhores preços e descontos. O software de contabilidade pode automatizar o fluxo de trabalho de contas a pagar(opens in a new tab), incluindo capturar e extrair detalhes de faturas, codificá-las para o livro-razão, encaminhá-las para aprovação (se necessário), emitir pagamentos e reconciliar faturas com demonstrativos bancários.
• Gestão de estoque e custos: a gestão de estoque é a prática de manter a quantidade certa de estoque para atender à demanda. Como o estoque é um ativo, o valor de quanto a empresa tem em mãos e os custos de manutenção(opens in a new tab) devem ser continuamente atualizados nos registros contábeis. Isso requer integração entre sistemas de contabilidade e gestão de estoque. O programa de contabilidade deve oferecer suporte aos principais métodos de custeio de estoque – primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO), último a entrar, primeiro a sair (LIFO) e custo médio ponderado. Esses métodos são usados para calcular o custo dos produtos vendidos (CPV), que é relatado no demonstrativo de resultados da empresa e faz parte de vários cálculos financeiros importantes.
• Gestão de ativos fixos: um ativo fixo(opens in a new tab) é um ativo de longo prazo, como ativo imobilizado (PP&E) e ativos intangíveis, como patentes e direitos autorais — usado por uma empresa por pelo menos 12 meses. O software de contabilidade gerencia o ciclo de vida do ativo fixo. Isso inclui registrar o detalhamento do custo de um ativo, calcular e registrar adequadamente a depreciação, ajustar o valor do ativo, caso ele passe a valer mais ou menos, e acompanhar sua venda ou alienação.
• Cronogramas de amortização: os cronogramas de amortização ajudam as empresas a gerenciar seus ativos fixos(opens in a new tab) calculando e programando a depreciação ao longo do tempo. O software pode calcular com precisão as despesas de depreciação de cada ativo fixo e gerar relatórios que atendem aos padrões contábeis. Além disso, rastreia o valor restante de cada ativo e fornece informações sobre quando ele precisa ser substituído ou atualizado.
• Gestão tributária: o software de contabilidade deve automatizar o cálculo da variedade de impostos associados a cada transação comercial. A conformidade simultânea com as leis fiscais em diversas jurisdições é outro recurso importante que ajuda a garantir que a empresa pague a quantidade certa de impostos. Naturalmente, o software também deve fornecer uma trilha de auditoria para comprovar isso.
• Gestão de despesas de funcionários: frequentemente associado a viagens, a gestão de despesas de funcionários(opens in a new tab) abrange todos os processos e políticas para reembolsá-los pelas despesas comerciais que eles pagam do próprio bolso. O software contábil deve automatizar o fluxo de trabalho, permitindo que os funcionários criem e enviem seus relatórios de despesas e, em seguida, os encaminhe automaticamente para aprovação, agende o reembolso e, por fim, execute o pagamento. O software também deve incluir controles que garantam que as despesas sejam legítimas e documentadas para fins fiscais.
• Gestão bancária: refere-se à supervisão das atividades bancárias. Isso pode incluir qualquer um ou todos os recursos a seguir: reconciliação de contas (opens in a new tab) (incluindo reconciliação em massa), rastreamento de transações, impressão de cheques, processamento de pagamentos, relatórios, suporte a várias moedas e feeds bancários. No geral, os recursos de gestão bancária no software de contabilidade ajudam as empresas a gerir o fluxo de caixa com mais eficiência e precisão, reduzindo o risco de erros e fraudes.
• Gestão do processo de fechamento: o fechamento dos livros(opens in a new tab) no final de um período contábil é um processo de várias etapas que culmina na geração de relatórios e demonstrativos financeiros. O software de contabilidade deve ser capaz de automatizar grande parte do processo em tempo real, para que uma empresa sempre faça o fechamento contábil. Os recursos devem incluir lançamentos e ajustes contábeis automatizados, recursos de reconciliação, preparação de demonstrativos financeiros (incluindo demonstrativos de receita zerados para o novo período e balanços patrimoniais bloqueados) e até mesmo o uso de IA e machine learning para ajudar a otimizar o processo ao longo do tempo.
• Controles financeiros: os controles financeiros no software de contabilidade incluem uma série de ferramentas e processos projetados para detectar e prevenir erros, fraudes e outras irregularidades financeiras. Alguns exemplos comuns de controles financeiros incluem hierarquias que estabelecem um sistema de níveis de aprovação para transações financeiras e separação de tarefas, que evitam fraudes e erros ao garantir que mais de um funcionário esteja envolvido em um processo financeiro. Além disso, a criação de trilhas de auditoria fornece um registro de todas as transações financeiras e quaisquer alterações feitas, enquanto os controles de acesso limitam a capacidade dos indivíduos de acessar e modificar dados financeiros.
• Demonstrativos financeiros: são ferramentas analíticas importantes para executivos de negócios internos, bem como para partes externas interessadas, como investidores e credores, que usam demonstrativos financeiros(opens in a new tab) para informar decisões estratégicas. O software de contabilidade deve ser capaz de produzir automaticamente balanços patrimoniais, demonstrativos de receitas (também conhecidos como lucros e perdas) e demonstrativos de fluxo de caixa. Ele também deve documentar automaticamente as alterações no patrimônio líquido e fazer tudo isto de acordo com regras contábeis incorporadas e/ou personalizadas, se necessário, de acordo com os requisitos da empresa.
• Relatórios, previsões, business intelligence e análises: o software de contabilidade contém uma riqueza de insights que orientam decisões importantes para toda a organização e departamentos individuais. As soluções líderes podem detalhar dados financeiros em tempo real para demonstrar se a empresa está atingindo os seus objetivos, identificar tendências, criar previsões financeiras, prever o fluxo de caixa e gerar relatórios, entre outros recursos essenciais. Os painéis que exibem visualmente as principais métricas e padrões e detalham dados multidimensionais também levam a relatórios práticos(opens in a new tab).
• Gestão de orçamento: a gestão de orçamento no software de contabilidade refere-se à capacidade de criar, gerenciar e monitorar orçamentos automaticamente. Isso significa que as empresas podem acompanhar seu desempenho financeiro em relação às metas orçadas e ajustar os gastos conforme necessário. Os recursos específicos de gestão de orçamento incluem rastreamento em tempo real, alertas personalizáveis, previsão, gestão de despesas e integração de automação de reembolso e relatórios automatizados.
• Contabilidade de projetos: também conhecida como contabilidade de custos de projetos, contabilidade de projetos(opens in a new tab) segue processos e padrões especializados para gerenciar as diversas despesas detalhadas associadas a projetos individuais. As soluções contábeis avançadas podem rastrear os custos do projeto, como tempo, materiais e hora de trabalho dos funcionários; reconhecer a receita de um projeto em andamento de acordo com um dos vários métodos que podem ser usados para avaliar sua conclusão; lidar com orçamentos e diferentes tipos de métodos de faturamento, como tempo e materiais ou com base no progresso; e monitorar o desempenho do projeto em tempo real, entre outros recursos.

Qualidades do software de contabilidade

Além das competências descritas acima, é importante escolher um software de contabilidade que seja:

• Flexível: o software de contabilidade flexível se adapta aos requisitos específicos de cada empresa. Isso também significa que novas funcionalidades podem ser adicionadas quando necessário, seja através da compra de módulos adicionais ou integração com software separado. Do ponto de vista dos dados, um software contábil flexível pode lidar, analisar e interpretar dados multidimensionais, descobrindo tendências e outros insights.
• Escalável: a escalabilidade é outra qualidade importante para empresas em crescimento. Quando o software de contabilidade é escalonável, ele é capaz de acomodar um número cada vez maior de usuários, dados e cargas de trabalho — todas características de um negócio em crescimento — sem ficar sobrecarregado. A escalabilidade combina com a flexibilidade porque, à medida que uma empresa cresce, geralmente requer mais do que apenas maiores capacidades de usuários e dados; ela também precisa de novos tipos de funções contábeis.
• Seguro: o software de contabilidade contém informações financeiras confidenciais, dados privados do cliente, detalhes de transações, números de contas bancárias e muito mais, que devem ser protegidos. Os principais recursos de segurança de software(opens in a new tab) incluem controle de acesso baseado em função, criptografia de dados, autenticação multifator, atualizações de segurança e backup e recuperação.
• Colaborativo: o software contábil pode melhorar a comunicação e o compartilhamento de informações em tempo real entre os funcionários, reduzindo a probabilidade de desentendimentos e erros. As equipes também são mais eficientes porque os membros da equipe podem trabalhar simultaneamente no mesmo projeto. Como resultado, eles podem tomar decisões mais informadas e responder rapidamente às mudanças.
• Fácil de usar: um software de contabilidade fácil de usar ajuda a equipe a concluir tarefas de forma rápida e eficiente. A navegação deve ser intuitiva, os recursos devem ser fáceis de encontrar, o design deve ser descomplicado e os materiais de suporte devem estar disponíveis. Um software de contabilidade fácil de usar ajuda os funcionários a se adaptarem com mais facilidade, aumentando a eficácia e o valor geral do software.
• Conectado: quando o software de contabilidade está conectado a outros sistemas corporativos, os dados podem ser sincronizados automaticamente(opens in a new tab) em tempo real, reduzindo o risco de inconsistências e necessidade de entrada manual de dados e erros subsequentes. Os funcionários também podem transitar facilmente entre os sistemas. E ao integrar dados de várias fontes, o software de contabilidade conectado oferece relatórios mais precisos e abrangentes.
• Confiável: os dados financeiros são cruciais para as operações e a tomada de decisões de uma empresa. As empresas devem ser capazes de confiar no seu software de contabilidade para registrar e processar com precisão as transações financeiras, lidar com o período de fechamento e cumprir os regulamentos e padrões financeiros, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP). A confiabilidade também é sinônimo de estabilidade, com chance mínima de tempo de inatividade do software.
• Automatizado: uma das principais vantagens de usar o software de contabilidade é a capacidade de automatizar diversas tarefas e processos. Isso inclui fechamento financeiro, faturamento, controle de despesas, folha de pagamento, relatórios financeiros e reconciliação. A automação contábil economiza inúmeras horas de trabalho à equipe, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e mantém o mais alto nível de precisão.

Perguntas a serem feitas aos fornecedores de software de contabilidade

Saber se o fornecedor é um bom parceiro de negócios é tão importante quanto decidir qual software de contabilidade você quer usar. Esse é o momento de fazer perguntas como:

• Quanto tempo de consultoria e treinamento da equipe é necessário para começar a funcionar? A facilidade de uso do software é uma consideração importante. Isso não só determinará a produtividade da equipe assim que o software for implementado, mas também terá impacto no custo total em termos de recursos de treinamento e tempo da equipe.
• Quais dos meus requisitos precisam de trabalho personalizado? A personalização é essencial para algumas empresas para garantir que o software de contabilidade atenda às suas necessidades exclusivas. Por exemplo, uma empresa pode precisar personalizar seu plano de contas para se adequar ao seu setor específico. A integração com outros sistemas é outro aspecto do software de contabilidade que pode exigir personalização. E, obviamente, a personalização aumentará os custos de implementação, portanto, essa é outra pergunta a ser feita.
• Quais recursos de suporte e produtos estarão disponíveis após a adoção? O suporte pós-venda é sempre uma consideração importante. A equipe de contabilidade precisa ter certeza de que, quando precisarem de ajuda, ela estará disponível, desde o autoatendimento — às vezes a maneira mais rápida e fácil de obter uma resposta — até o suporte baseado na comunidade e um atendimento técnico real ao cliente, quando necessário.
• O que pode ser configurado diretamente após a instalação? O software de contabilidade baseado em nuvem(opens in a new tab) tende a ter mais recursos configuráveis do que uma solução on-premises “pronta para uso”. As opções de personalização podem incluir configuração de fluxo de trabalho, detalhes de fatura, detalhes do livro-razão/plano de contas, relatórios financeiros e integração com outros sistemas de software.

Checklist de requisitos do software de contabilidade

Aumente a precisão contábil com o software de contabilidade NetSuite

Quanto mais processos e tarefas contábeis o software puder realizar, maior será a confiança de uma empresa na precisão de seus dados e nos relatórios financeiros. O NetSuite Cloud Accounting Software simplifica e automatiza os processos contábeis demorados e propensos a erros, substituindo as planilhas por uma fonte centralizada de dados financeiros e transacionais em tempo real, em conformidade com as normas contábeis nacionais e internacionais, códigos fiscais, regulamentações governamentais e políticas internas. O software também gerencia contas a pagar e contas a receber, automatiza lançamentos contábeis e reconciliações e se integra perfeitamente a outros módulos do NetSuite ERP. As empresas se beneficiam de um fechamento financeiro mais rápido e econômico e de insights financeiros oportunos que orientam a tomada de decisões.

A escolha do software de contabilidade certo é essencial para qualquer empresa, pois pode ter um impacto significativo na integridade financeira e no sucesso geral do negócio. As empresas podem ter diferentes requisitos de software de contabilidade, mas a necessidade de precisão, eficiência, conformidade e automação é universal. Uma lista completa de requisitos é necessária para colocar uma empresa no caminho certo para encontrar o software de contabilidade que melhor se adapta ao seu negócio.

Perguntas frequentes sobre os requisitos do software de contabilidade

Quanto tempo leva para implementar o software de contabilidade?

O tempo de implementação varia de acordo com as necessidades comerciais e do método de implementação. O software de contabilidade baseado em nuvem geralmente pode começar a ser usado em questão de horas ou dias, pois é hospedado por um provedor terceirizado, enquanto o software de contabilidade on-premises requer tempo adicional, possivelmente semanas ou meses, para instalação, configuração e personalização de hardware e software.

Quanto tempo é possível economizar com o software de contabilidade?

A quantidade exata de tempo economizado depende do tamanho da empresa e da complexidade de suas tarefas contábeis. Os principais softwares de contabilidade automatizam muitas das tarefas repetitivas e demoradas que fazem parte da contabilidade manual, como entrada de dados, reconciliações bancárias e relatórios financeiros.

Como o software de contabilidade economiza dinheiro?

O software de contabilidade economiza dinheiro para as empresas de várias maneiras, especialmente quando automatiza a contabilidade e outros processos e funções de negócios. As economias resultam do aumento da eficiência, da redução dos custos com pessoal e do acesso a dados financeiros em tempo real, o que leva a uma melhor tomada de decisões e à conformidade com regulamentos e padrões, entre outros.

O que é software de contabilidade e quais são os recursos necessários?

O software de contabilidade ajuda as empresas a gerenciar suas transações financeiras e processos contábeis. Os recursos obrigatórios geralmente incluem:

• Livro-razão: monitora todas as transações da empresa, incluindo vendas, compras, pagamentos, recebimentos e outras atividades financeiras.
• Contas a pagar e a receber: gerencia o dinheiro que a empresa deve a terceiros e o dinheiro que os clientes devem à empresa.
• Faturamento: permite que as empresas criem e enviem notas fiscais aos clientes, monitorem pagamentos pendentes e gerenciem o processo de faturamento.
• Relatório financeiro: gera relatórios financeiros, como balanço patrimonial, demonstrativo de receita e demonstrativo de fluxo de caixa.
• Reconciliação bancária: compara os extratos bancários da empresa com seus registros contábeis para garantir a precisão.
• Folha de pagamento: gerencia o pagamento do funcionário e calcula impostos e deduções.

Quais são os 4 fatores que devem ser considerados ao selecionar um software de contabilidade?

Os quatro fatores que devem ser considerados ao selecionar um software de contabilidade são a facilidade de uso, a escalabilidade, a segurança e a capacidade de integração com outros softwares.