Muitas empresas chegam a um ponto em que os processos manuais e as práticas contabilísticas fragmentadas, que outrora utilizavam para administrar impostos, finanças, contas a pagar, contas a receber e inventário, começam a limitar os seus negócios em vez de os beneficiar.

As empresas que desejam prosperar precisam fazer mais do que manter um livro-razão básico, inserir dados em diversas planilhas e documentos e desperdiçar recursos preciosos, retendo relatórios redundantes de vários departamentos.

O software de contabilidade ajuda empresas pequenas e em crescimento a gerenciar, otimizar e automatizar processos financeiros e operacionais básicos e mais complicados de maneira econômica.

Aqui está um resumo dos diferentes recursos do software contábil e como eles ajudam as empresas a competir melhor nos mercados dinâmicos e cada vez mais complexos de hoje.

O que é um software de contabilidade?

O software de contabilidade é usado para coletar, registrar, categorizar, gerenciar, acessar e compartilhar dados contábeis e outras informações financeiras a partir de uma única plataforma.

Ele economiza tempo e recursos para as empresas ao automatizar funções manuais, como criação de lançamentos contábeis, geração de demonstrativos financeiros, atualização de relatórios importantes, gestão de folha de pagamento e despesas e sincronização de dados entre diferentes departamentos.

Existem vários tipos de software de contabilidade. As pequenas empresas geralmente começam com um pacote básico, instalado em um sistema interno. No entanto, o software online (ou seja, na nuvem) oferece mais recursos, benefícios e personalização.

Os modelos de preços variam desde um pagamento único de licenciamento para um pacote básico on-premises até uma taxa de assinatura anual para o software em nuvem. As assinaturas geralmente agrupam taxas separadas com base na plataforma principal, nos módulos opcionais e no número de funcionários que usarão o software.

A maioria dos softwares de contabilidade é escalável, dependendo das necessidades de uma empresa em crescimento, seja pela integração de recursos adicionais on-pemises ou pela adição de módulos na nuvem.

Independentemente da marca escolhida pela empresa, os softwares de contabilidade mais populares incluem recursos básicos, que lidam com lançamentos contábeis, faturamento e cobrança, contas a pagar e a receber, relatórios e análises, além de gestão de tempo e despesas de funcionários. Os funcionários podem criar painéis para visualizar e rastrear as informações mais importantes para suas funções.

O software de contabilidade na nuvem inclui esses princípios básicos, mas, por estar conectado a um servidor gerenciado centralmente pela Internet, pode oferecer funcionalidade e conveniência adicionais. Ele, por exemplo, fornece acesso autorizado aos dados em qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo. Também pode incluir atualizações automáticas para segurança, backup e novas regulamentações fiscais.

Os módulos permitem que os gerentes adicionem rapidamente recursos diferentes, como funcionalidades mais complexas de gestão e ferramentas analíticas.

Como um pacote básico on-premises, o software em nuvem é projetado para uso pela maioria dos tipos de empresas e pode ser personalizado para diferentes modelos de negócios. Uma empresa que opera em um modelo de negócios baseado em assinatura, por exemplo, pode personalizar o software para lidar com faturamento recorrente, preços com base em uso, faturas em tempo real e gerenciamento dinâmico de estoque.

Por que usar um software de contabilidade?

As empresas que superaram as práticas e os processos manuais usam software de contabilidade para poupar tempo, automatizando e simplificando os lançamentos, a gestão, a geração de relatórios e o compartilhamento de dados contábeis e financeiros.

Com um bom software de contabilidade, uma empresa pode automatizar muitas transações envolvendo contas a pagar e a receber, estoque e folha de pagamento de funcionários, bem como relatórios e demonstrações financeiras.

Entre as muitas razões pelas quais as pequenas empresas mudam de processos manuais para software de contabilidade está o fato de o software poder:

  • Agendar automaticamente pagamentos e lembretes de fornecedores e faturas;
  • Aumentar a precisão da entrada de dados;
  • Inserir dados transacionais diretamente nos livros para fechamentos no prazo;
  • Gerar relatórios financeiros precisos e compatíveis.
  • Criar relatórios e gráficos personalizados para uma aparência mais profissional;
  • Estar diretamente vinculado a uma conta bancária para fazer pagamentos e depósitos;
  • Obter maior visibilidade dos níveis de estoque;
  • Calcular os salários dos funcionários e os impostos sobre a folha de pagamento.

O software de contabilidade em nuvem requer instalação mínima e fornece atualizações e backups automáticos, bem como camadas extras de criptografia e outras medidas de segurança. Isso permite que as empresas liberem sistemas de computação e recursos de TI internos, economizando custos, aumentando a eficiência e reduzindo processos manuais.

As empresas utilizam software de contabilidade para eliminar tarefas manuais e redundantes, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes que agregam maior valor ao negócio como um todo.

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10 benefícios do software de contabilidade

A maioria dos softwares de contabilidade disponíveis no mercado oferece benefícios semelhantes, que ajudam as empresas a digitalizar, automatizar, simplificar, aumentar a precisão e melhorar seus processos contábeis e financeiros. Complementos e módulos fornecem recursos e funções adicionais, dependendo das necessidades da organização.

Aqui estão alguns dos principais benefícios dos softwares de contabilidade mais populares.

  1. Economia de tempo com a automação: Qualquer bom software de contabilidade pode automatizar o faturamento, entregando faturas e lembretes de pagamento que incluem links para os métodos de pagamento online apropriados. A automação também pode auxiliar nas contas a pagar, agendando pagamentos bancários e depósitos diretos; nos pagamentos de impostos, inserindo dados nos formulários fiscais mais comuns e arquivando-os eletronicamente; e na folha de pagamento, por meio do cálculo de horas e impostos, processamento de salários e recolhimento sobre a folha. A eliminação de processos manuais economiza tempo e melhora a precisão contábil. E quando surgem erros, o software de contabilidade pode enviar uma notificação e destacar o erro. Tudo isso libera as equipes para concentrarem seus esforços em tarefas de maior valor.

  2. Acesso a informações atualizadas: Os dados não valem muito a menos que os funcionários possam visualizar informações atualizadas e precisas, tomando decisões rapidamente para planejar, prever e atingir metas. Negócios transacionais se beneficiam ao acessar informações sobre a forma de pagamento, horário e local de vendas de produtos específicos. Em um nível mais básico, a gestão e outros membros da equipe podem acessar rapidamente as receitas, os lucros, os ativos e o estoque atualizados. Eles também podem comparar facilmente os dados com outros períodos de tempo.

  3. Visibilidade aprimorada de informações mais precisas: É difícil ver detalhes através de lentes arranhadas ou de óculos antigos. O mesmo acontece com processos contábeis ou software desatualizados. Os softwares de contabilidade atuais permitem que os departamentos visualizem e rastreiem facilmente transações, gerenciem e mantenham dados atualizados e melhorem a colaboração entre departamentos. Essa visão abrangente ajuda a prevenir erros, eliminar silos departamentais, acompanhar a responsabilização e evitar redundâncias. A visibilidade total do desempenho geral facilita o ajuste de financiamento e despesas de diferentes áreas, melhorando a integridade geral da empresa. Isso também ajuda os executivos – sejam gerentes de um pequeno negócio ou fundadores de uma empresa em crescimento – a tomar decisões precisas e em tempo real.

  4. Segurança e continuidade: O software de contabilidade usa criptografia e outras camadas de segurança para proteger dados e autenticar usuários. Isso é especialmente importante para um software em nuvem, em que os dados residem em um servidor remoto; informações cruciais também são protegidas em caso de perda ou roubo de um dispositivo móvel ou na eventualidade de um incêndio ou outro desastre. E as pequenas empresas podem obter o mesmo nível de segurança que as maiores.

  5. Conformidade: Produzir, marcar, verificar e enviar dados financeiros manualmente em documentos e planilhas consome muito tempo e gera erros. Acompanhar diretrizes, regulamentações e estruturas tributárias em constante mudança aumenta a frustração. O software de contabilidade pode automatizar e simplificar esses processos, produzindo demonstrações financeiras precisas por meio de modelos continuamente atualizados para conformidade com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) e com os Padrões Internacionais de Relatórios Financeiros (IFRS). A automação de processos economiza tempo e frustração ao preencher estimativas fiscais trimestrais e declarações anuais.

  6. Melhor tomada de decisão: Esperança e instinto não constituem as melhores bases para decisões cruciais. O software de contabilidade beneficia o processo de tomada de decisão, fornecendo visibilidade dos dados e das principais métricas — como receitas, taxas de compra de clientes, vendas de produtos e níveis de estoque — que definem a saúde financeira de, por exemplo, uma cafeteria independente ou uma padaria regional com várias unidades. Esse nível de controle, percepção e colaboração constitui uma base mais sólida para a tomada de decisões do que os métodos estáticos, dispersos e isolados das práticas contábeis manuais tradicionais.

  7. Funcionários mais produtivos: Ao automatizar processos contábeis rotineiros, o software pode transformar funcionários-chave de simples cuidadores passivos de dados financeiros em criadores proativos de valor empresarial. Os principais recursos do software – maior precisão, entrega de dados em tempo real, visibilidade e colaboração – ajudam as equipes a desenvolver melhores estratégias de negócios e a se comunicar entre silos departamentais, o que facilita decisões mais bem informadas.

  8. Acesso remoto: O trabalho remoto intensificado pela pandemia levou muitos departamentos de contabilidade a adicionar sistemas baseados em nuvem que tornam dados e informações acessíveis a funcionários autorizados de qualquer lugar, a qualquer hora e de qualquer lugar dispositivo. Esses recursos melhoram a eficiência, a precisão, a colaboração e a tomada de decisões.

  9. Escalabilidade: A escalabilidade do software de contabilidade é fundamental à medida que os processos de contabilidade, vendas, transações financeiras, base de clientes, estoque e folha de pagamento de uma empresa se tornam maiores e mais complexos. A maioria dos pacotes inclui módulos e complementos que controlam o crescimento e se integram a contas bancárias, cartões de crédito, estoque e outros elementos do negócio. As empresas também podem excluir recursos desnecessários durante períodos de inatividade, transições ou tendências sazonais.

  10. Custo mais baixo: O software de contabilidade em nuvem envia dados pela Internet para servidores remotos de um provedor, onde são processados e disponibilizados aos gestores. Isso economiza custos, tempo e recursos. Como o software não reside mais nos computadores ou na rede de uma empresa, o sistema em nuvem libera espaço computacional valioso e permite que as equipes de TI se concentrem em outras tarefas. As atualizações automáticas de software eliminam taxas de novas licenças, hardware, manutenção e integração de sistemas. Esses benefícios são especialmente importantes para empresas em mercados voláteis ou dinâmicos.

Principais recursos do software de contabilidade

Os recursos básicos dos pacotes mais populares automatizam e atualizam a entrada de dados e a gestão de livros contábeis, contas a pagar e a receber, folha de pagamento, demonstrações de resultados, balanços, relatórios, faturamento, reconciliação e pedidos de compra e venda.

O software de contabilidade em nuvem também fornece acesso a dados contábeis e financeiros, independentemente do horário, da localização do funcionário ou do dispositivo em uso. Aqui estão os principais recursos oferecidos pelos softwares mais populares de contabilidade autônomos e online.

  • Razão geral: O software de contabilidade fornece uma plataforma única através da qual uma empresa pode gerenciar, atualizar e visualizar em tempo real todas as transações inseridas em seu razão geral. Isso inclui receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido. Os lançamentos contábeis manuais podem ser automatizados, assim como a produção de demonstrações financeiras e relatórios.
  • Contas a pagar e a receber: O software de contabilidade pode rastrear, categorizar e automatizar pagamentos devidos a fornecedores e credores. Ele também pode criar, agendar, enviar, rastrear e personalizar faturas e lembrar automaticamente os clientes sobre atrasos nos pagamentos. A maioria dos programas também permitirá que a empresa crie um portal online de autoatendimento.
  • Links bancários: Um recurso importante necessário para dar suporte à automação que o software de contabilidade permite é um link para a conta bancária da empresa, para rastrear e fazer pagamentos e depósitos, além de importar dados em tempo real.
  • Conciliação: Este recurso automatiza o processo de comparação de registros internos com extratos de instituições financeiras e outras fontes externas, para garantir que o dinheiro que sai de uma conta corresponda ao montante gasto.
  • Declarações de resultados: O software de contabilidade pode criar demonstrações personalizadas de lucros e perdas, balanços patrimoniais e demonstração de fluxo de caixa.
  • Gestão da folha de pagamento, do tempo e das despesas dos funcionários: O software de contabilidade pode ser configurado para calcular automaticamente o que é que se deve aos funcionários com salários variáveis, lidar com diferentes tipos de planos de pagamento e remuneração e calcular os impostos sobre a folha de pagamento.
  • Gestão de estoque: As empresas podem automatizar o rastreamento dos níveis de estoque e das tendências, além de reordenar automaticamente os itens e efetuar pagamentos a fornecedores.
  • Acesso a qualquer hora e em qualquer lugar a partir de qualquer dispositivo móvel: Usuários autorizados podem acessar o software a partir de dispositivos como celulares, tablets, desktops e laptops.

Escolhendo o software de contabilidade certo

Empresas de todos os tamanhos e setores – desde pequenos negócios familiares em um nicho de mercado até grandes organizações no cenário internacional – têm uma variedade de plataformas de software de contabilidade para escolher.

É importante que uma empresa reserve um tempo para avaliar qual deles se adapta ao seu tamanho, orçamento, mercado e crescimento previsto.

A maior parte dos softwares atuais inclui ferramentas que várias pessoas das equipes de contabilidade e finanças precisarão, portanto, certifique-se de que seja fácil de usar e possa ser integrado a qualquer sistema operacional para facilitar a automação. Alguns softwares de contabilidade também são voltados para setores específicos, o que pode ser mais adequado para a sua empresa.

Antes de escolher um software de contabilidade para o seu negócio, avalie a trajetória de crescimento dele e certifique-se de que o programa possa ser dimensionado e faça os ajustes necessários na direção futura da empresa. Se você planeja adicionar um modelo baseado em assinatura, por exemplo, procure um software com faturamento recorrente, faturas em tempo real e recursos de gerenciamento de estoque.

Outros módulos podem lidar com necessidades comerciais e financeiras complexas, múltiplas moedas, gestão de recursos, planejamento financeiro, remessas e atualizações automáticas para regulamentações fiscais dinâmicas. Esses recursos avançados geralmente podem ser reduzidos ou removidos durante quedas sazonais.

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Não importa o tamanho da empresa, o software de contabilidade em nuvem pode ajudá-la a se tornar mais eficiente e competitiva, simplificando, automatizando e otimizando operações contábeis e financeiras que antes eram feitas manualmente, dentro de silos ou não.

O NetSuite Cloud Accounting Software facilita a entrada, a gestão, o rastreamento, a atualização e a personalização de processos essenciais, como contas, lançamentos contábeis manuais, transações, cobrança e faturamento, por meio de seu livro-razão dinâmico. Funcionários autorizados podem visualizar e compartilhar dados financeiros em uma única plataforma, em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo móvel.

A visibilidade total das informações em tempo real elimina redundâncias e erros, melhora a colaboração e a tomada de decisões e garante fechamentos oportunos. O software se conecta a contas comerciais para importar automaticamente informações bancárias e de cartão de crédito para proporcionar uma visão em tempo real do fluxo de caixa. A segurança e a criptografia atualizadas protegem os dados corporativos e economizam tempo e custos da equipe de TI.

Todas as empresas, independentemente do tamanho, procuram melhorar a eficiência, cortar custos e simplificar tarefas complicadas. O software de contabilidade pode ajudar a atingir esses objetivos e muito mais.

Esse tipo de programa pode eliminar processos manuais demorados e redundâncias, automatizando práticas contábeis das mais básicas às avançadas. Ele também pode ajudar as empresas a gerenciar estoques, alterar regulamentações fiscais e lidar com equipes e questões complicadas de gerenciamento de recursos.

O software de contabilidade baseado em nuvem também pode fornecer acesso a dados em tempo real em qualquer lugar, a qualquer hora e a partir de qualquer dispositivo, para fornecer aos gerentes e aos funcionários as informações necessárias para tomar a decisão certa, no momento adequado.

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Perguntas frequentes sobre software de contabilidade

Qual é a utilidade do software de contabilidade?

As empresas utilizam softwares de contabilidade para poupar tempo e outros recursos, automatizando e agilizando o registo, a gestão, a geração de relatórios e a partilha de dados contábeis e financeiros.

Quais são os recursos do software de contabilidade?

Os recursos básicos do software de contabilidade são usados para automatizar e atualizar a entrada de dados e o gerenciamento de livros-razão, contas a pagar e a receber, folha de pagamento, demonstrações de resultados, balanços, relatórios, faturamento, estoque, conciliação e pedidos de compra e vendas.

Quais são os prós e os contras do software de contabilidade?

Prós: Ao automatizar muitas tarefas manuais, o software de contabilidade ajuda a reduzir redundâncias e custos, melhorar a precisão da entrada de dados, simplificar os processos contábeis, financeiros e fiscais, além de aumentar a segurança dos dados.

Contras: Alguns softwares de contabilidade podem ser difíceis de usar, incluir taxas ocultas ou podem ter muitos ou poucos recursos para atender a um negócio específico. Reservar um tempo para pesquisar diferentes softwares com base no orçamento da empresa, nas necessidades e no tamanho atuais, no crescimento previsto e no segmento de mercado pode ajudar a diminuir ou eliminar esses contras.